公司印章管理制度

公司印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司（以下统称"公司"）。2.适用范围本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章以及其他各类专用章等。二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责办理。因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，报分管领导审批，最后交行政部门办理。行政部门根据审批意见，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章交付申请部门，并办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》。2.印章启用新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经公司法定代表人批准后，方可正式启用。行政部门应将印章启用的相关信息及时通知公司各部门，并在公司内部公告栏进行公示。3.印章废止因公司机构调整、名称变更、业务终止等原因，需要废止印章时，由行政部门负责办理相关手续。行政部门应填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经公司法定代表人批准后，方可废止印章。废止的印章应及时交回行政部门，行政部门应做好印章的回收、销毁等工作。印章销毁时，应至少有两名以上人员在场，并填写《印章销毁登记表》。三、印章的保管1.保管原则公司各类印章应指定专人负责保管，确保印章安全。印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人保管或使用。印章保管人应妥善保管印章，防止印章丢失、被盗、损坏等情况发生。如发现印章丢失或被盗，应立即向行政部门报告，并采取相应的紧急措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。2.保管职责公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章由行政部门、财务部门分别指定专人保管。部门章由各部门负责人指定专人保管。印章保管人应严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，不得擅自扩大印章使用范围或超越审批权限使用印章。每次使用印章后，应及时在《印章使用登记表》上登记盖章日期、盖章内容、盖章份数、批准人等信息。印章保管人应定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完好。如发现印章有损坏或磨损情况，应及时向行政部门报告，申请更换印章。印章保管人离职时，应将所保管的印章交接给指定的接管人，并办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》。交接双方应认真核对印章的数量、规格、用途等信息，确保交接无误。四、印章的使用1.使用流程公司内部使用印章时，由使用人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并经部门负责人签字确认后，报分管领导审批。涉及重大事项或金额较大的用印，需经公司法定代表人批准。审批通过后，使用人将《印章使用申请表》交予印章保管人，印章保管人根据审批意见进行用印，并在《印章使用登记表》上登记相关信息。用印完成后，印章保管人应将印章归还原位，并将《印章使用申请表》存档保管。公司对外使用印章时，除按照上述内部用印流程进行审批外，还需根据具体业务情况，提供相关的合同、协议、文件等资料。用印文件应加盖骑缝章，并确保印章清晰、完整。2.使用范围公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等；法定代表人章用于公司法定代表人授权的相关业务；合同专用章用于公司签订的各类合同；财务专用章用于公司的财务结算、票据开具等；部门章用于各部门内部的文件、通知、报表等。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需在空白文件上加盖印章的，必须经公司法定代表人批准，并在盖章后及时填写文件内容。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印章，但无法按照正常审批流程进行审批时，印章使用人应电话或书面形式向分管领导或公司法定代表人报告，经同意后先使用印章，并在事后及时补办审批手续。对于涉及公司重大利益或法律风险的用印事项，公司法律事务部门应进行审核，并提供法律意见。五、印章的监督与检查1.监督部门公司行政部门负责对印章的保管、使用情况进行监督检查，定期或不定期对印章管理情况进行抽查。公司审计部门负责对印章使用的合规性进行审计监督。2.检查内容印章保管情况：检查印章是否指定专人保管，保管人是否具备相应的资质和能力，印章存放是否安全。印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和审批程序，用印文件是否真实、合法、有效，《印章使用登记表》登记是否完整、准确。印章交接情况：检查印章交接是否按照规定办理手续，交接双方是否认真核对印章的相关信息。3.问题处理对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时发出整改通知，要求相关责任人限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、辞退等处罚。构成犯罪的，