借款报销管理规定

借款报销管理规定一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范借款和报销行为，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工因公务需要的借款及报销业务。3.基本原则（1）借款和报销必须遵循真实性、合法性、合理性的原则。所提供的票据及相关证明材料应真实、有效，符合国家法律法规及公司财务制度的规定。（2）严格执行预算管理，各项借款和报销应在预算范围内进行，严禁超预算借款和报销。（3）借款和报销应及时办理，不得拖延。借款应在规定期限内归还或报销冲账，报销应在业务发生后规定时间内完成。二、借款管理1.借款申请（1）员工因公务需要借款时，应填写《借款申请表》，注明借款事由、借款金额、预计还款日期或报销日期等内容。（2）借款申请表需经部门负责人审核签字，确认借款事项的真实性、必要性及资金使用计划的合理性。（3）对于金额较大的借款（具体金额标准由公司另行规定），还需经财务负责人及公司领导审批。2.借款审批流程（1）申请人将填写完整的《借款申请表》提交至部门负责人。（2）部门负责人审核后，签字并提交至财务负责人。（3）财务负责人对借款金额、用途、还款计划等进行审核，签署意见后提交至公司领导。（4）公司领导根据审批权限进行审批，批准后交财务部门办理借款手续。3.借款额度（1）员工借款额度应根据实际工作需要合理确定，原则上不得超过预计业务支出金额。（2）对于经常发生业务的员工，可根据其以往业务量及资金使用情况，设定一定的借款限额。（3）特殊情况需要超出借款限额的，应提前向财务部门说明原因，并经相关领导批准。4.借款期限（1）一般借款期限不得超过[X]个月。如有特殊情况需要延长借款期限的，借款人应提前向财务部门提出申请，并经原审批领导批准。（2）对于备用金借款，应根据实际使用情况定期清理，原则上每年至少清理一次，确保备用金的合理使用。5.借款归还（1）借款人应按照借款申请表中注明的预计还款日期及时归还借款。如因特殊原因无法按时归还的，应提前向财务部门说明情况，并办理延期还款手续。（2）借款归还方式包括现金归还、银行转账归还等。采用现金归还的，借款人应到财务部门办理交款手续；采用银行转账归还的，借款人应确保还款账户信息准确无误，并在转账成功后及时通知财务部门。（3）对于逾期未归还借款的，财务部门将从借款人工资中扣除相应金额，直至借款全部归还。同时，将对借款人进行催款通知，并记录在个人信用档案中。三、报销管理1.报销凭证要求（1）报销凭证必须是合法、有效的票据。发票应具有税务监制章，财政收据应具有财政监制章，且发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、项目、金额、盖章等信息。（2）对于购买实物的报销，应附购买清单或验收单，清单或验收单上应注明物品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并由验收人签字确认。（3）出差报销应附出差审批单、差旅费报销单、车票、机票、住宿费发票等相关凭证。出差审批单应注明出差事由、地点、时间、预计费用等信息，并经部门负责人及公司领导审批。（4）业务招待费报销应附招待审批单、发票等凭证。招待审批单应注明招待对象、事由、时间、地点、预计费用等信息，并经部门负责人及公司领导审批。2.报销流程（1）报销人按照公司财务制度的要求，将整理好的报销凭证粘贴在《费用报销单》上，并填写报销单的各项内容，包括报销日期、报销部门、报销事由、金额等。（2）报销人将填写完整的《费用报销单》及相关凭证提交至部门负责人。（3）部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交至财务部门。（4）财务部门对报销凭证的合法性、合规性及金额的准确性进行审核。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求其补充或更正相关凭证。审核无误后，财务部门签字并提交至公司领导。（5）公司领导根据审批权限进行审批。审批通过后，财务部门办理报销付款手续。3.报销时间（1）员工应在业务发生后及时办理报销手续，原则上应在业务完成后的[X]个工作日内提交报销申请。对于差旅费报销，应在出差返回后的[X]个工作日内办理报销手续。（2）对于跨年度的费用报销，应在次年[X]月[X]日前办理完毕。如有特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务负责人批准。4.报销金额（1）报销金额应与实际发生的费用相符，不得虚报、多报。对于超过预算的费用报销，应提前向财务部门说明情况，并经相关领导批准。（2）对于发票金额与实际支付金额不一致的情况，应以实际支付金额为准进行报销，并在报销单上注明差异原因。（3）对于可以拆分报销的费用，应按照合理的方式进行拆分，确保报销金额的准确性。四、特殊事项管理1.预付款管理（1）对于需要预先支付款项的业务，如购买设备、材料等，应按照借款管理规定办理预付款申请手续。预付款申请应注明预付款事由、金额、支付方式、预计到货日期等信息。（2）预付款审批流程与借款审批流程相同。财务部门在支付预付款后，应及时跟踪款项的使用情况，确保预付款按照合同约定使用。（3）对于预付款项对应的业务完成后，应及时办理报销手续，并冲减预付款。如因特殊原因导致预付款项无法冲减的，应及时向财务部门说明情况，并按照公司财务制度进行处理。2.备用金管理（1）公司根据实际业务需要，为部分岗位或项目设立备用金。备用金申请人应填写《备用金申请表》，注明备用金用途、金额、使用期限等内容。（2）备用金申请表需经部门负责人审核签字，财务负责人及公司领导审批。审批通过后，财务部门按照规定将备用金拨付给申请人。（3）备用金使用人应按照备用金用途合理使用备用金，并及时办理报销手续。备用金使用期限届满后，使用人应将剩余备用金归还财务部门。（4）财务部门应定期对备用金进行清查盘点，确保备用金的安全完整。对于备用金使用过程中出现的问题，应及时进行处理，并追究相关人员的责任。3.内部转账管理（1）公司内部部门之间因业务往来需要进行资金转账的，应填写《内部转账申请表》，注明转账事由、金额、转出部门、转入部门等内容。（2）内部转账申请表需经转出部门负责人、转入部门负责人及财务负责人审核签字，公司领导审批。审批通过后，财务部门办理内部转账手续。（3）内部转账业务应及时进行账务处理，确保公司资金的准确核算。财务部门应定期对内部转账业务进行核对，发现问题及时进行调整。五、监督与检查1.财务监督（1）财务部门应定期对公司的借款和报销业务进行检查，核实借款和报销事项的真实性、合法性、合理性。（2）对于不符合财务制度规定的借款和报销业务，财务部门有权拒绝办理，并要求相关人员进行更正或补充相关凭证。（3）财务部门应建立借款和报销业务台账，详细记录每笔业务的借款金额、用途、还款情况、报销金额等信息，以便进行跟踪和管理。2.审计监督（1）公司审计部门应定期对公司的借款和报销业务进行审计，检查财务制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（2）审计部门在审计过程中，有权查阅相关凭证、文件、资料等，相关部门和人员应积极配合。（3）对于审计发现的违规行为，审计部门应按照公司相关规定进行处理，并追究相关人员的责任。六、处罚规定1.对借款人的处罚（1）借款人未按照规定期限归还借款的，每逾期一天，按照借款金额的[X%]收取逾期罚息。（2）借款人提供虚假借款申请或报销凭证，骗取公司资金的，除追回被骗取的资金外，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚，并依法追究其法律责任。2.对报销人的处罚（1）报销人提供虚假报销凭证，虚报、多报费用的，公司将追回虚报、多报的费用，并视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚。（2）报销人未按照规定时间办理报销手续，导致公司资金未能及时周转的，公司将给予相应的批评教育，并根据情况进行适当的处罚。3.对审批人的处罚（1）审批人在借款或报销审批过程中，未认真审核，导致不符合规定的借款或报销业务通过审批的，公司将视情节轻重给予审批人警告、罚款等处罚。（2）