广宣品管理制度

广宣品管理制度一、总则1.目的为加强公司广宣品的管理，规范广宣品的设计、制作、采购、使用、发放、库存及核销等流程，确保广宣品有效支持公司市场推广活动，提升公司品牌形象，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有广宣品的管理，包括但不限于宣传册、海报、宣传单页、礼品、促销道具等。3.职责分工市场部负责广宣品需求的发起、策划及设计要求的提出。组织广宣品的制作、采购、发放及使用情况的跟踪。定期对广宣品的使用效果进行评估，并根据评估结果提出改进建议。行政部负责广宣品的库存管理，包括出入库登记、盘点等。协助市场部进行广宣品的采购、制作及发放工作。财务部负责广宣品费用的预算编制、审核及报销工作。对广宣品的成本进行核算和控制。其他部门根据市场推广需要，配合市场部做好广宣品的使用和发放工作。及时反馈广宣品在使用过程中的问题和建议。二、广宣品设计管理1.设计需求提出各部门根据市场推广计划和业务需求，填写《广宣品设计需求申请表》，详细说明广宣品的名称、用途、设计主题、规格尺寸、使用场景、时间要求等内容，并提交给市场部。2.设计方案审核市场部收到设计需求申请表后，组织相关人员对设计需求进行评估和审核。审核内容包括：是否符合公司品牌形象和宣传策略。设计主题、内容是否准确传达产品或服务信息。设计风格、色彩搭配是否符合目标受众喜好。规格尺寸、材质选择是否满足使用要求和成本控制。时间要求是否合理。审核通过后，市场部将设计需求下达给合作的设计供应商或内部设计团队进行设计。3.设计方案修改设计供应商或内部设计团队提交设计初稿后，市场部组织相关部门进行审核。如审核通过，直接进入制作环节；如存在问题，市场部应及时与设计方沟通，提出修改意见，设计方根据意见进行修改，直至审核通过。4.设计文件存档广宣品设计方案审核通过后，市场部负责将设计文件（包括设计初稿、修改稿、最终稿等）进行整理和存档，以便后续查阅和参考。同时，将设计文件发送给行政部和财务部，作为采购和成本核算的依据。三、广宣品制作管理1.制作供应商选择市场部根据广宣品的类型、数量、质量要求等因素，选择合适的制作供应商。选择供应商时，应综合考虑其生产能力、质量水平、价格、信誉、交货期等因素，通过招标、询价、比价等方式确定合作供应商，并签订制作合同。2.制作合同管理制作合同应明确广宣品的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。市场部负责合同的起草、审核、签订及执行跟踪，确保合同的顺利履行。3.制作过程监控市场部应定期与制作供应商沟通制作进度，了解制作过程中是否存在问题。如发现问题，应及时与供应商协商解决，确保广宣品按时、按质、按量完成制作。4.制作验收广宣品制作完成后，市场部组织相关部门进行验收。验收内容包括：广宣品的规格、尺寸、材质、颜色等是否符合设计要求。广宣品的质量是否合格，有无破损、瑕疵等问题。广宣品的数量是否准确。验收合格后，市场部填写《广宣品制作验收单》，参与验收的人员签字确认。如验收不合格，市场部应及时通知供应商进行整改，直至验收合格。四、广宣品采购管理1.采购计划制定市场部根据广宣品的需求情况和库存状况，制定广宣品采购计划。采购计划应包括广宣品的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并提交给行政部。2.采购申请审批行政部收到采购计划后，进行审核。审核内容包括：采购计划是否合理，是否符合市场推广需要。库存数量是否能够满足当前需求，是否需要采购。采购预算是否在控制范围内。审核通过后，行政部填写《广宣品采购申请表》，提交给财务部进行预算审核。财务部审核通过后，报公司领导审批。3.采购实施经公司领导审批同意后，行政部按照采购申请进行采购。采购人员应选择信誉良好、价格合理、交货及时的供应商进行采购，并签订采购合同。采购过程中，应严格按照合同条款执行，确保采购的广宣品符合要求。4.采购验收广宣品到货后，行政部组织相关人员进行验收。验收内容同制作验收，验收合格后填写《广宣品采购验收单》，参与验收的人员签字确认。如验收不合格，行政部应及时与供应商联系，办理退换货手续。五、广宣品使用管理1.使用申请各部门因业务需要使用广宣品时，应填写《广宣品使用申请表》，详细说明使用广宣品的名称、规格、数量、使用时间、使用目的、发放对象等内容，并提交给市场部。2.使用审批市场部收到使用申请表后，进行审核。审核内容包括：使用目的是否符合市场推广计划和业务需求。使用数量是否合理，是否存在浪费现象。发放对象是否准确，是否与公司目标客户群体相符。审核通过后，报公司领导审批。3.使用发放经公司领导审批同意后，行政部根据使用申请表发放广宣品。发放时，应做好发放记录，包括发放时间、发放人员、发放对象、广宣品名称、规格、数量等信息，并要求领取人签字确认。4.使用监督市场部负责对广宣品的使用情况进行跟踪和监督，确保广宣品按照规定的用途和范围使用，避免浪费和滥用。如发现违规使用情况，应及时制止并报告公司领导。六、广宣品库存管理1.库存台账建立行政部负责建立广宣品库存台账，详细记录广宣品的入库、出库、库存数量、存放位置等信息。库存台账应定期更新，确保账实相符。2.库存盘点行政部应定期对广宣品进行盘点，盘点周期为[具体周期，如每月、每季度等]。盘点时，应核对库存实物与库存台账是否一致，如发现差异，应及时查明原因并进行调整。盘点结束后，填写《广宣品库存盘点表》，参与盘点的人员签字确认。3.库存保管行政部应妥善保管广宣品，确保广宣品不受损坏、变质、丢失等。根据广宣品的特性和存放要求，合理安排存放位置，做好防潮、防虫、防火等工作。4.库存预警行政部应根据广宣品的库存数量和使用情况，设置库存预警线。当库存数量低于预警线时，及时通知市场部，以便市场部安排采购计划。七、广宣品核销管理1.核销申请各部门使用完广宣品后，应及时填写《广宣品核销申请表》，附上相关证明材料（如活动照片、发放记录等），提交给市场部。2.核销审核市场部收到核销申请表后，对使用情况进行审核。审核内容包括：使用目的、发放对象、使用时间等是否与使用申请表一致。相关证明材料是否真实、有效。广宣品的使用效果是否达到预期目标。审核通过后，报财务部进行核销。3.核销记账财务部根据审核通过的核销申请表进行记账处理，将广宣品的成本费用计入相应的会计科目。同时，对广宣品的库存数量进行调整，确保账实相符。八、广宣品费用管理1.费用预算编制财务部根据公司年度市场推广计划和广宣品需求情况，编制广宣品费用预算。预算内容包括广宣品的设计费、制作费、采购费、运输费、仓储费等各项费用，并提交给公司领导审批。2.费用报销审核广宣品费用发生后，相关人员应及时填写费用报销单，并附上相关审批文件（如设计需求申请表、采购申请表、制作合同、验收单等），提交给财务部进行报销审核。财务部审核内容包括：费用是否符合预算范围。报销凭证是否真实、合法、有效。审批流程是否完整。审核通过后，按照公司财务制度进行报销。3.费用分析与控制财务部定期对广宣品费用进行分析，对比预算执行情况，找出费用偏差原因，并提出改进措施。市场部应根据费用分析结果，合