中煤第六十八工程处会计档案管理办法

中煤第六十八工程处会计档案管理办法第一章总则第一条目的为了加强中煤第六十八工程处（以下简称"工程处"）会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等有关规定，结合工程处实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于工程处及所属各项目、部门的会计档案管理工作。第三条定义会计档案是指工程处进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第四条管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案的真实、完整、有效和安全。第二章会计档案管理职责第五条财务部门职责1.负责会计档案的整理、装订、归档和保管工作，按照国家有关规定定期将会计档案移交档案管理部门。2.建立健全会计档案管理制度，明确会计档案管理流程和要求。3.配合档案管理部门做好会计档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。4.对会计档案的保管期限、销毁等情况进行记录和跟踪，确保会计档案管理符合规定。第六条档案管理部门职责1.接收财务部门移交的会计档案，进行统一保管，并建立会计档案保管清册。2.制定档案库房管理制度，确保会计档案存放环境安全、整洁，防止会计档案受损、丢失。3.按照规定的程序和要求，办理会计档案的查阅、借阅等手续，对查阅、借阅情况进行登记。4.负责会计档案的鉴定和销毁工作，提出销毁意见并组织实施。第七条其他部门职责各部门应协助财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作，及时将涉及财务事项的文件、资料等移交财务部门归档。第三章会计档案的内容及分类第八条会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为记账依据的凭证。第九条会计账簿1.总账：按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账：按照明细分类账户分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账：按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。第十条财务会计报告1.月度财务会计报告：反映工程处月度财务状况和经营成果的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告：在月度财务会计报告基础上编制的，反映工程处季度财务状况和经营成果的报告。3.半年度财务会计报告：对上半年工程处财务状况和经营成果进行总结的报告。4.年度财务会计报告：全面反映工程处年度财务状况、经营成果和现金流量等情况的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。第十一条其他会计资料1.银行存款余额调节表：核对银行存款日记账与银行对账单余额差异，说明未达账项情况的表格。2.银行对账单：银行出具的反映工程处银行账户收支情况的对账单。3.纳税申报表：工程处向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册：记录会计档案移交情况的清单，包括移交时间、移交内容、交接双方等信息。5.会计档案保管清册：详细记录会计档案保管情况的清册，包括档案名称、形成时间、保管期限等。6.会计档案销毁清册：记载会计档案销毁情况的清册，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、批准人等。第四章会计档案的整理与归档第十二条整理要求1.会计凭证应按照编号顺序排列，原始凭证应粘贴整齐，折叠规范，与记账凭证一同装订。2.会计账簿应按照总账、明细账、日记账等分类整理，每本账簿应加装封面、封底，并在封面上注明账簿名称、年度、册数等信息。3.财务会计报告应按照月度、季度、半年度、年度分类整理，每份报告应加盖单位公章，并注明报告所属期间。4.其他会计资料应按照类别分别整理，同类资料应按照时间顺序排列。第十三条装订要求1.会计凭证应使用统一规格的装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.装订线应在凭证左上角，装订后应在装订处加盖装订人员印章。3.会计账簿装订时，应在账簿的左侧装订，装订应牢固、平整。第十四条归档要求1.财务部门应在会计年度终了后，及时将整理好的会计档案移交档案管理部门。2.移交时，应填写会计档案移交清册，一式两份，交接双方各执一份。3.档案管理部门应按照档案管理的有关规定，对接收的会计档案进行分类、编号、上架保管，并建立会计档案保管清册。第五章会计档案的保管第十五条保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。1.会计凭证、会计账簿（除固定资产卡片外）保管期限为30年。2.固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告、其他会计资料中，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。第十六条保管方式1.纸质会计档案应存放在专用的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。备份存储介质应与原存储介质分开存放，异地保管。3.档案管理部门应建立会计档案借阅登记制度，对会计档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间等。第十七条库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。2.档案管理人员应定期对会计档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。3.对损坏或变质的会计档案，应及时进行修复或复制，确保会计档案的完整性。第六章会计档案的查阅与借阅第十八条查阅要求1.本单位人员查阅会计档案，应填写查阅申请表，经财务部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。3.查阅人员如需复印会计档案，应经档案管理部门负责人批准，并登记复印内容、数量等信息。第十九条借阅要求1.外单位人员查阅或借阅会计档案，应持有单位介绍信，经工程处负责人批准后，方可查阅或借阅。2.借阅会计档案时，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅理由、借阅期限等信息，并经财务部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅人应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得擅自将会计档案带出单位。归还时，档案管理人员应认真核对，确保会计档案完整无损。第七章会计档案的鉴定与销毁第二十条鉴定组织工程处应成立会计档案鉴定工作小组，由财务部门、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对达到保管期限的会计档案进行鉴定。第二十一条鉴定程序1.会计档案鉴定工作小组应定期对已到保管期限的会计档案进行清查，逐一核对档案内容，确定是否仍需继续保存。2.对于仍有保存价值的会计档案，应重新划定保管期限；对于无保存价值的会计档案，应提出销毁意见。3.会计档案鉴定工作小组应形成会计档案鉴定意见书，注明鉴定结果和销毁意见，报工程处负责人批准。第二十二条销毁程序1.经批准销毁的会计档案，档案管理部门应编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.会计档案销毁清册应经财务部门和档案管理部门负责人审核，并报工程处负责人批准。3.销毁会计档案时，应由财务部门、档案管理部门及相关业务部门人员共同监销。监销人员应在销毁前对会计档案进行清点核对，销毁后应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告工程处负责人。第二十三条特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。2.单独抽出立卷或转存的会