办公设备及低值易耗品管理制度

办公设备及低值易耗品管理制度一、总则1.目的为了加强公司办公设备及低值易耗品的管理，规范采购、使用、维护、报废等流程，提高资产使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公设备及低值易耗品的管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、办公家具、文具、耗材等。3.职责分工行政部门负责办公设备及低值易耗品的采购、验收、入库、发放、调配、维修、报废等日常管理工作。定期对办公设备及低值易耗品进行盘点，确保账实相符。制定办公设备及低值易耗品的配置标准和使用规范，指导各部门合理使用。使用部门负责本部门办公设备及低值易耗品的申购、使用、保管和维护，确保资产的安全和正常使用。配合行政部门做好资产盘点工作，及时反馈资产使用情况和存在的问题。财务部门负责办公设备及低值易耗品采购资金的审核和支付。按照财务制度对办公设备及低值易耗品进行账务处理，定期与行政部门核对账目。二、办公设备管理（一）设备采购1.采购申请各部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》，详细注明设备名称、规格型号、数量、用途、预计金额等信息，并经部门负责人签字确认后提交行政部门。行政部门根据公司实际情况和各部门需求，对采购申请进行审核。对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，需报公司领导审批。2.采购流程经审核通过的采购申请，行政部门负责进行市场调研，选择合适的供应商。在选择供应商时，应综合考虑产品质量、价格、售后服务等因素，确保采购的设备符合公司要求且性价比高。行政部门与选定的供应商签订采购合同，明确设备规格、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。采购合同应报财务部门备案。供应商按照合同约定将设备送达公司，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观、性能等是否与合同一致。验收合格后，填写《办公设备验收单》，由验收人员签字确认。（二）设备配置与发放1.配置标准行政部门根据公司各部门的工作性质和实际需求，制定办公设备的配置标准。配置标准应明确各类设备的配备数量、使用年限等，确保办公设备的合理配置。2.发放流程行政部门根据办公设备的配置标准和各部门的实际需求，对验收合格的设备进行分类、编号，并建立设备台账。按照设备台账，将办公设备发放至各使用部门。发放时，使用部门需指定专人办理领用手续，填写《办公设备领用登记表》，注明设备名称、型号、数量、领用日期、领用人等信息，并签字确认。（三）设备使用与维护1.使用培训行政部门负责组织对新采购的办公设备进行使用培训，确保使用人员熟悉设备的操作方法、性能特点和注意事项。使用人员应严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备设置或进行违规操作。2.日常维护使用部门负责办公设备的日常维护和保养，定期对设备进行清洁、检查、润滑等工作，确保设备正常运行。发现设备故障时，使用人员应及时填写《办公设备维修申请表》，注明设备名称、型号、故障现象、故障原因等信息，并提交行政部门。行政部门根据故障情况，联系专业维修人员进行维修。对于一般性故障，维修人员应在接到维修申请后的[X]个工作日内完成维修；对于复杂故障，应尽快组织维修，并及时向使用部门反馈维修进度。3.设备保养计划行政部门应制定办公设备的年度保养计划，定期对设备进行全面保养和维护。保养计划应包括设备的保养项目、保养时间、保养责任人等内容。通过定期保养，延长设备使用寿命，降低设备故障率。（四）设备调配与借用1.设备调配因工作需要，各部门之间可以进行办公设备的调配。设备调配时，调出部门需填写《办公设备调配申请表》，说明调配原因、设备名称、型号、数量等信息，并经部门负责人签字确认后提交行政部门。行政部门审核通过后，办理设备调配手续，调整设备台账，并通知调入部门和调出部门进行设备交接。2.设备借用公司内部人员因特殊原因需要借用办公设备时，需填写《办公设备借用申请表》，注明借用设备名称、型号、借用时间、借用用途等信息，并经部门负责人和行政部门负责人签字批准后，方可借用。借用人员应妥善保管借用设备，按照规定时间归还。归还时，行政部门应对设备进行检查，如发现设备损坏或丢失，借用人员应照价赔偿。（五）设备报废1.报废条件办公设备符合下列条件之一的，可以申请报废：已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法正常使用的。因技术进步、产品更新换代等原因，现有设备已无法满足工作需要，且无升级改造价值的。设备因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复或修复成本过高的。其他符合报废条件的情况。2.报废申请与审批使用部门填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、设备名称、型号、购置时间、使用情况等信息，并附上设备照片，经部门负责人签字确认后提交行政部门。行政部门对报废申请进行初步审核，核实设备实际情况。对于价值较大的设备报废申请，需组织相关技术人员进行鉴定，并报公司领导审批。3.报废处理经批准报废的办公设备，行政部门负责统一处理。对于有回收价值的设备，可联系专业回收公司进行回收；对于无回收价值的设备，可按照环保要求进行妥善处置。行政部门在设备报废处理后，及时更新设备台账，确保账实相符。三、低值易耗品管理（一）易耗品采购1.采购计划行政部门根据公司各部门的易耗品使用情况和库存状况，定期制定低值易耗品采购计划。采购计划应明确易耗品的种类、规格、数量、采购时间等信息，确保易耗品的合理储备。2.采购流程采购计划经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后，行政部门按照采购计划进行采购。采购过程中，行政部门应选择信誉良好、价格合理的供应商，签订采购合同或协议，并按照合同约定进行验收和付款。（二）易耗品发放1.发放标准行政部门根据公司实际情况和工作需要，制定低值易耗品的发放标准。发放标准应明确各类易耗品的发放数量、发放周期等，确保易耗品的合理使用。2.发放流程各部门根据工作需要，填写《低值易耗品领用申请表》，注明易耗品名称、规格、数量、领用时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交行政部门。行政部门按照发放标准对领用申请进行审核，审核通过后发放低值易耗品。发放时，使用部门需指定专人办理领用手续，填写《低值易耗品领用登记表》，并签字确认。（三）易耗品使用与管理1.使用规范各部门应教育员工合理使用低值易耗品，避免浪费。对于一些可重复使用的低值易耗品，如文件夹、文件袋等，应妥善保管，以便再次使用。2.库存管理行政部门负责低值易耗品的库存管理，定期对库存进行盘点，确保账实相符。盘点过程中，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。3.节约措施公司鼓励各部门采取节约措施，减少低值易耗品的消耗。例如，推广无纸化办公，减少纸张使用；合理设置复印机、打印机等设备的打印、复印参数，降低耗材消耗等。四、盘点与清查1.盘点周期行政部门应定期对办公设备及低值易耗品进行盘点，确保资产安全和账实相符。盘点周期为[X]个月/季度/年度，具体时间由行政部门根据实际情况确定。2.盘点方法盘点采用实地盘点的方法，对办公设备及低值易耗品的数量、规格、型号、使用状况等进行逐一核对。盘点人员应认真填写《办公设备及低值易耗品盘点表》，详细记录盘点结果。盘点结束后，盘点人员和监盘人员需在盘点表上签字确认。3.差异处理如发现盘点结果与设备台账或领用记录存在差异，行政部门应及时查明原因，并填写《办公设备及低值易耗品盘点差异表》，说明差异情况、差异原因及处理建议。对于因保管不善、丢失、损坏等原因造成的资产损失，应按照公司相关规定追究责任人的责任，并进行相应的账务处理。五、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对办公设备及低值易耗品的管理情况进行审计，检查采购、使用、维护、报废等环节是否符合本制度规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常监督行政部门负责对办公设备及低值易耗品的日常管理情况进行监督检查，发现违规行为及时纠正。对于违反本制度规定的部门和个人，将视情节轻重给予相应的处罚。3.考核评价将办公设备及低值易耗品的管理情况纳入各部门的绩效考核体系