BT-xS05款项催收的管理制度

BT-xS05款项催收的管理制度一、总则（一）目的为加强公司对BTxS05款项的催收管理，规范催收流程，提高资金回笼效率，降低坏账风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司涉及BTxS05款项的催收工作，包括但不限于项目应收账款、预付款项等相关款项的催收。（三）基本原则1.依法合规原则：催收工作必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保催收行为合法、合规。2.及时有效原则：明确催收责任，优化催收流程，确保款项及时、足额回收。3.风险控制原则：在催收过程中充分评估风险，采取有效措施降低坏账风险。4.信息保密原则：催收过程中涉及的客户信息、商业机密等应严格保密。二、组织与职责（一）成立催收工作小组由销售部门负责人担任组长，成员包括项目负责人、财务人员、法务人员等。（二）职责分工1.销售部门负责与客户沟通联系，了解客户还款能力和意愿，制定初步催收计划。收集客户相关信息，协助催收工作小组开展工作。跟进催收进展，及时向小组反馈客户动态。2.项目负责人提供项目相关资料，包括合同、交付记录等，为催收工作提供依据。协助销售部门与客户沟通，参与重要客户的催收谈判。对项目款项的回收情况进行跟踪和分析，提出改进建议。3.财务人员负责核对款项金额、账龄等财务信息，提供准确的财务数据支持。制定催收款项的财务报表，分析资金回收情况及对财务状况的影响。协助制定合理的还款计划，跟踪款项到账情况并及时进行账务处理。4.法务人员提供法律支持，审核催收过程中涉及的法律文件，确保催收行为合法合规。协助处理可能涉及的法律纠纷，必要时代表公司参与诉讼或仲裁活动。三、催收流程（一）逾期预警1.财务人员定期对BTxS05款项进行账龄分析，对于即将逾期或已逾期的款项，及时发出逾期预警通知给销售部门和项目负责人。2.预警通知应明确款项逾期情况、涉及客户信息、预计逾期天数等关键信息。（二）初步沟通1.销售部门接到逾期预警通知后，立即安排专人与客户取得联系，了解款项逾期原因。2.沟通方式可包括电话、邮件、面谈等，沟通内容应记录在案。3.根据客户反馈，判断客户还款意愿和能力，初步制定催收策略。（三）制定催收计划1.催收工作小组根据初步沟通情况，共同商讨制定详细的催收计划。2.催收计划应包括催收目标、催收方式、时间节点、责任人等内容。3.对于还款意愿较强但暂时存在资金困难的客户，可协商制定分期还款计划。（四）实施催收1.按照催收计划，责任人采取相应的催收措施。对于还款意愿良好但资金周转困难的客户，保持定期沟通，督促其尽快筹集资金还款。对于还款意愿较差的客户，加强沟通频率，明确告知逾期后果，施加一定的催收压力。必要时，可发送催款函、律师函等正式文件，通过法律手段威慑客户。2.在催收过程中，及时记录催收进展和客户反馈信息，每周召开催收工作小组会议，汇报工作进展，共同分析解决遇到的问题。（五）升级催收1.如果在规定时间内催收无明显效果，催收工作小组应及时调整催收策略，升级催收措施。2.升级措施可包括增加催收频率、加大催收力度、寻求第三方协助（如专业催收机构）等。3.同时，加强与客户上级领导、关联企业等相关方的沟通，争取更多的支持和配合。（六）法律手段运用1.对于恶意拖欠款项且经多次催收仍拒不还款的客户，法务人员应及时启动法律程序。2.收集整理相关证据，如合同、交付凭证、催款记录等，确保诉讼或仲裁有充分的依据。3.委托专业律师事务所代理案件，积极参与法律活动，维护公司合法权益。（七）催收结果跟踪与反馈1.催收工作完成后，财务人员负责跟踪款项到账情况，确保款项足额收回。2.销售部门和项目负责人对催收结果进行总结分析，评估催收工作的成效和存在的问题。3.将催收结果及分析报告反馈给催收工作小组及公司管理层，为后续类似款项的催收工作提供经验参考。四、催收方式（一）电话催收1.选择合适的时间与客户联系，保持礼貌、专业的沟通态度。2.清晰准确地说明款项逾期情况，要求客户明确还款时间和计划。3.记录电话沟通内容，包括客户承诺、还款困难原因等关键信息。（二）邮件催收1.发送正式的催款邮件，明确款项金额、逾期时间、催款依据等内容。2.在邮件中表达公司对款项回收的重视，强调逾期可能带来的不利影响。3.要求客户在规定时间内回复邮件，说明还款安排。（三）面谈催收1.对于重要客户或逾期情况较为复杂的客户，安排面谈催收。2.面谈前充分准备相关资料，包括合同、财务数据等，以便在面谈中有力地支持催收诉求。3.在面谈过程中，认真倾听客户意见，协商解决方案，达成还款共识。（四）发送催款函1.催款函应按照规范格式撰写，明确款项性质、金额、逾期时间、催款要求等内容。2.通过邮政特快专递等方式发送催款函，并保留寄送凭证。3.催款函发出后，跟踪客户签收情况。（五）发送律师函1.当催收工作进入一定阶段且客户仍未还款时，根据需要由法务人员起草律师函。2.律师函应表明公司通过法律途径解决问题的决心，要求客户在规定时间内还款或协商解决方案。3.发送律师函后，密切关注客户反应，及时调整催收策略。五、催收记录与档案管理（一）催收记录要求1.催收人员应详细记录每次催收活动的相关信息，包括催收时间、方式、沟通内容、客户反馈等。2.记录应真实、准确、完整，可采用纸质记录或电子文档记录方式。（二）档案建立1.以客户为单位，建立BTxS05款项催收档案。2.档案内容包括客户基本信息、合同文件、催款记录、沟通函件、法律文件等相关资料。（三）档案保管与查阅1.催收档案由专人负责保管，确保档案的安全和完整。2.如需查阅催收档案，应履行相应的审批手续，查阅人员不得擅自复制、涂改或销毁档案资料。六、考核与奖惩（一）考核指标1.款项回收率：考核一定时期内BTxS05款项的实际回收金额与应回收金额的比例。2.逾期账款控制率：考核逾期账款金额占总应收账款金额的比例变化情况。3.催收成本：核算催收过程中发生的各项费用，包括人力成本、通讯费用、律师费用等。（二）奖励措施1.对于在催收工作中表现突出，成功收回大额逾期款项或显著降低坏账风险的个人或团队，给予表彰和奖励。2.奖励方式可包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。（三）惩罚措施1.对于因催收不力导致款项逾期时间过长或形成坏账的责任人，视情节轻重给予批评、警告、扣减绩效奖金等处罚。2.对于因故意或重大过失给公司造成经济损失的，依法追究其法律责任。七、附则（一）制度修订与解释1.本制度将根据公司业务发展和实际执行情况适时进行修订。2.本制度由公司财务部