广东省档案管理制度

广东省档案管理制度一、总则（一）目的为了加强广东省各类档案的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关档案管理的法律法规及相关规定，结合我省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广东省各级党、政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称"各单位"）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中与规范。2.真实性与完整性原则档案应如实反映各项工作活动的真实面貌，保证档案内容的完整，不遗漏、不篡改。3.服务性原则档案管理工作要以服务单位各项工作为宗旨，积极开发利用档案资源，为单位决策、业务开展等提供有力支持。4.信息化原则积极推进档案管理信息化建设，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构设置1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导等工作。2.各单位档案管理部门各单位应根据工作需要设立专门的档案管理部门或配备专职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等具体工作。规模较小的单位可指定专人负责档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案部门负责人职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责组织、指导和监督本单位各部门的档案工作，协调解决档案工作中的问题。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。参与档案的鉴定、销毁等工作，审核档案管理工作中的重要事项。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编号、编目等基础工作，确保档案整理规范、有序。做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。按照规定进行档案的鉴定、销毁工作，编制档案销毁清册，确保档案销毁过程合法合规。积极开展档案信息资源开发利用工作，为单位提供档案查阅、借阅等服务，根据需要编写档案参考资料。负责档案管理信息化系统的操作与维护，及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确与完整。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各部门职责各部门负责本部门工作中形成文件材料的收集、积累，并按照档案管理要求进行整理，定期向档案管理部门移交。2.形成要求文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署完备，使用耐久性强的书写材料和载体。（二）收集范围1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类涵盖单位的行政事务管理、会议、人事、财务、审计、物资设备管理等各类文件材料。3.业务工作类根据不同行业和单位性质，收集业务工作开展过程中形成的规划、计划、方案、合同、协议、技术文件、业务报表等文件材料。4.科技类包括科研项目立项、研究、试验、鉴定、验收等各个环节产生的文件材料，以及产品设计、工艺、质量控制等方面的资料。5.声像类照片、录音、录像等反映单位重要活动、事件、人物等的声像资料。6.电子文件类各类电子文档、数据库、网页信息等具有保存价值的电子文件。（三）整理方法1.分类标准按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.整理步骤装订：对纸质文件材料进行修整，去除金属物，采用线装或胶装等方式装订。分类：按照分类标准对文件材料进行归类。编号：为每份档案或每组档案赋予唯一的编号，便于管理和查询。编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录清晰准确。四、档案的保管（一）保管场所与设施1.保管场所要求档案保管场所应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的房间，保持适宜的温度和湿度。2.保管设施配备配备必要的档案柜、架、箱等存储设备，以及温湿度调节设备、防火防盗设备、防虫防霉设备等。（二）档案的上架与存放1.上架原则按照档案的类别、保管期限、编号顺序等进行上架排列，便于查找和管理。2.存放要求不同载体的档案应分开存放，纸质档案应竖放，防止挤压变形；电子档案应进行异地备份存储，并定期检查数据的完整性。（三）档案保管期限划分1.永久保管反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。2.定期保管分为30年、10年保管期限。定期保管的档案在保管期限届满后，经鉴定可以销毁的，按照规定程序进行销毁。（四）档案保管状况检查1.定期检查档案管理部门应定期对档案保管状况进行全面检查，一般每年不少于一次，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。2.不定期抽查根据工作需要，对部分档案进行不定期抽查，及时发现并解决档案保管过程中出现的问题。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员以及档案管理人员等组成，负责档案的鉴定工作。2.鉴定标准依据国家有关规定和本单位实际情况，从档案的真实性、完整性、系统性、利用价值等方面进行综合鉴定，确定档案的保管期限和存毁。（二）鉴定程序1.初步鉴定档案管理人员对保管期满的档案进行初步审查，剔除已无保存价值的档案，并提出初步鉴定意见。2.小组审核档案鉴定小组对初步鉴定意见进行审核，形成鉴定报告，明确需销毁档案的清单。3.审批鉴定报告报经单位主管领导审批同意后，方可进行档案销毁工作。（三）销毁程序1.编制销毁清册对拟销毁的档案编制详细的销毁清册，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.实施销毁销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁记录监销人员在销毁清册上签字确认，并注明销毁方式、时间、地点等信息，将销毁清册永久保存。六、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计统计各类档案的数量、种类、载体形式等。2.档案利用情况统计记录档案查阅、借阅的人次、卷次、利用目的等信息。3.档案管理工作统计包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作环节的工作量统计。（二）统计方法与周期1.统计方法采用手工统计与信息化统计相结合的方式，确保统计数据的准确可靠。2.统计周期定期进行统计，一般每年年底对本年度档案管理工作进行全面统计，并形成统计报表。（三）统计报表报送档案管理部门应按时将统计报表报送上级主管部门和档案行政管理部门，同时留存一份作为本单位档案管理工作的重要资料。七、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务优先原则以服务单位工作和社会需求为出发点，积极为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露，确保档案安全。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.出具证明根据利用者需求，档案管理部门可依据档案内容出具档案证明，证明应客观、准确、规范。（三）利用登记与反馈1.利用登记对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还情况等信息。2.利用反馈鼓励利用者对档案利用工作提出意见和建议，档案管理部门应及时整理反馈信息，不断改进档案利用服务工作。八、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集1.形成要求电子文件的形成应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，确保文件格式通用、内容完整、元数据齐全。2.收集范围与纸质档案收集范围相对应，收集各类具有保存价值的电子文件。（二）电子档案的整理与归档1.整理方法按照电子档案的分类方案进行分类整理，对电子文件的元数据进行规范录入，确保电子档案信息的准确与完整。2.归档要求电子档案应定期归档，归档时应确保电子文件的真实性、完整性和可读性，采用在线存储或离线存储等方式进行保存，并做好备份。（三）电子档案的保管与利用1.保管要求建立电子档案保管系统，对电子档案进行安全存储，定期进行数据备份和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。2.利用方式利用者可通过网络远程查阅或在档案管理部门指定的计算机上查阅电子档案，档案管理部门应提供必要的技术支持和安全保障。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门自查档案管理部门定期对本部门档案管理工作进行自查，及时发现问题并进行整改。2.单位内部审计监督单位内部审计部门定期对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案保管与利用情况等，提出审计意见和建议。（二）外部监督1.档案行政管理部门监督检查各级档案行政管理部门定期对本行政区域内各单位的档案管理工作进行监督检查，对违反档案管理法律法规的行为依法进行查处。2.上级主管部门监督指导各单位上级主管部门对所属单