某工程处会计档案管理办法

某工程处会计档案管理办法一、总则1.目的为了加强某工程处会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，充分发挥会计档案在工程处经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合本工程处实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于某工程处及所属各部门的会计档案管理。3.定义会计档案是指工程处进行会计核算等会计业务活动中形成的，记录和反映工程处经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。二、会计档案管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照国家有关规定和本办法的要求，定期对会计档案进行鉴定，提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册。建立会计档案查阅、复制登记制度，严格按照规定办理查阅、复制手续。对会计档案的安全、完整负责，采取必要的防护措施，防止会计档案毁损、散失和泄密。2.档案管理部门职责负责会计档案的接收、保管和提供利用工作。按照规定的保管期限和保管要求，对会计档案进行妥善保管，确保会计档案的安全。协助财务部门做好会计档案的整理、装订和归档工作。按照财务部门提出的销毁意见，组织会计档案的销毁工作，并对销毁过程进行监督。3.其他部门职责各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案的管理工作，及时将本部门涉及的会计资料移交财务部门，确保会计档案的完整。三、会计档案的分类与编号1.会计档案分类会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。财务会计报告类：包括月度、季度、年度财务会计报告，以及会计报表附注、财务情况说明书等。其他会计资料类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.会计档案编号会计档案应按照分类进行编号，编号应具有系统性和唯一性。会计凭证的编号应按照年度和凭证顺序号进行编制，例如：20XX年第X号。会计账簿的编号应按照账簿名称和页码顺序进行编制，例如：总账第X页、明细账第X页等。财务会计报告的编号应按照年度和报告种类进行编制，例如：20XX年度资产负债表、20XX年度利润表等。其他会计资料的编号应按照资料种类和顺序号进行编制，例如：银行存款余额调节表第X号、银行对账单第X号等。四、会计档案的整理与装订1.会计凭证整理与装订每月终了，财务人员应及时将本月的会计凭证进行整理。整理时，应按照凭证编号顺序，剔除金属物，检查凭证的完整性，对破损的凭证应进行修补或粘贴。将整理好的会计凭证按照记账凭证的顺序号排列，附上原始凭证，然后进行装订。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。在装订线上加贴封签，并在封签处加盖财务专用章和装订人员印章。装订后的会计凭证应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、本月共X册、本册是第X册等信息。2.会计账簿整理与装订年度终了，财务人员应将全年的会计账簿进行整理。整理时，应检查账簿的页数是否齐全，编号是否连续，摘要是否清楚，数字是否准确，印章是否齐全等。将整理好的会计账簿按照总账、明细账、日记账等顺序进行排列，然后进行装订。装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度等信息，并在账簿启用表上加盖单位公章、财务专用章和会计人员印章。3.财务会计报告整理与装订年度终了，财务人员应将全年的财务会计报告进行整理。整理时，应检查报告的内容是否完整，数据是否准确，签字盖章是否齐全等。将整理好的财务会计报告按照资产负债表、利润表、现金流量表等顺序进行排列，然后进行装订。装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。在报告封面上注明单位名称、年度、报告种类等信息，并在报告上加盖单位公章、财务专用章和单位负责人印章。4.其他会计资料整理与装订其他会计资料应按照资料种类进行整理，如银行存款余额调节表、银行对账单等应分别装订成册。整理后的其他会计资料应在封面上注明单位名称、资料种类、年度、月份等信息，并加盖财务专用章和装订人员印章。五、会计档案的保管期限1.会计凭证原始凭证、记账凭证和汇总凭证的保管期限为30年。2.会计账簿总账、明细账、日记账的保管期限为30年。固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。辅助账簿的保管期限为30年。3.财务会计报告月度、季度财务会计报告的保管期限为10年。年度财务会计报告的保管期限为永久。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单的保管期限为10年。纳税申报表的保管期限为10年。会计档案移交清册的保管期限为30年。会计档案保管清册、会计档案销毁清册的保管期限为永久。六、会计档案的保管1.保管地点会计档案应存放在专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，确保会计档案的安全。2.保管要求会计档案应分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和利用。会计档案应保持整洁、完好，不得随意涂改、损坏、抽换或销毁。定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理。对磁性介质保存的会计档案，应定期进行复制，防止数据丢失。七、会计档案的查阅与复制1.查阅范围本工程处内部人员因工作需要查阅会计档案时，可查阅与本人工作相关的会计资料。外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，并经工程处负责人批准。2.查阅手续查阅会计档案时，查阅人员应填写《会计档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员姓名等信息，并经财务部门负责人签字同意。查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。3.复制手续如需复制会计档案，查阅人员应填写《会计档案复制申请表》，注明复制内容、用途、复制份数等信息，并经财务部门负责人签字同意。复制会计档案时，应由财务人员负责办理，复制件应加盖财务专用章，并注明"此件与原件一致"字样。4.查阅与复制限制会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，须经工程处负责人批准，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。八、会计档案的销毁1.销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，编造会计档案销毁清册。2.销毁程序会计档案销毁清册应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。经工程处负责人批准后，由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告工程处负责人。3.不得销毁的会计档案保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保