待补镇档案管理办法

待补镇档案管理办法一、总则（一）目的为加强待补镇档案管理，有效地保护和利用档案，提高工作效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本镇实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于待补镇机关各部门、各事业单位、各村（居）委会等在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.集中统一管理原则镇档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.维护历史真实原则档案管理应尊重历史事实，如实反映各项工作的发展过程和实际情况。3.方便利用原则档案管理要以方便利用为宗旨，提高档案的利用率，为镇各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构镇设立综合档案室，负责全镇档案的集中统一管理。（二）职责1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本镇档案管理制度并组织实施。负责接收、收集、整理、保管本镇各部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索工具，便于档案的查找利用。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全。积极开发档案信息资源，为镇领导决策、工作查考、经验借鉴等提供档案资料服务。指导和监督本镇各部门、各村（居）委会的档案工作，组织档案业务培训。2.各部门、各村（居）委会档案工作职责明确一名档案工作负责人，负责本部门、本单位档案工作的组织协调和日常管理。按照档案管理要求，做好本部门、本单位文件材料的收集、整理、归档工作，确保归档文件材料的质量。定期向镇综合档案室移交应归档的档案，并办理交接手续。负责本部门、本单位档案的安全保管，积极配合镇综合档案室做好档案的利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本镇工作相关的文件、指示、通知等。2.镇党委、政府形成的各类文件、会议记录、纪要、工作计划、总结、报告等。3.镇各部门在履行职能过程中形成的业务文件、报表、合同、协议、项目资料等。4.镇属事业单位形成的教学、科研、医疗、管理等方面的文件材料。5.各村（居）委会在工作中形成的各类文件、统计报表、会议记录、村规民约等。6.本镇组织开展的重大活动、重要事件形成的文件、照片、录像等资料。7.反映本镇历史沿革、风土人情、文化艺术等方面的资料。（二）收集要求1.各部门、各村（居）委会应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对重要文件材料应收集其底稿、定稿及相关的修改稿、审核意见等，确保档案的原始性和准确性。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。2.对归档文件进行装订、分类、编号、编目等工作，编制归档文件目录。3.归档文件应齐全完整，一式一份，重要文件可适当增加份数。4.照片、录像等声像档案应单独整理，编目编号，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明。5.实物档案应进行登记造册，注明来源、时间、内容等，妥善保管。四、档案的保管（一）保管场所镇综合档案室应具备专门的档案库房，库房应坚固安全，符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等要求。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）保管措施1.建立档案库房管理制度，定期对库房进行检查，确保档案的安全。2.对档案装具进行编号，便于管理和查找。3.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，标识清晰。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。5.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节库房温湿度，保持适宜的环境条件。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、慎重处理的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由镇分管领导任组长，综合档案室工作人员及相关部门业务骨干为成员，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定内容1.根据国家有关规定和本镇实际情况，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.对已到保管期限的档案进行鉴定，审查档案的内容、来源、形式等，判断其是否仍具有保存价值。3.对保管期限变更的档案，及时进行调整。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容，并由档案鉴定工作小组负责人签字确认。3.档案销毁清册报镇分管领导审批后，由综合档案室负责组织实施销毁工作。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在档案销毁清册上签字注明销毁情况。5.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.镇机关各部门因工作需要查阅档案。2.各村（居）委会因工作查考、办理相关事务查阅档案。3.社会组织、个人因合法需要查阅档案。（二）利用手续1.镇机关各部门查阅档案，需填写档案查阅登记表，经本部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.各村（居）委会查阅档案，需填写档案查阅申请表，经村（居）委会负责人签字并加盖公章后，到综合档案室查阅。3.社会组织、个人查阅档案，需持有单位介绍信或个人有效身份证件，填写档案查阅申请表，经镇综合档案室负责人审核同意后，方可查阅。4.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经镇分管领导批准。（三）利用方式1.档案查阅人员应在综合档案室指定的地点查阅档案，查阅时不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室工作人员同意，并按规定办理相关手续。3.档案一般不得外借，确因工作需要外借的，需经镇分管领导批准，并限期归还。归还时，综合档案室工作人员应认真检查档案，确保档案完整无损。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为档案的利用和共享提供便利。（二）主要任务1.建立档案数据库对各类档案进行数字化处理，建立档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的计算机存储和检索。2.档案管理系统建设选用适合本镇档案管理工作的软件系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.按照规划逐步推进档案数字化工作，优先对重要档案和利用率高的档案进行数字化处理。3.加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化操作技能。4.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查主体镇综合档案室负责对全镇档案工作进行日常监督检查，镇纪检监察部门负责对档案管理工作中的违规违纪行为进行监督查处。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作是否符合要求。3.档案信息化建设情况。4.档案利用服务情况。（三）检查方式1.定期检查每年组织一次全镇档案工作的全面检查，对各部门、各村（居）委会的档案工作进行实地检查和评估。2.不定期抽查根据工作需要，对