酒店管理-总经理办公室

酒店管理--总经理办公室一、总经理办公室概述总经理办公室是酒店运营的核心枢纽，承担着协助总经理进行酒店整体管理、协调各部门工作、处理日常行政事务以及保障酒店高效运转的重要职责。其工作质量和效率直接影响着酒店的服务水平和经营效益。二、总经理办公室实务（一）文件管理1.文件的收发设立专门的文件收发登记本，对所有iing和outgoing文件进行详细记录。iing文件包括上级部门的各类通知、公函、行业资讯等；outgoing文件涵盖酒店对外发送的报告、信函、合同等。对iing文件，及时进行分类、编号，并根据内容分发给相关部门或人员，确保文件得到及时处理。2.文件的存档建立完善的文件存档系统，按照年份、类别等对文件进行归档。例如，将财务文件归为一类，人事文件归为一类等。定期对存档文件进行整理和备份，防止文件丢失或损坏。同时，确保文件存储环境安全，具备防火、防潮、防虫等措施。3.文件的查阅制定文件查阅制度，明确查阅权限和流程。内部员工因工作需要查阅文件，需填写查阅申请表，经部门负责人签字批准后，在总经理办公室指定地点查阅。对于涉及酒店机密的文件，严格限制查阅范围，查阅人需签署保密协议，确保文件内容不被泄露。（二）会议组织与安排1.酒店例会每周定期组织酒店例会，由总经理主持，各部门负责人参加。会议时间通常安排在周一上午，时长约1.5小时。在例会前，总经理办公室负责收集各部门上周工作总结和本周工作计划，并整理成文档供参会人员参考。会议过程中，认真记录会议内容、决议事项以及各部门提出的问题和建议。会后，及时整理会议纪要，经总经理审核后，发送给各部门负责人，并跟进决议事项的执行情况，确保各项工作按计划推进。2.专项会议根据酒店运营中的实际问题和工作重点，组织召开专项会议。例如，针对酒店营销活动策划召开营销专项会议，针对客户投诉处理召开服务质量专项会议等。在专项会议前，明确会议主题、参会人员范围，并提前通知相关人员做好准备工作。会议中，充分听取各方意见，进行深入讨论，形成针对性的解决方案或决策。会议结束后，同样要及时整理会议纪要，并监督相关部门对决策的落实情况。（三）行政事务处理1.办公用品管理制定办公用品采购计划，根据酒店各部门的实际需求，定期采购办公用品。采购过程中，严格遵循酒店采购流程，选择质量可靠、价格合理的供应商。建立办公用品库存管理制度，对采购回来的办公用品进行分类存放，并做好出入库登记。定期盘点库存，确保办公用品供应充足，同时避免积压浪费。为各部门提供办公用品领用服务，员工领用办公用品时，需填写领用申请表，经部门负责人签字后，到总经理办公室领取。2.车辆管理负责酒店车辆的调度和安排，根据各部门工作需要，合理调配车辆资源。确保车辆使用高效、有序，满足酒店运营和客人接送等需求。建立车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养记录、保险情况等。定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，安全行驶。对驾驶员进行管理和培训，要求驾驶员遵守交通规则，严格执行车辆使用规定，做好车辆清洁和日常检查工作。3.证照管理负责酒店各类证照的办理、年检和保管工作。包括营业执照、税务登记证、卫生许可证、特种行业许可证等。按照相关部门的要求，提前准备好所需材料，及时办理证照的年检手续，确保酒店合法合规经营。同时，妥善保管证照原件，防止丢失或损坏。如有需要借用证照原件，需办理严格的借阅手续，并按时归还。三、总经理办公室各类制度（一）工作流程制度1.文件处理流程iing文件：文件收发员接收文件后，首先进行初步登记，注明文件来源、日期、主题等信息。然后根据文件内容进行分类，对于一般性通知转发给相关部门文员，对于重要文件呈递给总经理或相关分管领导批示。批示后的文件按照领导要求进行传阅或执行，并在文件处理完毕后进行存档。outgoing文件：各部门起草文件后，提交给总经理办公室审核。总经理办公室审核内容包括文件格式、语法、内容准确性等。审核通过后，按照发文流程进行编号、盖章，并发送给接收方。同时，留存一份文件副本进行存档。2.会议组织流程会前准备：确定会议主题、时间、地点、参会人员范围。收集会议相关资料，如汇报材料、讨论议题等。提前通知参会人员会议信息，并准备好会议所需的设备、文具等。会议进行：安排专人负责会议记录，详细记录会议发言内容、讨论结果、决议事项等。会议主持人引导会议进程，确保会议围绕主题进行，充分听取各方意见。会后跟进：及时整理会议纪要，经领导审核后发送给参会人员。对会议决议事项进行责任分解，明确责任部门和完成时间节点。定期跟进决议事项的执行情况，向总经理汇报进展。3.行政事务办理流程办公用品采购：各部门每月初提交办公用品需求清单给总经理办公室。总经理办公室汇总需求后，结合库存情况，制定采购计划。选择供应商进行询价、比价，确定采购方案后签订采购合同。采购回来的办公用品进行验收、入库，并按照领用流程发放给各部门。车辆调度：用车部门提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，提交给总经理办公室。总经理办公室根据车辆使用情况进行调度安排，通知驾驶员做好出车准备。驾驶员出车前检查车辆状况，执行任务后及时归还车辆，并填写车辆使用记录。证照办理与年检：根据证照办理和年检的时间要求，提前梳理所需材料清单。组织相关部门准备材料，提交给相应的审批部门办理。在办理过程中保持与审批部门的沟通，及时补充或修改材料。证照年检时，按照要求在规定时间内完成年检手续，并妥善保管相关文件。（二）人员岗位职责制度1.总经理办公室主任岗位职责全面负责总经理办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协助总经理处理酒店日常事务，协调各部门之间的工作关系，确保酒店各项工作顺利进行。负责组织起草酒店重要文件、报告、总结等，审核以酒店名义发布的各类文件。组织安排酒店各类会议，做好会议记录，跟进会议决议的执行情况。管理酒店行政事务，包括办公用品采购、车辆调度、证照管理等，确保行政工作高效有序。负责与上级主管部门、政府相关部门以及外部合作伙伴的沟通协调，维护酒店良好的外部关系。完成总经理交办的其他临时性工作任务。2.文件收发员岗位职责负责酒店各类文件、信函、包裹等的收发工作，做好详细的登记记录。对iing文件进行及时分类、编号，并根据内容准确分发给相关部门或人员。跟踪文件的传阅和处理情况，确保文件得到及时有效的处理。负责outgoing文件的打印、复印、盖章、封装等工作，并按照规定的流程发送给接收方。定期对文件进行整理和归档，保证文件存储安全、有序，便于查阅。协助总经理办公室其他人员完成相关行政事务工作。3.会议专员岗位职责根据会议安排，提前做好会议场地布置、设备调试等准备工作。负责会议资料的准备和发放，确保参会人员能够及时获取相关资料。在会议过程中，做好会议记录，准确记录会议发言内容、讨论结果、决议事项等。协助会议主持人维持会议秩序，保障会议顺利进行。会议结束后，及时整理会议纪要，经审核后发送给参会人员，并跟进决议事项的执行情况。负责会议室的日常管理，保持会议室整洁卫生，设备完好。4.行政事务专员岗位职责负责办公用品的采购、库存管理和发放工作，定期盘点办公用品库存，确保供应充足。管理酒店车辆，包括调度安排、车辆维护保养、驾驶员管理等工作。办理酒店各类证照的申请、年检、变更等手续，妥善保管证照原件。负责酒店固定资产的登记、清查和管理工作，定期进行盘点，确保资产安全。协助安排酒店员工的培训、活动等后勤保障工作。完成总经理办公室交办的其他行政事务工作。（三）保密制度1.保密范围酒店经营管理信息，包括酒店营销策略、客户资料、财务数据、内部管理流程等。酒店各类文件、档案、会议记录、报告等涉及酒店机密的资料。酒店员工个人信息，如薪酬待遇、工作经历等。酒店在运营过程中获取的外部合作伙伴的机密信息。2.保密措施对涉及酒店机密的文件、资料进行严格的分类管理，标明保密等级。限制机密文件的传阅范围，传阅过程中需进行登记，确保文件不被无关人员接触。加强办公区域的安全管理，设置门禁系统，防止未经授权人员进入。员工在使用计算机、移动存储设备等存储机密信息时，需设置密码保护，并定期更换密码。对于离职员工，要求其归还所有涉及酒店机密的文件、资料，并签订保密协议，禁止其在一定期限内从事与酒店有竞争关系的工作。3.保密责任全体员工均有保密义务，签订保密协议，明确保密责任。对于违反保密制度的行为，视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚。因员工违反保密制度给酒店造成损失的，需承担相应的赔偿责任。（四）考勤制度1.工作时间酒店实行每周[X]天工作制，具体工作时间为[开始时间][结束时间]，中间休息[X]小时。根据酒店实际运营情况，各部门可在不违反总工作时间的前提下，合理安排员工的班次。2.考勤方式采用打卡制度，员工需在规定的上班时间前和下班时间后进行打卡。打卡地点为酒店指定的打卡机。部门负责人负责对本部门员工的出勤情况进行监督和记录。如发现员工未打卡或异常出勤情况，需及时与员工沟通核实，并在考勤记录中注明原因。3.请假制度员工请假需提前填写请假申请表，按照审批权限进行审批。请假[X]天以内（含[X]天）由部门负责人批准；请假[X]天以上至[X]天由分管领导批准；请假[X]天以上由总经理批准。病假需提供医院出具的病假证明。婚假、产假、丧假等按照国家相关法律法规执行，员工需提前提交相关证明材料。未提前请假或未经批准