销售合同管理细则

销售合同管理细则一、总则1.目的为加强公司销售合同的规范化管理，维护公司合法权益，提高销售合同管理水平，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于公司所有销售合同的签订、履行、变更、解除及终止等全过程管理。3.基本原则依法签订原则：销售合同的签订必须遵守国家法律法规，符合国家政策要求。平等互利原则：合同双方在法律地位上平等，合同条款应体现公平合理，确保双方利益均衡。协商一致原则：合同条款应经过双方充分协商，达成一致意见，避免因条款不明或歧义引发纠纷。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、销售合同的签订1.合同主体资格审查在签订销售合同前，业务部门应负责对合同对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查。审查内容包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件。对于新客户或资信状况不明的客户，业务部门应通过查询工商登记信息、实地考察、咨询第三方机构等方式，充分了解其经营状况和信用情况，必要时要求客户提供担保或预付款。2.合同条款拟定销售合同应采用书面形式，内容应包括但不限于合同双方的基本信息、产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任、争议解决方式等条款。合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的语言。对于关键条款，如价格调整、质量验收、违约责任等，应进行详细约定，确保双方权利义务清晰明确。在拟定合同条款时，业务部门应充分考虑公司利益和风险防范，与法务部门沟通协商，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。3.合同审批流程销售合同初稿拟定后，业务部门应提交至相关部门进行审批。审批流程一般包括业务部门负责人审核、法务部门审核、财务部门审核、分管领导审批、总经理审批等环节。业务部门负责人应重点审核合同条款是否符合业务实际需求，价格是否合理，交货时间和地点是否可行等。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法合规，不存在法律漏洞和风险。法务部门有权对合同条款提出修改意见，业务部门应根据意见进行修改完善。财务部门应审核合同付款方式、结算周期、发票开具等条款是否符合公司财务管理制度，确保公司资金安全和财务核算准确。分管领导应根据业务情况和公司整体利益，对合同进行综合审查，并提出审批意见。总经理负责对重大销售合同进行最终审批。总经理审批通过后，合同方可正式签订。4.合同签订经审批通过的销售合同，由业务部门负责与合同对方当事人签订。签订合同时，应确保合同文本内容与审批通过的版本一致，双方当事人应在合同上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表人签字确认。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门，如法务部门、财务部门、仓储部门等，以便各部门做好后续工作准备。三、销售合同的履行1.合同执行计划制定合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。合同执行计划应报分管领导审核批准，并抄送相关部门。合同执行计划应包括但不限于产品生产计划、原材料采购计划、运输安排、质量检验计划、货款回收计划等内容，确保合同各项义务能够有序履行。2.产品交付生产部门应按照合同执行计划组织产品生产，确保产品质量符合合同约定的质量标准。在产品生产过程中，应严格执行质量管理体系，加强质量控制，确保产品质量合格。仓储部门应根据合同约定的交货时间和数量，做好产品的仓储管理工作，确保产品安全、完整。在产品交付前，应对产品进行检验，确保产品符合发货条件。物流部门应按照合同约定的交货地点和运输方式，及时安排产品运输。在运输过程中，应采取必要的防护措施，确保产品安全运输，避免因运输原因造成产品损坏或丢失。产品交付时，业务部门应与客户共同进行验收，填写验收单。验收合格后，客户应在验收单上签字确认。如产品存在质量问题或与合同约定不符，业务部门应及时与客户沟通协商，采取相应的解决措施，如换货、补货、降价等，确保客户满意。3.货款回收财务部门应根据合同约定的付款方式和结算周期，及时跟踪货款回收情况。在货款到期前，应向客户发送催款通知，提醒客户按时付款。业务部门应积极协助财务部门做好货款回收工作，与客户保持密切沟通，及时了解客户付款情况，协调解决货款回收过程中出现的问题。对于逾期未付款的客户，业务部门应及时与客户沟通协商，了解逾期原因，并采取相应的催款措施，如发送催款函、上门催款、追究违约责任等，确保公司货款及时足额回收。4.合同履行过程中的沟通协调在合同履行过程中，如出现合同变更、不可抗力等情况，业务部门应及时与客户沟通协商，按照合同约定的程序办理相关手续。涉及合同变更的，应签订书面补充协议；涉及不可抗力的，应及时通知客户，并提供相关证明文件。业务部门应定期与相关部门召开合同履行协调会，通报合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。各部门应密切配合，共同推进合同履行工作，确保合同顺利执行。四、销售合同的变更与解除1.合同变更在合同履行过程中，如因市场变化、客户需求调整、法律法规变更等原因需要变更合同条款的，业务部门应及时与客户沟通协商，达成一致意见后，签订书面补充协议。合同变更涉及价格调整、交货时间变更、产品规格变更等重要条款的，应按照合同签订时的审批流程进行审批，确保变更后的合同条款合法合规，符合公司利益。合同变更后，业务部门应及时将变更后的合同副本分发给相关部门，确保各部门了解合同变更情况，做好相应的工作调整。2.合同解除在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，合同双方可以协商解除合同：因不可抗力致使合同目的不能实现的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使合同目的不能实现的；法律规定的其他情形。合同解除应签订书面协议，明确解除合同的原因、时间、双方权利义务等内容。合同解除后，业务部门应及时通知相关部门，做好后续工作处理，如产品退货、货款结算等。因一方违约导致合同解除的，违约方应承担相应的违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。五、销售合同的终止1.合同终止的情形销售合同在以下情形下终止：合同期满，双方未续签合同的；合同双方按照合同约定履行完毕各自义务的；合同经双方协商一致解除的；因不可抗力等原因导致合同无法履行，经双方协商一致终止的；法律规定的其他情形。2.合同终止后的工作合同终止后，业务部门应及时清理合同文件，将合同原件及相关资料归档保存。同时，应与客户办理相关交接手续，如产品交付确认、货款结算、发票开具等，确保双方权利义务结清。财务部门应核对合同执行情况，结算货款，确保公司财务数据准确无误。对于合同执行过程中涉及的应收账款、应付账款等，应及时进行清理核销。仓储部门应核对库存产品，如有剩余产品，应按照合同约定或双方协商意见进行处理，如退货、换货、降价销售等。各部门应总结合同履行过程中的经验教训，分析存在的问题，提出改进措施和建议，为今后的合同管理工作提供参考。六、销售合同的风险管理1.风险识别与评估公司应建立销售合同风险识别与评估机制，定期对销售合同进行风险排查。业务部门、法务部门、财务部门等相关部门应密切配合，从合同签订、履行、变更、解除等各个环节入手，识别可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险、财务风险等。对识别出的风险因素，应进行评估分析，确定风险等级和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，确保风险可控。2.风险应对措施针对不同类型的风险，应采取相应的风险应对措施：市场风险：密切关注市场动态，及时调整产品价格和营销策略，降低市场波动对公司销售业务的影响。信用风险：加强客户信用管理，建立客户信用档案，对客户信用状况进行定期评估。对于信用状况不佳的客户，应采取谨慎的交易策略，如要求提供担保、预付款等，降低信用风险。法律风险：加强合同条款审查，确保合同合法合规。定期组织合同法律法规培训，提高员工法律意识和风险防范能力。对于重大合同或法律风险较高的合同，应及时咨询专业律师意见，确保合同合法有效。财务风险：加强财务管理，严格控制应收账款规模和账龄。建立货款回收预警机制，及时跟踪货款回收情况，采取有效催款措施，确保公司资金安全。3.风险监控与预警建立销售合同风险监控机制，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决风险问题。业务部门应定期向分管领导汇报合同履行情况和风险监控情况，对于重大风险事项应及时报告。设定风险预警指标，如应收账款逾期率、合同纠纷发生率等。当风险指标超过预警值时，应及时发出预警信号，相关部门应采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。七、销售合同的档案管理1.档案收集与整理销售合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料收集整理，移交至公司档案管理部门。档案管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、规范。合同档案应包括但不限于合同文本、审批文件、补充协议、验收单、发货单、发票、催款函等相关资料。2.档案保管与查阅档案管理部门应妥善保管销售合同档案，确保档案安全、完整。档案保管期限应按照国家法律法规和公司档案管理制度执行。因工作需要查阅销售合同档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，