样品烟、广告品管理办法

样品烟、广告品管理办法一、总则（一）目的为加强公司样品烟、广告品的管理，规范样品烟、广告品的使用、发放、保管等行为，确保公司资产的安全与完整，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及样品烟、广告品的管理活动，包括样品烟、广告品的采购、验收、存储、发放、使用、回收及销毁等环节。（三）管理原则1.严格规范原则样品烟、广告品的管理必须严格遵循国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度，确保管理活动合法合规。2.安全高效原则保障样品烟、广告品在存储、运输、使用等过程中的安全，防止丢失、损坏、变质等情况发生。同时，优化管理流程，提高工作效率，降低管理成本。3.责任明确原则明确各部门及相关人员在样品烟、广告品管理中的职责，做到责任到人，避免出现管理漏洞和推诿扯皮现象。二、职责分工（一）营销部门1.负责制定样品烟、广告品的年度需求计划，并提交至相关部门审核。2.根据市场推广和销售活动的需要，提出样品烟、广告品的使用申请，明确使用目的、数量、发放范围等信息。3.负责样品烟、广告品的对外发放和使用跟踪，确保其用于合法合规的市场推广和销售活动，并及时反馈使用效果。（二）采购部门1.根据营销部门提交的年度需求计划，负责样品烟、广告品的采购工作。2.选择具有良好信誉和资质的供应商，签订采购合同，确保采购的样品烟、广告品质量符合要求，价格合理。3.负责与供应商沟通协调，跟进采购进度，及时解决采购过程中出现的问题。（三）仓储部门1.负责样品烟、广告品的验收、存储和保管工作。2.对入库的样品烟、广告品进行严格的质量检验和数量核对，确保账实相符。3.按照规定的存储条件和方式，妥善保管样品烟、广告品，定期进行盘点清查，保证其安全完整。4.根据营销部门的发放申请，及时、准确地发放样品烟、广告品，并做好发放记录。（四）财务部门1.负责样品烟、广告品采购费用的审核和报销工作。2.对样品烟、广告品的成本进行核算和管理，确保公司财务数据的准确和完整。3.定期对样品烟、广告品的管理情况进行财务审计和监督，防范财务风险。（五）法务部门1.对样品烟、广告品管理过程中的相关合同、协议等法律文件进行审核，确保其合法合规。2.为样品烟、广告品管理提供法律咨询和支持，处理可能出现的法律纠纷。三、样品烟管理（一）采购1.营销部门应于每年年底前制定下一年度的样品烟需求计划，详细列出所需样品烟的品牌、规格、数量等信息。需求计划应充分考虑市场调研、新品推广、客户拜访等工作的实际需要，并提交至采购部门审核。2.采购部门根据审核后的需求计划，通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应严格按照公司的采购流程和相关规定执行，确保采购的样品烟质量符合国家烟草行业标准及公司要求。3.采购合同应明确样品烟的品牌、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。同时，应约定双方的权利和义务，以及违约责任等内容，以保障合同的顺利履行。（二）验收1.样品烟到货后，仓储部门应及时组织验收。验收人员应包括仓储人员、质量检验人员等，按照采购合同和相关标准对样品烟的数量、规格、质量等进行严格检验。2.数量验收应核对到货的样品烟数量与采购合同一致，确保无短缺或溢余情况。规格验收应检查样品烟的品牌、型号、包装等是否符合合同要求。质量验收应依据国家烟草行业标准和公司内部质量控制要求，对样品烟的外观、口感、香气等进行检验，确保质量合格。3.验收合格的样品烟应及时办理入库手续，填写入库单，详细记录样品烟的入库日期、品牌、规格、数量、供应商等信息。验收不合格的样品烟应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理，并做好相关记录。（三）存储1.仓储部门应设立专门的样品烟存储区域，确保存储环境符合样品烟的保管要求。存储区域应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火等，温度和湿度应控制在适宜范围内。2.样品烟应按照品牌、规格、批次等分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，应建立库存台账，详细记录样品烟的出入库情况，做到账实相符。3.定期对样品烟进行盘点清查，确保库存数量准确。盘点清查应至少每月进行一次，发现账实不符情况应及时查明原因，并进行相应的调整和处理。（四）发放1.营销部门根据市场推广和销售活动的需要，填写样品烟发放申请表，详细说明发放目的、发放对象、品牌、规格、数量等信息，并提交至仓储部门。2.仓储部门收到发放申请表后，应进行审核。审核内容包括发放申请是否符合公司规定的发放范围和用途，发放数量是否合理等。审核通过后，按照申请表上的信息进行发放，并做好发放记录，发放记录应包括发放日期、发放对象、品牌、规格、数量、领用人等信息。3.样品烟发放应遵循"先进先出"的原则，确保库存的合理性和有效性。同时，应要求领用人在发放记录上签字确认，以明确责任。（五）使用跟踪1.营销部门负责对发放的样品烟使用情况进行跟踪。跟踪内容包括样品烟的使用方式、使用效果、客户反馈等信息。2.定期收集样品烟使用效果的反馈信息，分析样品烟在市场推广和销售活动中的作用和影响。根据反馈情况，及时调整样品烟的使用策略和需求计划，提高样品烟的使用效率和效果。3.对于已发放的样品烟，如发现有闲置、浪费或挪作他用等情况，应及时进行调查处理，并采取相应的措施加以纠正。（六）回收1.在市场推广和销售活动结束后，营销部门应及时对剩余的样品烟进行回收。回收的样品烟应妥善保管，并及时交回仓储部门。2.仓储部门对回收的样品烟进行验收，核对数量、规格等信息是否与回收记录一致。验收合格后，办理入库手续，重新纳入库存管理。3.对于因各种原因无法回收的样品烟，营销部门应说明原因，并提交相关证明材料，经审批后进行相应的处理。（七）销毁1.对于因质量问题、过期、损坏等原因无法继续使用或存储的样品烟，以及已完成使命不再需要的样品烟，应按照规定进行销毁处理。2.销毁样品烟应制定详细的销毁计划，明确销毁的时间、地点、方式等信息。销毁计划应报经公司相关部门审批同意后实施。3.销毁过程应进行现场监督，确保样品烟被彻底销毁，防止其流入非法渠道。销毁完成后，应填写销毁记录，详细记录销毁的样品烟品牌、规格、数量、销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。四、广告品管理（一）设计与制作1.营销部门根据市场推广和品牌宣传的需要，提出广告品的设计与制作需求。需求应明确广告品的类型、用途、规格、数量、设计要求等信息。2.营销部门可自行设计广告品，也可委托专业的广告公司进行设计制作。委托设计制作时，应签订委托合同，明确双方的权利和义务，以及广告品的设计制作要求、质量标准、交付时间、费用支付等条款。3.广告品的设计应符合公司品牌形象和宣传策略，内容应真实、合法、准确，不得含有虚假、误导性或违法违规信息。设计初稿完成后，应提交公司相关部门进行审核，审核通过后方可进行制作。（二）采购1.广告品的采购由采购部门负责。采购部门根据营销部门提交的设计制作需求和审核通过的设计稿，选择合适的供应商进行采购。2.在采购广告品时，应与供应商签订采购合同，明确广告品的品牌、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。同时，应要求供应商提供广告品的质量合格证明文件。3.采购过程中，应严格按照公司的采购流程和相关规定执行，确保采购的广告品质量符合要求，价格合理。对于采购金额较大的广告品，应进行招标采购，以降低采购成本。（三）验收1.广告品到货后，仓储部门应及时组织验收。验收人员应包括仓储人员、营销部门相关人员等，按照采购合同和设计制作要求对广告品的数量、规格、质量、外观等进行严格检验。2.数量验收应核对到货的广告品数量与采购合同一致，确保无短缺或溢余情况。规格验收应检查广告品的尺寸、材质、颜色、图案等是否符合设计制作要求。质量验收应检查广告品的印刷质量、装订质量、材质质量等是否合格，有无破损、变形、褪色等问题。3.验收合格的广告品应及时办理入库手续，填写入库单，详细记录广告品的入库日期、品牌、规格、数量、供应商等信息。验收不合格的广告品应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理，并做好相关记录。（四）存储1.仓储部门应设立专门的广告品存储区域，确保存储环境符合广告品的保管要求。存储区域应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火等，避免广告品受到损坏或变质。2.广告品应按照类型、规格、批次等分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，应建立库存台账，详细记录广告品的出入库情况，做到账实相符。3.定期对广告品进行盘点清查，确保库存数量准确。盘点清查应至少每月进行一次，发现账实不符情况应及时查明原因，并进行相应的调整和处理。（五）发放1.营销部门根据市场推广和销售活动的需要，填写广告品发放申请表，详细说明发放目的、发放对象、广告品类型、规格、数量等信息，并提交至仓储部门。2.仓储部门收到发放申请表后，应进行审核。审核内容包括发放申请是否符合公司规定的发放范围和用途，发放数量是否合理等。审核通过后，按照申请表上的信息进行发放，并做好发放记录，发放记录应包括发放日期、发放对象、广告品类型、规格、数量、领用人等信息。3.广告品发放应遵循"按需发放"的原则，确保广告品能够有效用于市场推广和销售活动。同时，应要求领用人在发放记录上签字确认，以明确责任。（六）使用跟踪1.营销部门负责对发放的广告品使用情况进行跟踪。跟踪内容包括广告品的使用方式、使用效果、客户反馈等信息。2.定期收集广告品使用效果的反馈信息，分析广告品在市场推广和销售活动中的作用和影响。根据反馈情况，及时调整广告品的使用策略和需求计划，提高广告品的使用效率和效果。3.对于已发放的广告品，如发现有闲置、浪费或挪作他用等情况，应及时进行调查处理，并采取相应的措施加以纠正。（七）回收1.在市场推广和销售活动结束后，营销部门应及时对剩余的广告品进行回收。回收的广告品应妥善保管，并及时交回仓储部门。2.仓储部门对回收的广告品进行验收，核对数量、规格等信息是否与回收记录一致。验收合格后，办理入库手续，重新纳入库存管理。3.对于因各种原因无法回收的广告品，营销部门应说明原因，并提交相关证明材料，经审批后进行相应的处理。（八）销毁1.对于因质量问题、过期、损坏等原因无法继续使用或存储的广告品，以及已完成使命不再需要的广告品，应按照规定进行销毁处理。2.销毁广告品应制定详细的销毁计划，明确销毁的时间、地点、方式等信息。销毁计划应报经公司相关部门审批同意后实施。3.销毁过程应进行现场监督，确保广告品被彻底销毁，防止其泄露公司机密信息或造成环境污染。销毁完成后，应填写销毁记录，详细记录销毁的广告品类型、规格、数量、销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。五、监督与检查（一）内部审计1.财务部门定期对样品烟、广告品的采购、存储、发放、使用、回收及销毁等环节进行财务审计，检查相关费用的支出是否合理、合规，财务数据是否准确、完整。2.审计人员应深入到各相关部门，查阅相关文件、记录、合同等资料，核实样品烟、广告品的管理情况。对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查1.公司定期组织对样品烟、广告品的管理情况进行全面检查。检查内容包括样品烟、广告品的库存数量、质量状况、存储条件、发放记录、使用效果等方面。2.检查人员应包括营销部门、仓储部门、财务部门等相关人员，按照规定的检查标准和程序进行检查。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.责任部门应针对检查中发现的问题，制定详细的整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。整改完成后，应向公司提交整改报告，经复查合格后方可销号。（三）专项检查1.根据公司管理需要或相关部门的要求，不定期开展对样品烟、广告品管理的专项检查。专项检查可针对某个特定的管理环节或某类问题进行深入调查和分析。2.专项检查应制定专门的检查方案，明确检查的目的、范围、内容、方法和步骤等。检查人员应严格按照检查方案进行检查，确保检查工作的针对性和有效性。3.专项检查结束后，应形成专项检查报告，详细说明检查情况、发现的问题及原因分析、提出的整改建议等内容。公司应根据专项检查报告，及时采取措施加以改进和完善样品烟、广告品的管理工作。六、责任追究（一）违规行为界定1.在样品烟、广告品管理过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照规定制定需求计划、采购计划或发放计划，导致管理混乱的。采购过程中违反公司采购流程和相关规定，存在收受回扣、以次充好等行为的。验收环节把关不