广西创新港湾财务电算化管理制度

广西创新港湾财务电算化管理制度一、总则1.目的为了规范广西创新港湾财务电算化工作，提高财务工作效率和质量，加强财务管理，确保财务信息的准确性、及时性和安全性，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于广西创新港湾（以下简称"公司"）财务部门及使用财务电算化系统进行财务核算与管理的相关部门和人员。3.电算化系统定义本制度所指财务电算化系统是利用电子计算机技术对公司财务数据进行集中处理、存储、分析和输出的管理信息系统，包括财务软件及相关的硬件设备、网络设施等。二、岗位设置与职责1.电算主管负责财务电算化系统的整体规划、实施、维护和管理工作，确保系统的正常运行。制定和修订财务电算化管理制度、操作流程和岗位责任制，并监督执行。协调电算化系统与其他业务系统的接口，保障财务数据的顺畅流转。负责电算化系统操作人员的权限设置和管理，定期对操作人员进行培训和考核。对电算化系统的运行情况进行监控和分析，及时处理系统故障和异常情况，定期向上级领导汇报系统运行状况。2.系统管理员负责财务电算化系统的日常维护和管理，包括服务器、数据库、网络设备等硬件设施的维护，确保系统的稳定运行。负责财务软件的安装、升级、数据备份与恢复等工作，保障软件系统的正常使用。协助电算主管设置和调整系统参数，优化系统性能，提高系统运行效率。负责系统安全管理，设置用户权限，防范网络攻击和数据泄露等安全风险，定期进行安全检查和漏洞修复。记录和处理系统运行过程中的各类问题和故障，及时向电算主管汇报，并协助解决问题。3.数据录入员根据审核无误的原始凭证，准确、及时地将财务数据录入到电算化系统中。对录入的数据进行初步核对，确保数据的准确性和完整性，发现错误及时更正。负责财务数据的备份工作，按照规定的时间和方式进行数据备份，并妥善保管备份数据。协助系统管理员进行数据恢复操作，在系统出现故障时，配合完成数据的恢复工作，以保证财务工作的连续性。4.审核记账员对录入员录入的财务数据进行审核，检查数据的合法性、准确性和完整性。审核记账凭证的编制是否符合会计制度和公司财务规定，摘要是否清晰、准确，会计科目使用是否正确，金额计算是否无误等。对审核通过的记账凭证进行记账处理，登记账簿，确保财务数据及时、准确地反映在账簿中。定期对财务账簿和报表进行核对，保证账账相符、账表相符，发现问题及时查找原因并进行调整。5.电算审查员定期对财务电算化系统的运行情况进行审查，检查系统操作是否符合规定的流程和权限。审查财务数据的安全性和保密性，检查数据备份、存储和传输过程中的安全措施是否到位，防止数据泄露和篡改。对电算化系统的内部控制制度进行评价，发现内部控制缺陷及时提出改进建议，并监督整改落实情况。协助电算主管和系统管理员处理系统运行过程中的违规行为和异常情况，确保系统的合规运行。三、财务电算化系统操作流程1.系统初始化电算主管根据公司财务核算和管理要求，组织系统管理员进行系统初始化设置，包括账套建立、会计科目设置、凭证类型设置、外币及汇率设置、人员权限设置等。系统管理员按照初始化方案进行具体的系统操作，设置完成后，由电算主管进行审核确认，确保初始化设置符合公司实际情况和财务制度要求。2.凭证录入数据录入员根据审核无误的原始凭证，在电算化系统中录入记账凭证。录入时应确保凭证内容完整、准确，摘要清晰，会计科目使用正确，金额计算无误。录入完成后，数据录入员应对录入的凭证进行初步核对，无误后提交给审核记账员进行审核。3.凭证审核审核记账员收到数据录入员提交的记账凭证后，按照财务制度和审核要求进行审核。审核内容包括凭证的合法性、准确性、完整性以及会计科目使用的正确性等。对于审核通过的凭证，审核记账员进行记账处理；对于审核不通过的凭证，审核记账员应注明原因，退回数据录入员进行修改。4.记账处理审核记账员对审核通过的记账凭证进行记账操作，系统自动登记账簿，更新相关会计科目的余额和发生额。记账过程中，如出现错误提示，审核记账员应及时查找原因并进行处理，确保记账工作顺利完成。5.期末处理在会计期末，系统管理员按照规定的时间和流程进行期末结账处理。结账前，应确保所有凭证已审核记账，各项业务已处理完毕。结账后，系统自动生成各类财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。审核记账员应对生成的报表进行审核，确保报表数据准确、完整，符合财务制度和公司管理要求。6.数据查询与输出各岗位人员根据工作需要，在授权范围内通过电算化系统查询相关财务数据，并按照规定的格式和要求进行输出。查询和输出的数据应进行备份和妥善保管，以备后续查阅和审计使用。四、财务电算化系统安全管理1.安全制度建立健全财务电算化系统安全管理制度，明确安全责任和安全操作规程，确保系统安全运行。对涉及财务电算化系统的人员进行安全培训，提高安全意识，规范操作行为，防止因人为因素导致安全事故。2.网络安全加强网络安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，及时更新病毒库和系统补丁。严格控制网络访问权限，设置不同级别的用户账号和密码，对重要数据进行加密传输和存储，防止网络攻击和数据泄露。建立网络安全审计机制，记录和监控网络操作日志，对异常操作进行及时预警和处理。3.数据安全定期对财务数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。备份数据应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。建立数据恢复预案，定期进行数据恢复演练，确保在系统出现故障时能够及时、准确地恢复数据，保证财务工作的连续性。严格限制对财务数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和修改数据。对数据的修改操作应进行记录，以便追溯和审计。4.系统安全加强财务电算化系统的安全管理，设置开机密码、登录密码等多层安全防护措施，防止未经授权的人员进入系统。定期对系统进行维护和更新，确保系统软件的稳定性和安全性。在进行系统升级和更新时，应提前做好数据备份和测试工作，防止因系统升级导致数据丢失或系统故障。对系统的安全运行情况进行实时监控，及时发现和处理系统异常情况，确保系统的正常运行。五、财务电算化档案管理1.档案范围财务电算化系统生成的各种电子会计凭证、账簿、报表等财务数据。电算化系统的操作手册、维护手册、用户手册等文档资料。财务软件的安装程序、升级程序、备份数据等相关介质。2.档案存储财务电算化档案应采用电子存储和纸质存储相结合的方式进行保管。电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份；纸质档案应按照档案管理规定进行整理、装订和归档。电子档案的存储应遵循便于检索、备份和保密的原则，建立清晰的目录结构，对不同年度、不同类型的档案进行分类存储。3.档案借阅因工作需要借阅财务电算化档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等信息，经部门负责人和电算主管审批后，方可借阅。借阅人员应按照规定的时间归还档案，不得擅自转借他人或带出公司。借阅期间应妥善保管档案，不得涂改、损坏或丢失档案。档案管理人员应对档案借阅情况进行登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，以便跟踪和查询。4.档案保管期限财务电算化档案的保管期限应按照国家相关法律法规和公司档案管理制度执行。一般情况下，会计凭证、账簿等档案的保管期限为[X]年，财务报表等档案的保管期限为[X]年。超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行销毁处理。销毁前，应编制档案销毁清单，经部门负责人和电算主管审核批准后，由档案管理人员进行销毁，并在销毁清单上签字确认。六、财务电算化系统维护与升级1.日常维护系统管理员负责财务电算化系统的日常维护工作，包括服务器、数据库、网络设备等硬件设施的检查和维护，确保系统的稳定运行。每天定时检查系统运行状态，查看系统日志，及时发现和处理系统异常情况。对系统出现的故障，应及时进行排除，并记录故障发生的时间、现象、原因和处理过程。定期清理系统垃圾文件和临时文件，优化系统性能，提高系统运行效率。2.软件升级电算主管应关注财务软件的升级信息，根据公司业务发展和财务管理要求，及时组织系统管理员进行软件升级。在进行软件升级前，系统管理员应制定详细的升级计划，备份好重要数据，并进行升级测试，确保升级过程顺利进行，不影响系统的正常使用。软件升级完成后，系统管理员应进行全面的功能测试，检查系统各项功能是否正常，如有问题及时进行调整和修复。同时，对操作人员进行培训，使其熟悉新软件的功能和操作方法。3.硬件维护定期对财务电算化系统的硬件设备进行检查和维护，包括服务器、计算机、打印机、存储设备等，确保硬件设备的正常运行。按照硬件设备的使用说明和维护要求，进行硬件设备的清洁、保养、更换零部件等工作。对硬件设备的故障，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。根据公司业务发展和系统运行需要，及时对硬件设备进行升级和更新，以满足系统性能和功能的要求。七、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对财务电算化系统进行审计，检查系统运行的合规性、数据的准确性和安全性、内部控制制度的执行情况等。审计人员通过查阅系统操作记录、财务数据、档案资料等，对电算化系统的各个环节进行审查，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.定期检查电算主管定期组织对财务电算化系统的运行情况进行检查，包括系统操作流程的执行情况、人员权限的设置和使用情况、数据备份和恢复情况等。检查人员应对检查结果进行详细记录，对发现的问题及时进行整改，并将检查情况和整改结果向上