某公司差旅费借支报销管理规定

某公司差旅费借支报销管理规定一、总则1.目的为加强公司差旅费管理，规范差旅费借支及报销行为，合理控制费用支出，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工因公务需要出差产生的差旅费借支及报销。3.基本原则差旅费应遵循勤俭节约、务实高效的原则，严格控制出差人数、天数和费用标准。差旅费的借支和报销应符合公司财务制度及相关法律法规要求，确保费用支出真实、合法、合规。二、差旅费借支管理1.借支流程填写借支申请：员工因公务需要出差，需提前填写《差旅费借支申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差天数、借支金额等信息。部门负责人审批：部门负责人对员工的出差申请进行审核，确认出差事由合理、必要，出差天数和借支金额符合规定后，签署审批意见。财务部门审核：财务部门对借支申请进行财务审核，重点审核借支金额是否合理、是否超出预算、是否有足够的还款来源等。审核通过后，财务负责人签署审批意见。总经理审批：经部门负责人和财务部门审核通过的借支申请，报总经理审批。总经理根据公司实际情况和出差事项的重要性，决定是否批准借支申请及借支金额。借支款项领取：借支申请经总经理批准后，员工凭审批通过的《差旅费借支申请表》到财务部门领取借支款项。财务部门按照审批金额支付借支款项，并做好相关账务处理。2.借支额度员工借支差旅费的额度应根据出差地点、天数、任务等实际情况合理确定，原则上不得超过预计差旅费总额。对于短期出差（一般指5天以内），借支额度一般不超过预计差旅费的80%；对于长期出差（一般指5天以上），借支额度可适当放宽，但最高不得超过预计差旅费的90%。特殊情况需要超出上述借支额度的，需经总经理特别批准。3.借支期限员工借支差旅费后，应在出差归来后及时办理报销手续，冲抵借支款项。借支期限一般不得超过出差归来后的10个工作日。如因特殊原因无法按时报销冲账的，需提前向财务部门说明情况，并办理延期还款手续。延期还款期限最长不得超过1个月。否则，财务部门将从员工工资中扣除相应借支款项。三、差旅费报销管理1.报销凭证要求员工出差期间应妥善保存各类费用支出凭证，包括但不限于机票、火车票、汽车票、住宿费发票、餐饮发票、市内交通费发票等。所有报销凭证应真实、合法、有效，不得伪造、变造。发票应注明公司名称、日期、内容、金额等信息，并加盖发票专用章。对于不符合规定的发票，财务部门有权不予报销。除发票外，其他报销凭证（如行程单、车票等）也应完整、清晰，能够准确反映出差时间、地点、事由等信息。2.报销流程整理报销单据：员工出差归来后，应及时对出差期间的费用支出凭证进行整理、粘贴，按照公司财务部门要求填写《差旅费报销单》，详细注明出差事由、目的地、出差日期、各项费用金额等信息。部门负责人审核：部门负责人对员工的差旅费报销申请进行审核，重点审核出差事由是否真实、费用支出是否合理、报销凭证是否齐全合规等。审核通过后，签署审批意见。财务部门审核：财务部门对报销申请进行财务审核，按照公司差旅费标准对各项费用进行审核，检查报销金额是否超支、计算是否准确等。审核通过后，财务负责人签署审批意见。总经理审批：经部门负责人和财务部门审核通过的报销申请，报总经理审批。总经理根据公司财务状况和出差事项的实际情况，决定是否批准报销申请及报销金额。报销款项支付：报销申请经总经理批准后，财务部门按照审批金额支付报销款项。如借支款项有剩余，财务部门将收回剩余款项；如报销金额超过借支款项，财务部门将补足差额。3.差旅费标准交通费用飞机票：根据出差的紧急程度、目的地等因素，按照公司规定的舱位等级乘坐飞机。原则上，一线城市之间可乘坐经济舱全价票；其他城市之间可根据实际情况选择合适的舱位，但不得乘坐头等舱和商务舱。如因特殊情况需要乘坐头等舱或商务舱的，需经总经理批准。火车票：根据出差的行程和时间安排，合理选择火车车次。原则上，应优先选择动车二等座、高铁二等座，如确实需要乘坐一等座或软卧的，需经部门负责人批准。汽车票：根据实际情况选择合适的汽车班次，确保出行安全和便捷。汽车票报销应提供有效的车票凭证。市内交通费：员工在出差目的地市内乘坐公共交通工具（如公交车、地铁、出租车等）产生的费用，按照实际发生金额报销。乘坐出租车时，应在发票上注明起止地点、事由等信息。如因特殊情况需要乘坐网约车的，应选择正规平台，并确保费用合理。市内交通费实行包干制，具体标准如下：一线城市：每人每天[X]元；二线城市：每人每天[X]元；三线及以下城市：每人每天[X]元。住宿费用根据出差目的地的不同，住宿费用标准分为以下几类：一线城市：每人每天[X]元；二线城市：每人每天[X]元；三线及以下城市：每人每天[X]元。员工应选择经济实惠、安全舒适的住宿酒店，并尽量通过公司协议酒店预订。如因特殊情况无法通过协议酒店预订的，需提前向财务部门说明情况，并在报销时提供相关证明材料。住宿费用应按照实际发生金额报销，但不得超过上述标准。如有超出标准的部分，需经总经理批准后方可报销。餐饮费用餐饮费用实行包干制，具体标准如下：早餐：每人每天[X]元；午餐和晚餐：每人每天[X]元。员工在出差期间应自行解决餐饮问题，如有特殊情况需要招待客户的，应提前向部门负责人报告，并按照公司相关规定办理审批手续。招待客户的餐饮费用应单独报销，不得与个人出差餐饮费用混同。4.特殊情况处理陪同客户出差：如因工作需要陪同客户出差，相关差旅费标准可参照客户级别适当提高，但需经总经理批准。提高后的标准不得超过同类地区正常差旅费标准的[X]%。多人一同出差：多人一同出差且住宿标准相同的情况下，可根据实际情况合并住宿，按照合并后的住宿费总额在标准范围内报销。但需在报销单上注明同住人员名单及房间分配情况。因工作需要改变行程：员工因工作需要改变出差行程的，应及时向部门负责人和财务部门报告，并说明原因。改变行程后的差旅费报销应按照实际发生情况进行审核，确保费用支出合理、合规。四、监督与检查1.公司财务部门负责定期对差旅费借支及报销情况进行检查，重点检查借支额度是否合理、报销凭证是否合规、报销金额是否超标准等。对于发现的问题，及时通知相关部门和人员进行整改。2.公司审计部门负责对差旅费借支及报销情况进行不定期审计，对发现的违规行为按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。3.员工应积极配合公司的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于故意隐瞒事实、提供虚假报销凭证等违规行为，公司将按照相关规定给予严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。五、附则