某公司打印与复印操作管理规定

某公司打印与复印操作管理规定一、总则1.目的为了规范公司内部打印与复印操作，提高办公效率，节约办公资源，确保公司文件信息安全，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工及在公司范围内使用打印与复印设备的外来人员。3.职责分工行政部门负责公司打印与复印设备的日常管理、维护和耗材采购。制定打印与复印设备的使用计划，合理安排设备的配置和更新。监督检查各部门打印与复印操作的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。各部门负责人负责本部门员工打印与复印操作的管理和监督，引导员工正确使用设备。根据工作需要，合理控制本部门的打印与复印用量，避免浪费。员工个人严格遵守本规定，爱护打印与复印设备，正确使用设备进行打印与复印操作。节约使用纸张等耗材，减少不必要的打印与复印。二、打印与复印设备管理1.设备配置根据公司各部门的工作需求，合理配置打印与复印设备，包括打印机、复印机、多功能一体机等。设备应放置在便于员工使用且通风良好、干燥的区域，确保设备正常运行。2.设备维护行政部门定期对打印与复印设备进行维护保养，包括清洁设备、检查部件磨损情况、更换耗材等，确保设备性能良好。设备出现故障时，行政部门应及时安排维修人员进行维修，记录故障现象和维修情况，建立设备维修档案。3.耗材管理行政部门负责打印与复印设备耗材（如纸张、墨盒、硒鼓等）的统一采购，选择质量可靠、价格合理的耗材供应商。建立耗材库存管理制度，定期盘点耗材库存，及时补充短缺的耗材，避免因耗材不足影响工作。鼓励员工使用环保型耗材，减少对环境的影响。三、打印与复印操作规范1.打印操作规范文件排版员工在打印文件前，应仔细检查文件排版，确保内容完整、格式正确，避免因排版问题导致重复打印。尽量采用双面排版，减少纸张浪费。对于篇幅较长的文件，可根据实际情况进行适当的分页设置。打印设置根据文件内容和使用需求，合理设置打印参数，如纸张大小、打印份数、打印颜色、打印质量等。如需打印多份文件，应先在打印设置中设置好份数，避免逐份打印造成浪费。打印审批对于重要文件或涉及公司机密的文件，应按照公司相关规定进行打印审批，经批准后方可打印。普通文件的打印，员工应自行负责检查文件内容无误后再进行打印。打印过程打印文件时，员工应在打印机旁等待，及时取走打印好的文件，避免长时间占用打印机。如遇打印故障，应及时联系行政部门或设备维护人员，不得自行拆卸打印机或进行其他违规操作。2.复印操作规范复印文件选择员工应优先选择使用电子文档进行传阅和共享，减少不必要的复印。对于必须复印的文件，应确保文件内容清晰、完整。如需复印多份相同文件，应先整理好文件顺序，避免重复整理浪费时间。复印设置根据文件内容和使用需求，合理设置复印参数，如纸张大小、复印份数、复印颜色、缩放比例等。如需双面复印，应按照设备提示进行正确操作，确保双面复印效果良好。复印过程复印文件时，员工应在复印机旁等待，及时取走复印好的文件，保持复印机周围环境整洁。如遇复印故障，应及时联系行政部门或设备维护人员，不得自行处理。严禁使用复印机复印与工作无关的文件，如个人资料、私人照片等。四、打印与复印用纸管理1.纸张领取各部门根据工作需要，定期到行政部门领取打印与复印用纸。领取时，应填写纸张领取登记表，注明领取日期、部门、领取人、纸张规格和数量等信息。行政部门根据各部门的用纸情况和库存情况，合理发放纸张，避免浪费。2.纸张使用员工应节约使用纸张，充分利用纸张的正反面。对于可使用单面打印或复印的文件，尽量使用单面；对于双面都有内容的文件，可先单面使用，再利用背面进行其他用途。对于废弃纸张，应统一放置在指定的废纸回收箱内，不得随意丢弃。3.纸张回收利用行政部门定期对废纸回收箱内的纸张进行清理和回收，将可利用的纸张进行整理后，用于内部草稿、便签等用途。鼓励员工积极参与纸张回收利用工作，共同营造节约纸张的良好氛围。五、打印与复印费用管理1.费用核算行政部门负责每月对公司的打印与复印费用进行核算，统计各部门的打印与复印用纸量、耗材使用量及相应费用。打印与复印费用的核算依据为设备使用记录、耗材采购发票及纸张领取登记表等相关资料。2.费用分摊根据各部门的打印与复印使用量，将打印与复印费用分摊到各部门。具体分摊方法可根据公司实际情况确定，如按照纸张使用量、设备使用时长等进行分摊。各部门应严格控制本部门的打印与复印费用，如有超支情况，应分析原因并采取措施加以控制。3.费用报销员工因工作需要发生的打印与复印费用，应按照公司财务制度进行报销。报销时，应提供正规发票，并在发票上注明用途、日期、金额等信息。行政部门应定期对员工的打印与复印费用报销情况进行审核，确保报销费用合理合规。六、监督与检查1.定期检查行政部门定期对公司各部门的打印与复印操作情况进行检查，包括设备使用情况、纸张使用情况、费用控制情况等。检查方式可采用实地查看、查阅记录、询问员工等方式，对发现的问题及时进行记录和反馈。2.违规处理对于违反本规定的行为，行政部门将视情节轻重给予相应的处理。对于初次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并责令其立即改正。对于多次违规或情节严重的员工，将给予书面警告，并在公司内部进行通报批评。对于因违规行为造成公司资源浪费或经济损失的员工，将按照公司相关规定要求其承担相应的赔偿责任。3.整改跟踪对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关部门或员工发出整改通知，要求其限期整改。整改期限结束后，行政部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。七、附则1.本规定自