中铁隧道集团有限公司档案管理办法

中铁隧道集团有限公司档案管理办法第一章总则第一条目的为加强中铁隧道集团有限公司（以下简称"集团公司"）档案管理，有效保护和利用档案，提高企业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合集团公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于集团公司及所属各单位（以下简称"各单位"）的档案管理工作。第三条定义本办法所称档案，是指各单位在生产经营、管理活动中形成的对国家、社会和本单位具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质、电子、声像等载体的文件材料。第四条管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。第二章管理体制与职责第五条集团公司档案管理体制集团公司设立档案管理部门，负责全集团档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督指导等工作。第六条集团公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定集团公司档案管理制度并组织实施。2.负责集团公司档案工作的业务指导、监督检查，对所属单位档案管理工作进行考核评价。3.集中保管集团公司重要档案，承担档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.负责集团公司档案管理专业人员的培训和业务交流。6.参与集团公司重大项目、重要活动档案的管理工作。第七条各单位档案管理职责1.各单位应明确档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案管理工作。2.贯彻执行集团公司档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则并组织实施。3.负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。4.定期向集团公司档案管理部门移交应归档的档案。5.配合集团公司档案管理部门做好档案管理相关工作。第三章档案的形成与收集第八条文件材料的形成各部门、各项目在工作活动中应按照文件材料形成规律和归档要求，及时形成、积累各类文件材料。文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全。第九条档案收集范围1.反映集团公司及各单位生产经营、管理活动的各类文件材料，包括但不限于项目策划、施工组织设计、技术方案、质量安全管理、物资设备管理、财务管理、人力资源管理等方面的文件。2.集团公司及各单位召开的重要会议、举办的重大活动形成的文件材料。3.集团公司及各单位与外部单位签订的各类合同、协议等文件材料。4.集团公司及各单位的科研、技术创新成果文件材料。5.集团公司及各单位的资质、荣誉、证照等文件材料。6.其他具有保存价值的文件材料。第十条档案收集要求1.各部门、各项目应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.对归档的文件材料应进行初步整理，剔除重复、无用的文件。3.各单位应按照规定的时间和要求，将应归档的档案移交本单位档案管理部门。第四章档案的整理与归档第十一条档案整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条档案整理方法1.纸质档案按照年度类别保管期限进行分类整理，编制卷内目录、卷内备考表、案卷目录等。2.电子档案按照全宗号年度类别保管期限进行分类整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。3.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，编制目录，并对重要声像档案进行数字化处理。第十三条档案归档要求1.归档的档案应齐全完整，符合整理规范要求。2.纸质档案应装订整齐，编目准确；电子档案应格式规范，元数据齐全。3.各单位档案管理部门应对归档的档案进行检查验收，对不符合要求的档案应及时退回整改。第十四条归档时间1.项目档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档。2.其他档案应在次年上半年完成归档。第五章档案的鉴定与保管期限划分第十五条档案鉴定工作组织集团公司及各单位应成立档案鉴定工作小组，负责档案鉴定工作的组织实施。档案鉴定工作小组由档案管理部门、业务部门等相关人员组成。第十六条档案鉴定原则档案鉴定应遵循全面的观点、历史的观点和发展的观点，准确判定档案的价值。第十七条档案保管期限划分档案保管期限分为永久、长期（30年）和短期（10年）三种。1.永久保管的档案主要包括：本单位制定的重要规章制度、规范性文件。本单位召开的重要会议、举办的重大活动形成的具有长远查考价值的文件材料。本单位与外部单位签订的涉及重大权益、重要业务的合同、协议等文件材料。本单位的产权证书、资质证书、营业执照等重要证照。本单位的历史沿革、大事记、组织沿革等文件材料。本单位的科研成果、技术创新成果等具有重大价值的文件材料。其他对本单位和国家具有重要保存价值的文件材料。2.长期保管的档案主要包括：本单位一般规章制度、规范性文件。本单位召开的一般性会议、举办的一般性活动形成的文件材料。本单位与外部单位签订的一般业务合同、协议等文件材料。本单位的项目建设、生产经营等活动中形成的重要文件材料。本单位的财务报表、审计报告等重要财务文件。其他对本单位具有一定保存价值的文件材料。3.短期保管的档案主要包括：本单位一般性文件材料。本单位短期内需要查考的文件材料。其他对本单位保存价值较小的文件材料。第十八条档案鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐件审查，提出保管期限建议。3.档案管理部门根据档案鉴定工作小组的意见，编制档案保管期限表，报本单位分管领导审批。4.经审批后的档案保管期限表作为档案整理、保管的依据。第六章档案的保管第十九条档案保管场所集团公司及各单位应设立专门的档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等要求，确保档案安全。第二十条档案保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，保证档案的妥善保管。第二十一条档案保管要求1.档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如异地备份、数字化存储等。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、状态良好。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。第二十二条电子档案保管1.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放。2.采用先进的电子档案管理系统，确保电子档案的安全存储和有效利用。3.定期对电子档案进行检查，防止电子档案数据丢失、损坏或被篡改。第七章档案的统计与移交第二十三条档案统计1.集团公司及各单位应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理部门应定期向上级主管部门报送档案统计报表，统计数据应真实、准确、完整。第二十四条档案移交1.各单位应按照规定的时间和要求，将应移交集团公司档案管理部门的档案及时移交。2.档案移交时，应编制档案移交清单，双方签字确认。3.集团公司档案管理部门应对接收的档案进行检查验收，对不符合要求的档案应及时退回整改。第八章档案的利用第二十五条利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。第二十六条利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，按时归还。3.复制：档案利用者可根据需要复制档案，但应经档案管理部门同意，并注明复制用途。第二十七条利用审批1.查阅、借阅档案应填写申请表，经本单位负责人或档案管理部门负责人审批。2.涉及重要档案或机密档案的利用，应经集团公司分管领导审批。第二十八条利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、审批情况等。第二十九条保密规定1.档案利用者应遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。2.对涉及国家机密、企业商业秘密的档案，应严格按照保密制度进行管理。第九章档案的信息化建设第三十条信息化建设目标集团公司及各单位应推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。第三十一条信息化建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程信息化管理。2.推进电子档案管理系统与企业其他业务系统的集成，实现档案信息资源的共享和协同利用。3.开展档案数字化工作，将重要纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。第三十二条信息化建设保障1.加强档案信息化人才队伍建设，提高档案管理人员的信息化水平。2.加大档案信息化建设投入，保障信息化建设所需的设备、软件等。3.建立健全档案信息化管理制度，确保档案信息系统的安全稳定运行。第十章档案管理的监督与考核第三十三条监督检查1.集团公司档案管理部门应定期对各单位档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.各单位应加强对本单位档案管理工作的日常监督检查，确保档案管理工作规范有序。第三十四条考核评价1.集团公司建立档案管理工作考核评价制度，对各单位档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理机构与人员配备、档案管理制度执行、档案收集整理归档、档案保管利用、档案信息化建设等方面。3.考核评价结果作为各单位年度绩效考核的重要依据。第三十五条奖惩