供应商管理办法

供应商管理办法一、总则1.目的为了加强对供应商（服务商）的管理，规范采购行为，确保所采购的物资、服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司所有物资采购、服务外包等涉及供应商（服务商）的活动。3.定义（1）供应商：指向公司提供物资、设备、原材料、零部件等的企业或个人。（2）服务商：指向公司提供各类服务的企业或个人，包括但不限于技术服务、物流服务、维修服务、咨询服务等。二、供应商（服务商）选择与准入1.需求识别各部门根据业务需求，提出物资采购或服务需求，明确规格、数量、质量要求、交付时间等关键信息。2.供应商（服务商）搜索采购部门通过多种渠道搜索潜在供应商（服务商），渠道包括但不限于：（1）互联网搜索、行业目录、专业展会等。（2）供应商推荐、行业协会推荐、合作伙伴推荐等。（3）公司内部历史采购记录、供应商库等。3.初步筛选采购部门根据需求对潜在供应商（服务商）进行初步筛选，主要考虑以下因素：（1）供应商（服务商）的经营范围、生产能力、技术水平等是否与需求匹配。（2）供应商（服务商）的信誉、口碑、经营状况等，可通过查询信用报告、行业评价等方式了解。（3）供应商（服务商）的地理位置、运输便利性等。4.供应商（服务商）调查对于初步筛选合格的供应商（服务商），采购部门组织进行调查，调查内容包括但不限于：（1）实地考察：了解供应商（服务商）的生产经营场所、设备设施、工艺流程等实际情况。（2）资质审查：审核供应商（服务商）的营业执照、生产许可证、资质证书、产品认证等相关资质文件。（3）业绩评估：了解供应商（服务商）过去的业绩情况，包括与哪些客户合作过、提供的产品或服务质量如何等。（4）质量管理体系评估：审查供应商（服务商）的质量管理体系是否健全，是否通过相关质量认证。5.准入审批采购部门将供应商（服务商）调查结果整理成报告，提交给供应商（服务商）管理委员会进行准入审批。管理委员会根据调查情况，综合评估供应商（服务商）是否符合公司要求，决定是否批准其准入。6.供应商（服务商）信息录入经批准准入的供应商（服务商），采购部门将其相关信息录入公司供应商（服务商）管理系统，建立供应商（服务商）档案。档案内容包括供应商（服务商）基本信息、资质文件、业绩情况、合作记录等。三、供应商（服务商）分类与分级管理1.分类管理根据供应商（服务商）提供的物资或服务类型，将其分为不同类别，如原材料供应商、设备供应商、办公用品供应商、技术服务供应商、物流服务供应商等。针对不同类别的供应商（服务商），制定相应的管理策略和重点关注内容。2.分级管理根据供应商（服务商）的综合表现，将其分为不同级别，如A级（优秀）、B级（良好）、C级（合格）、D级（不合格）。分级标准主要考虑以下因素：（1）产品质量：包括产品合格率、退货率、质量投诉情况等。（2）交货期：按时交货率、交货延迟次数等。（3）价格水平：与市场同类产品或服务相比的价格合理性。（4）售后服务：响应速度、解决问题能力、客户满意度等。（5）合作配合度：与公司的沟通协作情况、配合公司项目的积极性等。3.不同级别供应商（服务商）管理措施（1）A级供应商（服务商）：给予更多的合作机会和优惠政策，如优先采购、更高的信用额度、定期表彰等，同时加强与他们的战略合作，共同推动业务发展。（2）B级供应商（服务商）：保持正常合作，定期进行沟通和评估，督促其不断改进提升，鼓励其向A级供应商（服务商）迈进。（3）C级供应商（服务商）：加强监控和管理，要求其制定改进计划，限期整改。如整改后仍无明显改善，考虑减少合作份额或暂停合作。（4）D级供应商（服务商）：立即停止合作，从供应商（服务商）库中剔除，并对其不良行为进行记录，防止再次合作。四、采购合同管理1.合同签订采购部门与选定的供应商（服务商）签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，需经法务部门审核，确保合同合法合规。2.合同执行跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商（服务商）沟通协调，确保供应商（服务商）按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商（服务商）有违约行为，应及时采取措施，要求其纠正，并根据合同约定追究其违约责任。3.合同变更管理在合同执行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商（服务商）协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、双方的权利和义务等。合同变更协议签订前，同样需经法务部门审核。4.合同归档管理采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本归档保存，合同档案应包括合同文本、合同变更协议、往来函件、验收报告等相关资料。合同档案保存期限应符合公司档案管理规定。五、供应商（服务商）绩效评估1.评估指标设定根据供应商（服务商）的分类和分级管理要求，设定相应的绩效评估指标，主要包括以下方面：（1）质量指标：如产品合格率、质量投诉率、退货率等。（2）交货期指标：按时交货率、交货延迟天数等。（3）价格指标：采购价格与市场价格对比、价格波动情况等。（4）服务指标：售后服务响应时间、解决问题时间、客户满意度等。（5）合作指标：合作配合度、信息反馈及时性等。2.评估周期定期对供应商（服务商）进行绩效评估，评估周期可根据实际情况设定，一般为季度或年度。3.评估方法采用定性与定量相结合的评估方法，收集供应商（服务商）的相关数据和信息，如质量检验报告、交货记录、付款凭证、客户反馈等，结合实地考察、问卷调查、面谈等方式，对供应商（服务商）的绩效进行全面评估。4.评估结果应用根据绩效评估结果，对供应商（服务商）进行相应的调整和管理：（1）对于绩效优秀的供应商（服务商），给予奖励和更多的合作机会，如增加采购份额、提供更好的付款条件等。（2）对于绩效未达标的供应商（服务商），发出书面通知，要求其分析原因，制定改进措施，并限期整改。如在规定期限内仍无明显改善，采取警告、减少合作份额、暂停合作等措施。（3）将供应商（服务商）绩效评估结果作为供应商（服务商）分级调整的重要依据，及时更新供应商（服务商）级别。六、供应商（服务商）激励与约束1.激励措施（1）物质激励：对于表现优秀的供应商（服务商），给予奖金、奖品、折扣优惠等物质奖励。（2）精神激励：通过公司内部通报表扬、颁发荣誉证书、公开宣传等方式，对优秀供应商（服务商）进行精神激励，提升其荣誉感和知名度。（3）合作机会激励：在新项目、新业务中，优先考虑与优秀供应商（服务商）合作，给予更多的合作机会，共同拓展市场。2.约束措施（1）合同约束：在采购合同中明确违约责任条款，对供应商（服务商）的违约行为进行约束。如供应商（服务商）未能按时交货、提供的产品质量不合格等，应按照合同约定承担相应的经济赔偿责任。（2）信用约束：建立供应商（服务商）信用档案，记录其不良行为。对于信用不良的供应商（服务商），在公司内部进行通报，并限制其参与公司的采购活动。同时，将其不良信用信息反馈给相关行业协会和信用评级机构，降低其市场信誉。（3）法律约束：对于严重违约或违法违规的供应商（服务商），依法追究其法律责任。通过法律手段维护公司的合法权益。七、供应商（服务商）退出管理1.主动退出供应商（服务商）因自身原因，如经营战略调整、业务转型等，主动提出退出与公司的合作，应提前向公司提交书面申请，说明退出原因和退出时间。公司采购部门收到申请后，与供应商（服务商）进行沟通协商，办理相关退出手续，包括清理债权债务、交接相关资料等。2.被动退出（1）当供应商（服务商）出现以下情况时，公司有权要求其退出合作：严重违反采购合同约定，经多次整改仍无改善。提供的产品或服务质量存在严重问题，给公司造成重大损失。经营状况恶化，无法保证正常供货或服务。有违法违规行为，被相关部门查处。（2）对于被动退出的供应商（服务商），公司采购部门应及时与其终止合作，收回未履行完毕