数据分析及图表的建立.ppt

1、第六讲 数据分析及图标的建立,学习目标,掌握数据图表的建立及编辑修改 掌握公式及常见函数的使用 掌握打印电子表格的各种参数设置,数据分析及图表的建立,在Excel 2003中可以对数据清单中的数据进行排序、筛选或汇总等，还可以利用这些数据创建图表，直观地显示数据。,数据清单的概念,在Excel 2003中，可以把工作表中的全部数据称为数据清单。 字段：数据表的一列称为字段。 记录：数据表的一行称为记录。 字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。,记录排序,数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据。在Excel2003中可以对数据清单中的记录按某字段值的升序或降

2、序重新进行排序，升序为从小到大的顺序，即为递增，降序则反之，又称递减。,数 据 排 序,简单数据排序 例如，需要对总分的高低进行排序，这种按照单列数据排序的要求，可以使用“常用”工具栏排序按钮实现。 步骤：单击要排序的字段列任意单元格；单击排序按钮（升序、降序） 注意：如果其中有合并单元格的会出现提示信 息，在排序列中最好不出现合并单元格,数 据 排 序,复杂数据排序 如果排序要求复杂一点，例如，现将同系的学生排在一起，然后按照总分降序排序，总分像同时按照英语得分排序。 需要使用“数据|排序”命令 步骤：选择数据列表的任一单元格 选择“数据|排序” 鼠标单击主要关键字的下拉箭头，选择“系别”字

3、段名，选中“递增”排列方式 依次选择次要关键字和第三关键字为“总分”和“英语”为“递减”,数 据 排 序,注意：为避免字段名也成为排序对象，可选中“有标题行”,数 据 排 序,注意： 点击一个单元格相当于选择整个表格，如果对整个单元格进行排序的时候，要求工作表中没有合并的单元格存在。 在快速排序时不能选择一列数据，而只能选择要排序字段的任一单元格，否则排序时会出错。,记录筛选,一、建立“自动筛选” 通过记录筛选，可以在数据清单中只显示符合特定条件的记录，而把不符合条件的记录隐藏起来。,二、显示被隐藏的记录 如果要取消所有的筛选，显示全部记录，可以选择菜单“数据筛选全部显示”命令项。 如果要取消

4、在某个字段上的筛选，单击该字段的筛选按钮，选择“全部”选项。,三、撤消筛选按钮（即取消自动筛选） 撤消筛选按钮与建立自动筛选一样，选择菜单“数据筛选自动筛选” 即可去掉“自动筛选”选项前的“”。,数 据 筛 选,当数据列表中的记录非常多，用户如果只对其中一部分数据感兴趣时，可以使用Excel的数据筛选功能，将不感兴趣的记录暂时隐藏起来。 简单自动筛选 注意：筛选并不意味着删除不满足条件的记录，只是暂时隐藏。选择“全部”可以恢复被隐藏的,数 据 筛 选,自定义自动筛选 步骤：,注意：针对文字字段，则在比较时还可以输入 “*”和“？”。 我们只想看到如总分居前的五名同学，则可用“（前10个）”，输

5、入最大数字5,数 据 筛 选,数 据 筛 选,数 据 筛 选,高级筛选 步骤：现在数据列表以外的任何位置输入条件 区域； 选择“数据|筛选|高级筛选” 单击条件区域右侧的“折叠对话框”，选 择相应的条件区域； 确定的得到筛选结果。 注意：条件区域至少两行；首行为与数据列表 相应列标题精确匹配的列标题。同一行 上的体条件关系为“逻辑与”，不同行之 间为“逻辑或”,数 据 筛 选,分 类 汇 总,分类汇总的特点：先要进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和之类的汇总运算。 Excel具有分类汇总功能，但并不局限于求和，也可以进行计数、求平均等其他运算，并且针对同一个分类字段，可进行多种汇

6、总。 简单汇总,分 类 汇 总,分 类 汇 总,其中： “分类字段”：表示按该字段分类 “汇总方式”：表示要进行汇总的函数 “选定汇总项”：表示要选定汇总函数进行汇总的对象。 分类汇总数据分级显示 Excel自动对列表中数据进行分级显示，在工作表窗口左边会出现分级显示区，列出一些分级显示符号，允许对数据的显示进行控制。,分 类 汇 总,分类字段,汇总的平均值,分 级 显 示 区,分 类 汇 总,分类汇总数据分级显示 默认情况下，数据会分三级显示，通过单击分级上方的“123”三个按钮进行控制。 1：只显示列表中的列标题和总计结果 2：显示列标题、各个分类汇总结果和总计结果 3：显示所有的详细数据

7、 可知： 1：代表总计 2：代表分类汇总结果 3：代表明细数据 其中：1称为最上级；3称为最下级,分 类 汇 总,隐藏下级数据,显示下级数据,分 类 汇 总,嵌套汇总 多次分类汇总嵌套汇总。 例如： 既想求各系英语平均分，又想对各系人数计数。则可如下进行。,分 类 汇 总,方法： 汇总方式：“计数” 选定汇总项：“姓名”并取消其他选定的汇总项 取消“替换当前分类汇总”复选框的选择，就可以叠加多种分类汇总结果。,分 类 汇 总,计数汇总,计数汇总结果,分 类 汇 总,注意： 自动插入的分类汇总行和普通行一样可以进行格式的设置 数据分级显示可以设置，选择“数据|组及分级显示|清除分级显示”可以清除

8、分级显示区域。 而取消分类汇总可选择“数据|分类汇总”命令，在对话框内选择“全部删除”,数据的图表化,数据的图表化 将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更加直观、易懂。 创建图表 Excel的图表有两种类型，一种是嵌入式的；另一种是独立图表。 创建图表的方法：使用图表向导；利用“图表”工具栏或者直接按F11,创建过程总结 选定数据区域 选择图表的类型和子类型 修改选择的数据源区域和显示方式 图表上添加说明性文字 确定图表的位置,数据的图表化,创建图表,打开“图表向导-图表类型”对话框后，选择图表类型和子图表类型，然后单击“下一步”，则进入下一界面，打开“图表向导-图表源数据”对话

9、框,在“图表向导-图表源数据”对话框中选定的数据自动填入“数据区域”框中，此时只需设置数据的组织方式，在“系列产生在”栏中选择“行”或“列”，单击“下一步”,创建图表,打开“图表向导-图表选项”对话框后，在“图表标题”文本框中输入图表标题，在“分类(X)轴”文本框里输入分类轴的名称，单击“下一步”打开“图表向导-图表位置”对话框,创建图表,打开“图表向导-图表位置”对话框后可以设置图表的位置，可以嵌入到工作表中，也可以新建工作表，设置完成后单击“完成”则图表自动插入,创建图表,选中插入的图表，按下鼠标左键不放，移动鼠标可以改变图表的位置 选中图表后，图表的周围出现8个控制点，把鼠标移到控制点上，按下鼠标左键拖动，可以调整图表的大小,编辑图表,调整图表位置及大小,编辑图表,修改图表元素,电子表格打印,工作表或图表设计完成后，可通过打印机输出结果。 打印操作是通过“文件”菜单中的“打印”、“打印预览”和“页面设置”3个命令来完成的。,本章小结,Excel 2003是Office 2003的重要成员之一，它在处理数据表格方面具有很强的功能，该软件具有很强的实用性。 本章结合实例较详细地介绍了Excel 2003的主要命令及