母子公司管控体系制度汇编之浙江天能集团公司下属子公司采购监控制度

母子公司管控体系制度汇编之浙江天能集团公司下属子公司采购监控制度一、总则（一）目的为加强浙江天能集团公司下属子公司采购活动的监督与管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，维护集团整体利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于浙江天能集团公司下属各子公司的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和集团相关规定。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争，公平公正地对待每一个供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和制约。二、采购监控组织与职责（一）采购监控小组1.各子公司应成立采购监控小组，成员包括财务、审计、法务、采购业务相关人员等。2.采购监控小组设组长一名，由子公司财务负责人担任，负责全面领导和协调采购监控工作。（二）职责分工1.财务部门负责审核采购预算的合理性和资金支付的合规性。对采购成本进行核算和分析，提供成本控制建议。2.审计部门对采购项目进行定期或不定期审计，检查采购程序的执行情况和内部控制的有效性。监督采购合同的签订、履行和变更情况，对发现的问题提出审计意见和建议。3.法务部门审查采购合同的合法性和合规性，防范法律风险。处理采购活动中的法律纠纷和争议。4.采购业务相关人员负责采购项目的具体实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购谈判、合同签订等。配合采购监控小组开展工作，提供相关资料和信息。三、采购预算监控（一）预算编制1.各子公司采购部门应根据年度生产经营计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额、时间等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核，确保预算的合理性和准确性，然后提交子公司管理层审批。3.经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（二）预算执行监控1.采购部门应按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.财务部门应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现并纠正预算执行偏差。3.采购监控小组应对采购预算执行情况进行不定期检查，确保预算执行的严肃性。四、供应商管理监控（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准和程序，明确供应商的资质要求、业绩要求、产品质量要求等。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，如供应商自荐、行业推荐、网络搜索等，并对供应商进行初步筛选。3.对于初步筛选合格的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察和评估，包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务等方面。4.采购部门应根据实地考察和评估结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门应根据供应商评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.采购监控小组应对供应商评价和考核过程进行监督，确保评价和考核结果的客观公正。（三）供应商动态管理1.采购部门应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商档案信息。2.对于供应商的重大变化，如生产经营状况、股权结构、法定代表人等发生变化，采购部门应及时进行调查和评估，并采取相应的措施。3.采购监控小组应对供应商动态管理情况进行监督，确保供应商信息的准确性和及时性。五、采购流程监控（一）采购计划制定1.采购部门应根据生产经营需求和库存状况，制定采购计划，明确采购项目、数量、时间等内容。2.采购计划应经相关部门审核，确保计划的合理性和可行性，然后提交子公司管理层审批。3.采购监控小组应对采购计划制定过程进行监督，确保采购计划符合集团整体利益和子公司实际需求。（二）采购申请审批1.采购部门应根据采购计划，提出采购申请，明确采购项目、数量、规格、预算等内容。2.采购申请应经相关部门审核，如使用部门确认需求、财务部门审核资金预算、技术部门审核技术要求等，然后提交子公司管理层审批。3.采购监控小组应对采购申请审批过程进行监督，确保审批流程的规范和透明。（三）供应商选择与采购谈判1.采购部门应按照供应商选择标准和程序，选择合适的供应商，并组织采购谈判。2.采购谈判应明确采购项目的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，并形成谈判记录。3.采购监控小组应对供应商选择和采购谈判过程进行监督，确保谈判过程的公正公平和谈判结果的合理有效。（四）采购合同签订1.采购部门应根据采购谈判结果，起草采购合同，并提交法务部门审核。2.法务部门应审查采购合同的合法性和合规性，防范法律风险。对于审查通过的采购合同，采购部门应与供应商签订正式合同。3.采购监控小组应对采购合同签订过程进行监督，确保合同签订符合法律法规和集团相关规定。（五）采购合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，采购部门应组织验收。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。4.采购监控小组应对采购合同履行情况进行监督，确保合同履行的顺利进行。（六）采购验收1.采购部门应组织相关人员对采购物资和服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格等方面。2.验收合格的采购物资和服务应办理入库手续，验收不合格的应及时与供应商协商处理。3.采购监控小组应对采购验收过程进行监督，确保验收结果的客观公正。（七）采购付款1.采购部门应根据采购合同约定和验收情况，填写付款申请单，并提交财务部门审核。2.财务部门应审核付款申请单的真实性、合法性和合规性，确保付款金额与采购合同约定一致。3.经财务部门审核通过的付款申请单，应提交子公司管理层审批。审批通过后，财务部门应及时支付货款。4.采购监控小组应对采购付款过程进行监督，确保付款流程的规范和透明。六、采购信息监控（一）信息收集与整理1.采购部门应收集与采购活动相关的信息，包括供应商信息、采购合同信息、采购价格信息、采购验收信息等。2.采购部门应定期对采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告，为采购决策提供依据。（二）信息共享与沟通1.采购部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在各部门之间的共享和沟通。2.采购部门应定期向采购监控小组汇报采购信息，接受监督和指导。3.采购监控小组应及时向子公司管理层反馈采购监控情况，为管理层决策提供参考。七、采购风险管理监控（一）风险识别与评估1.采购部门应识别采购活动中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.采购部门应定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的采购风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如选择多个供应商、签订质量保证协议、建立价格调整机制、加强法律审查等。2.采购监控小组应对采购风险应对措施的执行情况进行监督，确保风险得到有效控制。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监控小组应定期或不定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算执行情况、供应商管理情况、采购流程执行情况、采购信息管理情况、采购风险管理情况等。2.监督检查可以采取现场检查、资料审查、问卷调查、供应商走访等方式进行。（二）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，采购监控小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务，并将整改情况报告采购