企业供应商管理办法

企业供应商管理办法一、总则1.目的本办法旨在规范公司供应商管理工作，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，同时促进供应商不断提升供应质量和服务水平，实现与供应商的互利共赢。2.适用范围本办法适用于公司所有生产经营活动中涉及的物资采购、服务外包等相关供应商的管理。3.基本原则（1）公平、公正、公开原则：在供应商选择、评价、考核等环节遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的机会。（2）优质优价原则：优先选择质量可靠、价格合理、服务良好的供应商，以实现公司采购成本的合理控制和采购效益的最大化。（3）合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，共同应对市场变化，实现互利共赢、共同发展。二、供应商管理职责分工1.采购部门（1）负责供应商的开发、选择、评估、日常管理及采购合同的签订与执行。（2）收集、整理供应商信息，建立和维护供应商数据库。（3）定期对供应商进行考核评价，根据考核结果提出供应商调整建议。（4）协调与供应商的关系，处理采购过程中的供应商问题和纠纷。2.质量部门（1）参与供应商的评估工作，对供应商提供的物资和服务进行质量检验和监督。（2）负责对供应商产品质量问题进行调查、分析和处理，提出质量改进要求和建议。（3）协助采购部门对供应商的质量保证能力进行评估和审核。3.技术部门（1）提供物资和服务的技术标准和要求，参与供应商的技术评估。（2）协助采购部门和质量部门解决供应商产品在技术方面的问题，提供技术支持。4.财务部门（1）参与供应商的评估工作，对供应商的财务状况进行审查。（2）负责审核采购合同中的付款条款，监督采购款项的支付情况。5.使用部门（1）提供物资和服务的使用需求和反馈意见，参与供应商的评估工作。（2）协助采购部门、质量部门对供应商进行日常管理和考核评价。三、供应商开发1.开发需求分析采购部门根据公司生产经营计划、物资需求预测及现有供应商供应情况，定期分析物资和服务的采购需求，确定需要开发新供应商的物资和服务类别。2.供应商信息收集（1）通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流、专业媒体报道等。（2）收集的信息应包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、服务能力、信誉状况等方面。3.供应商初步筛选（1）采购部门对收集到的供应商信息进行整理和初步筛选，剔除明显不符合公司要求的供应商。（2）对于初步筛选合格的供应商，要求其填写《供应商基本情况调查表》，提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证证书等。4.实地考察（1）对于重要物资和服务的供应商，采购部门组织质量部门、技术部门、使用部门等相关人员对供应商进行实地考察。（2）实地考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、生产设备、检测设备、人员配备等方面，评估其是否具备稳定生产符合公司要求产品和提供优质服务的能力。5.样品测试与试用（1）要求供应商提供样品进行测试，质量部门按照公司相关标准和要求对样品进行检验和测试，评估样品质量是否符合要求。（2）对于部分物资和服务，可安排在公司内部或实际使用场景中进行试用，收集使用部门的反馈意见，进一步验证供应商的产品和服务是否满足公司需求。6.供应商选择决策（1）采购部门根据供应商初步筛选、实地考察、样品测试与试用等情况，编制《供应商评估报告》，提出供应商选择建议。（2）组织采购决策小组对供应商选择建议进行审议，采购决策小组由采购部门负责人、质量部门负责人、技术部门负责人、财务部门负责人、使用部门代表等组成。（3）采购决策小组根据审议结果确定最终入选的供应商，并与供应商签订合作协议或采购合同。四、供应商评估1.评估周期对供应商进行定期评估，每年至少进行一次全面评估；对于新开发的供应商，在合作初期应增加评估频次，如每季度进行一次评估。2.评估指标设定（1）质量指标：包括产品合格率、批次合格率、退货率、质量问题投诉率等。（2）供应指标：包括交货准时率、交货数量准确率、订单响应时间、紧急订单处理能力等。（3）价格指标：包括采购价格合理性、价格波动情况、成本控制能力等。（4）服务指标：包括售后服务质量、技术支持能力、培训服务水平、响应速度等。（5）管理指标：包括质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系认证情况，企业信誉、经营业绩、财务状况等。3.评估方法（1）问卷调查法：向供应商发放《供应商评估调查问卷》，收集供应商在质量、供应、价格、服务、管理等方面的自评信息。（2）数据统计分析法：收集采购部门、质量部门、使用部门等相关部门与供应商合作过程中的数据，如采购数量、交货时间、质量检验数据、退货记录、投诉处理记录等，进行统计分析。（3）现场评审法：对供应商进行现场评审，检查其质量管理体系运行情况、生产现场管理情况、设备维护情况等。（4）综合评分法：根据设定的评估指标及权重，对供应商各项指标进行评分，计算综合得分，评估供应商的整体表现。评估指标权重可根据公司实际情况进行调整，示例权重如下：|评估指标|权重|||||质量指标|40%||供应指标|30%||价格指标|15%||服务指标|10%||管理指标|5%|4.评估流程（1）采购部门制定《供应商评估计划》，明确评估的范围、时间、方法、参与人员等，提前通知供应商准备相关资料。（2）供应商按照要求提交自评报告及相关资料，采购部门收集各相关部门的数据和意见。（3）采购部门组织质量部门、技术部门、使用部门等相关人员对供应商进行现场评审（如有需要），并对收集到的数据和资料进行分析整理。（4）采购部门根据评估结果编制《供应商评估报告》，详细描述供应商在各评估指标方面的表现，提出评估结论和改进建议。（5）将《供应商评估报告》提交采购决策小组审议，采购决策小组根据审议结果确定供应商的评估等级。五、供应商等级划分与管理1.等级划分标准根据供应商评估得分，将供应商划分为优秀供应商、合格供应商、一般供应商和不合格供应商四个等级。具体划分标准如下：|评估等级|评估得分范围|||||优秀供应商|90分及以上||合格供应商|7089分||一般供应商|6069分||不合格供应商|60分以下|2.不同等级供应商管理措施（1）优秀供应商给予一定的政策优惠，如优先采购、增加采购份额、延长付款期限等。建立长期稳定的战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、质量改进、成本控制等方面的合作。定期对优秀供应商进行表彰和奖励，树立标杆，推广优秀经验。（2）合格供应商保持正常的采购合作关系，根据公司采购需求进行采购。加强与供应商的沟通与合作，定期对其进行监督和评估，督促其不断改进和提高。（3）一般供应商减少采购份额，逐步淘汰或寻找替代供应商。要求供应商制定改进计划，限期整改，如在规定时间内无明显改进，终止合作关系。（4）不合格供应商立即停止采购合作，清理出供应商数据库。对已采购的不合格物资和服务，按照合同约定进行处理，如退货、换货、索赔等。分析不合格原因，总结经验教训，防止类似问题再次发生。六、供应商日常管理1.供应商沟通与协调（1）采购部门定期与供应商进行沟通，了解其生产经营状况、产品质量情况、供应能力变化等信息，及时协调解决合作过程中出现的问题。（2）建立供应商沟通机制，通过电话、邮件、会议等方式保持与供应商的密切联系，确保信息传递及时、准确。（3）对于重要供应商，采购部门负责人应定期与其高层进行沟通，加强战略合作关系。2.供应商绩效监控（1）采购部门建立供应商绩效监控台账，记录供应商在质量、供应、价格、服务等方面的绩效数据。（2）定期对供应商绩效数据进行分析，及时发现供应商存在的问题和潜在风险，采取相应的措施进行处理。（3）对于绩效表现不佳的供应商，及时发出书面通知，要求其限期整改，并跟踪整改情况。3.供应商培训与辅导（1）根据供应商需求和公司要求，组织供应商参加相关培训，如质量管理培训、生产工艺培训、安全管理培训等，提升供应商的管理水平和业务能力。（2）对新开发的供应商，安排专人进行辅导，帮助其熟悉公司的采购要求、质量标准、交货流程等，确保其能够顺利开展合作。（3）定期组织供应商交流活动，分享行业经验和最佳实践案例，促进供应商之间的相互学习和共同提高。4.供应商变更管理（1）供应商发生重大变更，如公司名称、法定代表人、经营范围、生产地址、生产工艺、关键设备等变更时，应提前书面通知公司采购部门。（2）采购部门收到供应商变更通知后，组织相关部门对变更事项进行评估，判断是否会对公司采购物资和服务的质量、供应、价格等方面产生影响。（3）如变更可能对公司造成不利影响，采购部门应要求供应商采取相应的措施进行整改或提供替代方案，确保公司利益不受损害。在供应商整改完成并经评估合格后，方可继续合作。七、供应商激励与约束1.激励措施（1）价格激励：对于在价格方面表现优秀的供应商，给予一定的价格优惠或价格补贴，如年度降价、批量折扣等。（2）订单激励：增加优秀供应商的采购订单份额，优先向其下达订单，以鼓励供应商提高供应质量和服务水平。（3）商誉激励：在公司内部宣传优秀供应商的良好表现，提高其在公司内部的知名度和美誉度；对于长期合作且表现突出的供应商，可在公司网站、宣传资料等渠道进行公开宣传，给予商誉激励。（4）培训与技术支持激励：为优秀供应商提供更多的培训机会和技术支持，帮助其提升产品质量和生产技术水平，共同促进企业发展。2.约束措施（1）合同约束：在采购合同中明确双方的权利和义务，以及违约责任，对供应商的行为进行规范和约束。（2）考核约束：严格按照供应商评估办法对供应商进行考核评价，将考核结果与供应商等级划分、采购份额调整、合作关系延续等挂钩，对表现不佳的供应商进行相应的处罚。（3）法律约束：对于违反法律法规、合同约定或损害公司利益的供应商，依法追究其法律责任。八、供应商风险管理1.风险识别与评估（1）采购部门会同相关部门定期对供应商进行风险识别和评估，分析可能影响供应商供应能力和产品质量的风险因素，如市场波动、原材料价格变化、生产设备故障、人员变动、法律法规调整等。（2）根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施（1）对于高风险供应商，采取重点监控、增加备用供应商、签订风险应对协议等措施，降低风险发生时对公司生产经营的影响。（2）对于中风险供应商，加强与供应商的沟通与协调，要求其制定风险应对预案，定期对其进行监督检查，确保风险可控。（3）对于低风险供应商，保持正常的管理和监控，关注风险因素的变化情况，及时调整应对措施。3.风险预警与应急处理（1）建立供应商风险预警机制，设定关键风险指标和预警阈值，当风险指标接近或达到预警阈值