档案管理办法修改稿

档案管理办法修改稿一、总则1.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。3.定义本办法所称档案，是指公司在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。建立健全档案检索系统，便于档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。负责档案的安全保护工作，采取必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案的安全与完整。积极开展档案信息资源的开发利用工作，为公司各项工作提供档案资料支持。组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作。定期将本部门整理好的档案移交公司档案管理部门，并办理交接手续。协助档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案的查询、借阅等。督促本部门员工及时将工作中形成的文件材料交兼职档案员整理归档，确保档案的齐全完整。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、审计报告等。公司各类会议文件、记录、纪要等，包括公司级会议、部门会议、专题会议等。公司各项业务活动中产生的文件，如合同协议、项目计划、工作报告、技术文件、业务报表等。公司行政管理工作中形成的文件，如人事档案、考勤记录、财务报表、办公文件等。公司对外宣传、公关活动中形成的文件，如宣传资料、新闻稿件、活动照片、视频等。公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来文件。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门及员工应及时将工作中形成的文件材料移交兼职档案员，不得积压、延误或私自留存。归档的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料书写。电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定格式存储，并进行必要的备份。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。采用年度机构（部门）保管期限分类法进行整理。首先按年度将档案分开，然后在每个年度内按机构（部门）分类，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。对每份文件进行编号，编制归档文件目录，目录应包含文件编号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。对破损的文件应进行修复，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制或摘抄。四、档案的分类与编号1.分类行政管理类：包括公司组织架构、人事管理、行政管理、财务管理、审计监察等方面的文件。业务管理类：涵盖公司各类业务活动的文件，如市场营销、项目管理、生产管理、质量管理、采购管理、销售管理等。技术研发类：涉及公司技术研发过程中产生的文件，如研发项目计划、技术方案、实验报告、专利申请等。合同协议类：包括公司签订的各类合同、协议、意向书等。党群工作类：如党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的文件。声像档案类：包括照片、录音、录像等资料。实物档案类：如公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等。2.编号档案编号采用"年度+分类代码+顺序号"的结构。年度用四位数字表示，如"2023"。分类代码根据上述分类分别用两位字母表示，例如行政管理类为"XG"，业务管理类为"YW"等。顺序号为每类档案内按归档顺序编制的流水号，用四位数字表示，不足四位的前面补零。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为"2023XG0001"。五、档案的保管1.保管期限划分永久：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司设立、变更、注销的文件，重要的合同协议，年度财务决算等。长期：保存期限为1650年的档案。如一般性业务文件、中期项目资料等。短期：保存期限为15年以下的档案。如一般性的行政文件、临时性业务资料等。2.保管方式档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。档案应按分类顺序上架存放，标识清晰，便于查找。对电子档案应进行定期备份，存储于不同介质，并异地存放，防止数据丢失。3.库房管理档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。严格控制库房的温湿度，温度一般保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。六、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、高效、便捷的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司各项工作提供及时有效的服务。严格遵守档案查阅、借阅制度，履行必要的审批手续。2.查阅程序公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后安排专人协助查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、查阅内容、归还日期等。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘抄的内容。3.借阅程序因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应对所借档案妥善保管，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏。如有违反，应承担相应的责任。借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等，确认无误后办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对拟销毁的档案应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、文号、日期、保管期限等信息。2.销毁《档案销毁清册》经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档保存。八、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.数字化处理对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类存储和备份。电子档案应与纸质档案内容一致，确保其真实性、完整性和可读性。3.信息化系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便