礼品办公用品管理办法

礼品办公用品管理办法一、总则（一）目的为了加强公司礼品和办公用品的管理，规范采购、使用、保管等流程，合理控制费用，提高资源利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构礼品和办公用品的管理。（三）管理原则1.统一管理原则：礼品和办公用品由公司指定部门统一采购、调配和管理。2.按需领用原则：各部门根据实际工作需要领用礼品和办公用品，避免浪费。3.成本控制原则：在保证工作正常开展的前提下，合理控制采购成本和使用成本。4.规范操作原则：严格按照规定的流程进行采购、验收、入库、领用、盘点等操作。二、职责分工（一）行政部门1.负责礼品和办公用品管理制度的制定、修订和完善。2.汇总各部门礼品和办公用品需求计划，编制年度采购预算。3.统一组织礼品和办公用品的采购工作，选择合格供应商，签订采购合同。4.负责礼品和办公用品的验收、入库、保管和发放工作。5.定期对礼品和办公用品进行盘点，确保账实相符。6.对各部门礼品和办公用品的使用情况进行监督和检查。（二）财务部门1.负责审核礼品和办公用品采购预算，安排采购资金。2.对礼品和办公用品采购、使用等费用进行核算和监督。3.参与礼品和办公用品的盘点工作。（三）各部门1.负责本部门礼品和办公用品需求计划的编制和报送。2.根据工作需要领用礼品和办公用品，并合理使用。3.配合行政部门做好礼品和办公用品的盘点工作。三、礼品管理（一）礼品分类1.商务礼品：用于商务往来、公关活动等，如赠送客户、合作伙伴的礼品。2.员工福利礼品：公司为员工发放的节日礼品、生日礼品等。3.会议礼品：在会议、培训等活动中发放的礼品。（二）礼品采购1.采购计划行政部门每年年底根据公司业务情况和以往礼品使用数据，制定下一年度礼品采购预算草案，报公司领导审批。各部门根据业务活动安排，提前向行政部门提交礼品需求计划，包括礼品类型、数量、预计发放时间等。2.供应商选择行政部门通过多种渠道收集礼品供应商信息，建立供应商名录。对供应商进行评估，包括产品质量、价格、信誉、售后服务等方面，选择合格供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确采购产品规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。3.采购实施行政部门根据审批后的采购预算和各部门需求计划，向供应商下达采购订单。跟踪采购订单执行情况，确保按时、按质、按量到货。（三）礼品验收与入库1.礼品到货后，行政部门会同相关人员按照采购合同要求进行验收。2.验收内容包括礼品的规格、数量、质量、外观等，如发现问题及时与供应商沟通解决。3.验收合格的礼品办理入库手续，填写入库单，注明礼品名称、规格、数量、入库日期等信息。（四）礼品发放1.商务礼品根据业务需要，由相关部门提出申请，经公司领导审批后，行政部门按照规定发放。发放时做好登记工作，记录礼品发放对象、时间、礼品名称、数量等信息。2.员工福利礼品按照公司既定的福利政策，在规定时间发放员工福利礼品。以部门为单位领取，由部门负责人签字确认。3.会议礼品在会议、培训等活动前，行政部门根据活动安排准备好会议礼品。活动现场按照规定发放给参会人员或培训学员。（五）礼品使用记录与反馈1.各部门在使用礼品后，应及时将礼品使用情况反馈给行政部门，包括礼品发放效果、客户或员工反馈等。2.行政部门对礼品使用记录进行整理和分析，为后续礼品采购提供参考依据。四、办公用品管理（一）办公用品分类1.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。2.办公文具：如笔、纸、文件夹、笔记本等。3.办公耗材：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。4.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等。（二）办公用品采购1.采购计划行政部门每月末根据各部门办公用品库存情况和预计使用量，编制下月度办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品名称、规格、数量、预算金额等内容，报公司领导审批。2.采购方式对于常用办公用品，行政部门根据采购计划与选定的供应商签订框架协议，采用定期批量采购的方式。对于临时性、紧急性办公用品需求，可通过零星采购的方式满足，但需办理相关审批手续。3.采购实施行政部门按照审批后的采购计划向供应商下达采购订单，确保办公用品按时到货。采购过程中应严格控制采购成本，选择性价比高的产品。（三）办公用品验收与入库1.办公用品到货后，行政部门组织相关人员进行验收。2.验收内容包括办公用品的规格、型号、数量、质量等，核对无误后办理入库手续。3.对于验收不合格的办公用品，及时与供应商联系退换货。（四）办公用品领用1.各部门根据实际工作需要填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品名称、规格、数量、用途等信息。2.部门负责人审核签字后，到行政部门办公用品仓库领取。3.行政部门按照"先进先出"原则发放办公用品，并做好领用登记工作。（五）办公用品库存管理1.行政部门定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。2.建立办公用品库存预警机制，当库存低于设定的最低库存量时，及时提出采购申请。3.对于长期闲置或损坏无法使用的办公用品，及时进行清理和报废处理。五、费用管理（一）预算管理1.行政部门根据公司业务发展和实际需求，编制礼品和办公用品年度采购预算，报财务部门审核。2.财务部门对采购预算进行综合平衡后，报公司领导审批。3.采购预算一经批准，应严格执行，确需调整的，按规定程序办理审批手续。（二）费用报销1.礼品和办公用品采购费用由行政部门统一办理报销手续。2.报销时应提供合法有效的发票、采购合同、验收单、入库单、领用申请表等相关凭证。3.财务部门按照公司财务制度对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对礼品和办公用品管理情况进行审计，检查采购流程是否合规、库存管理是否规范、费用使用是否合理等