x集团档案管理制度

x集团档案管理制度一、总则1.目的为加强x集团档案管理，有效地保护和利用档案，提高集团整体管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于x集团总部及所属各子公司、分公司。3.档案定义本制度所称档案是指集团在各项经营、管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、信函、图纸、声像等资料。二、档案管理机构及职责1.集团档案管理部门负责制定和完善集团档案管理制度，并监督执行。集中统一管理集团总部的各类档案，指导和监督所属各单位的档案管理工作。组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。定期对档案管理工作进行检查、评估，提出改进意见和建议。2.各单位档案管理岗位负责本单位档案的日常收集、整理、保管等工作。按照集团档案管理部门的要求，及时将应归档的文件材料移交集团总部，并做好交接记录。积极配合集团档案管理部门开展档案利用工作，为集团各项工作提供档案支持。三、档案的收集与整理1.收集范围集团总部各部门在工作中形成的各类文件、资料、报表等。集团与外部单位签订的合同、协议、意向书等。集团召开的各类会议的文件、记录、纪要等。集团员工的人事档案、培训档案、考核档案等。集团的财务报表、审计报告、税务资料等。集团的工程建设项目、科研项目等相关的文件、图纸、技术资料等。集团的产品样本、宣传资料、广告策划等。其他具有保存价值的文件、资料。2.收集要求各部门和各单位应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。对于重要文件和资料，应实行双套制归档，即同时保存纸质和电子两种版本。收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，不得使用易褪色的书写材料。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。符合文档一体化管理要求，实现纸质档案与电子档案的同步整理。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类。一般分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。编号：对每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于检索。四、档案的鉴定与保管期限1.鉴定组织成立由集团档案管理部门牵头，相关业务部门参与的档案鉴定小组，负责对档案进行定期鉴定。2.鉴定内容档案的真实性、完整性和准确性。档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.保管期限划分永久：凡是反映集团主要职能活动和基本历史面貌的，对集团有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期：凡是反映集团一般工作活动，在较长时间内对集团工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为1650年。短期：凡是反映集团一般工作活动，在较短时间内对集团工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。4.鉴定程序档案管理部门定期将到期档案清理出来，会同相关业务部门进行初步鉴定，提出存毁意见。档案鉴定小组对初步鉴定意见进行审核，形成最终鉴定报告。对确定销毁的档案，编制销毁清册，经集团主管领导批准后，予以销毁。销毁时应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。五、档案的保管1.保管场所集团总部设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。各单位应根据实际情况，设立相对独立的档案保管场所，确保档案安全。2.保管要求档案应分类存放，排列有序，便于查找。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。严格控制档案库房的温度、湿度，确保档案保存环境适宜。3.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。加强对电子档案管理系统的安全防护，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。六、档案的统计1.统计内容档案的数量、种类、保管期限等基本情况。档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作情况。档案的利用情况，包括利用人次、利用档案数量等。2.统计方法档案管理部门应定期对档案进行统计，填写档案统计报表。统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。3.统计分析对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题。根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的措施和建议。七、档案的利用1.利用原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和集团档案管理制度。确保档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄露。方便利用，提高档案利用效率。2.利用范围集团内部各部门因工作需要查阅档案。集团员工因个人事项需要查阅本人人事档案等相关档案。外部单位因工作需要查阅集团档案，须经集团主管领导批准，并办理相关手续。3.利用手续集团内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，须经集团主管领导批准。外部单位查阅档案，应提交单位介绍信和查阅申请表，经集团主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。4.利用方式档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理手续。档案管理人员应做好档案利用记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。八、档案的保密1.保密制度建立健全档案保密制度，明确档案保密责任。对涉及集团机密的档案，应严格按照保密规定进行管理。2.保密措施档案库房应设置保密设施，如门禁系统、监控设备等。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案机密。对查阅和利用机密档案的人员，应进行保密教育，并签订保密协议。3.保密监督集团档案管理部门应定期对档案保密工作进行检查，发现问题及时整改。对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究责任。九、档案信息化建设1.建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。提高档案管理工作的效率和质量，为集团各项工作提供更加便捷的档案服务。2.建设内容档案数字化：对集团现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。档案管理系统开发：开发适合集团档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、检索、利用等功能。安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，确保电子档案的安全存储和传输。3.实施步骤规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。实施阶段：按照规划要求，组织开展档案数字化、系统开发和安全保障体系建设等工作。验收阶段：对档案信息化建设项目进行验收，确保项目达到预期目标。4.运行维护建立档案信息化管理系统运行维护机制，定期对系