鑫科集团信息管理制度

鑫科集团信息管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范鑫科集团（以下简称"集团"）的信息管理工作，确保信息的准确性、完整性、及时性和安全性，提高集团运营效率，促进信息资源的有效利用，为集团决策提供有力支持。2.适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司（以下统称"各单位"）的信息管理活动，包括但不限于信息的收集、整理、存储、传输、使用、维护和安全管理等。3.基本原则准确性原则：信息应真实、准确地反映实际情况，避免虚假或误导性信息。完整性原则：涵盖集团运营所需的各类信息，确保无重要信息遗漏。及时性原则：及时收集、处理和传递信息，以满足决策和业务运营的需要。安全性原则：采取必要的措施保护信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。合规性原则：信息管理活动应符合国家法律法规及相关政策要求。二、信息管理组织与职责1.信息管理委员会组成：由集团高层管理人员担任成员，设主任一名，由集团董事长或总经理担任。职责：审议集团信息管理战略、政策和制度。决策重大信息管理项目和资源配置。协调解决信息管理工作中的重大问题。2.信息管理部门设置：集团总部设立信息管理中心，各单位根据实际情况设立相应的信息管理岗位或部门。职责：制定和执行信息管理相关制度和流程。负责信息系统的建设、维护和管理。组织信息的收集、整理、分析和报告。开展信息安全管理工作，保障信息系统和数据安全。提供信息管理方面的技术支持和培训。3.各业务部门职责：负责本部门业务信息的收集、整理和报送。配合信息管理部门开展信息系统的使用和维护工作。遵守集团信息管理相关制度，确保本部门信息安全。三、信息收集与整理1.信息来源内部信息：包括各单位的业务数据、财务报表、工作报告、员工信息等。外部信息：涵盖行业动态、市场数据、政策法规、竞争对手信息等。2.收集渠道内部渠道：通过各单位的日常工作记录、业务系统、会议汇报等方式收集。外部渠道：利用网络媒体、行业协会、政府部门网站、专业数据库、市场调研机构等获取。3.信息收集要求明确收集标准：规定信息的格式、内容要素、时间范围等，确保收集的信息规范统一。确保真实性：收集的信息应经过核实，确保来源可靠，内容真实。及时收集：根据信息的时效性要求，及时启动收集工作，避免信息滞后。4.信息整理分类：按照信息的性质、用途等进行分类，如分为业务信息、财务信息、人事信息等。编码：为便于信息的存储和检索，对重要信息进行编码管理。存储：将整理后的信息存储于合适的信息系统或存储介质中，确保存储安全、易于查找。四、信息存储与管理1.存储方式信息系统存储：利用集团统一的信息管理系统，如企业资源规划（ERP）系统、客户关系管理（CRM）系统等，对各类业务信息进行集中存储和管理。文件存储：对于非结构化的文件信息，如文档、报表、图片等，按照分类存储在指定的文件服务器或存储设备中。数据库存储：建立各类数据库，存储结构化的数据，如财务数据库、客户数据库等，并定期进行备份。2.存储安全访问控制：设置不同的用户权限，限制对信息的访问，只有经过授权的人员才能访问特定信息。数据加密：对重要数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。备份与恢复：定期对信息进行备份，制定备份策略，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。备份数据应存储在异地，以防止本地灾难导致数据丢失。3.存储期限根据信息的重要性和法律法规要求，确定信息的存储期限。一般业务信息存储期限为[X]年，财务信息存储期限为[X]年，涉及法律法规规定的信息按照相关规定执行。期满后，按照规定的程序进行销毁或存档。五、信息传输与共享1.传输方式网络传输：通过集团内部网络、互联网等进行信息的传输，确保传输的稳定性和及时性。移动传输：支持通过移动设备（如手机、平板电脑）进行信息的传输和访问，但应确保移动设备接入的安全性。2.传输安全加密传输：对于敏感信息的传输，采用加密技术，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。身份认证：建立身份认证机制，确保信息传输的双方身份真实可靠。传输监控：对重要信息的传输进行监控，及时发现和处理传输异常情况。3.信息共享共享原则：遵循"授权共享、按需共享"的原则，确保信息共享在合法、合规、安全的前提下进行。共享范围：明确信息共享的对象和范围，包括集团内部各单位之间、集团与合作伙伴之间等。共享流程：信息共享应经过申请、审批、授权等流程，确保共享信息的合法性和安全性。共享信息的接收方应妥善保管和使用共享信息，不得擅自扩大共享范围或泄露给第三方。六、信息使用与分析1.信息使用权限根据员工的工作职责和岗位需求，授予相应的信息使用权限。严禁越权使用信息，确保信息使用的合规性。2.信息使用规范正当使用：信息使用者应将信息用于合法、正当的目的，不得利用信息从事违法违规活动。保密义务：在使用信息过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露涉及集团商业秘密、敏感信息等。记录与审计：对信息的使用情况进行记录，以便进行审计和追溯。3.信息分析分析目的：通过对信息的分析，为集团决策提供支持，帮助识别业务问题、发现市场机会、优化业务流程等。分析方法：采用数据分析工具、统计方法、模型构建等手段，对信息进行深入分析。分析报告：定期或不定期撰写信息分析报告，向集团管理层汇报分析结果和建议，为决策提供依据。七、信息安全管理1.安全策略制定根据国家法律法规和集团实际情况，制定信息安全策略，明确信息安全目标、原则和措施。信息安全策略应涵盖网络安全、数据安全、应用安全、人员安全等方面。2.安全技术措施防火墙：在集团网络边界部署防火墙，阻止非法网络访问，防范网络攻击。入侵检测与防范系统：实时监测网络流量，及时发现和防范入侵行为。防病毒软件：安装防病毒软件，定期更新病毒库，防止病毒感染信息系统和数据。数据脱敏：对于涉及敏感信息的数据，在共享或使用过程中进行脱敏处理，保护数据安全。3.人员安全管理安全培训：定期对员工进行信息安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。安全考核：将信息安全纳入员工绩效考核体系，对违反安全规定的行为进行严肃处理。人员背景审查：在招聘涉及信息管理岗位的人员时，进行严格的背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全意识。4.应急响应应急预案制定：制定信息安全应急预案，明确应急处置流程、责任分工和资源保障等。应急演练：定期组织应急演练，检验应急预案的有效性，提高应急处置能力。事件处理：发生信息安全事件时，应立即启动应急预案，采取措施进行处置，及时报告集团管理层，并配合相关部门进行调查和处理。八、信息管理监督与考核1.监督机制信息管理部门定期对各单位的信息管理工作进行检查和监督，确保信息管理工作符合制度要求。集团内部审计部门不定期对信息管理工作进行审计，重点检查信息安全、信息使用合规性等方面。2.考核指标信息准确性：考核信息录入的准确率、信息更新的及时性等。信息完整性：评估信息收集的全面性、信息存储的完整性等。信息安全性：检查信息系统的安全防护措施、数据备份与恢复情况等。信息使用效率：考察信息分析报告对决策的支持程度、信息共享的及时性等。3.考核方式定期对各单位的信息管理工作进行考核评分，考核结果与绩效挂钩。对于在信息管理工作中表现优秀的单位和个人，给予表彰和奖励；对于违反信息管