电广传媒-内控管理流程与制度

电广传媒-内控管理流程与制度一、引言电广传媒作为一家在传媒领域具有重要影响力的企业，建立健全内控管理流程与制度对于保障公司的稳健运营、防范风险、提升管理效率至关重要。本文档旨在详细阐述电广传媒的内控管理流程与制度，涵盖各个关键环节，为公司的规范化运作提供有力支撑。二、内控管理目标1.确保财务报告的真实性和准确性通过完善的财务流程和内部控制措施，保证公司财务报表能够真实、完整地反映公司的财务状况和经营成果，为投资者、监管机构等提供可靠的决策依据。2.有效防范经营风险识别、评估和应对公司在经营过程中面临的各种风险，如市场风险、信用风险、操作风险等，降低风险对公司造成的损失，保障公司业务的持续稳定发展。3.提高运营效率和效果优化公司内部各项业务流程，消除不必要的环节和浪费，提高资源配置效率，确保公司的战略目标能够得以有效实现。4.确保法律法规和公司规章制度的遵循使公司的各项经营活动符合国家法律法规以及公司内部制定的各项规章制度要求，避免因违规行为导致的法律风险和声誉损失。三、内控管理组织架构1.董事会作为公司的决策机构，负责审批公司的重大战略、内控政策和制度，监督管理层对内部控制的执行情况，对公司的内部控制体系的有效性承担最终责任。2.管理层负责组织实施董事会批准的内控政策和制度，制定具体的内控措施和流程，确保公司日常运营活动符合内部控制要求，并定期向董事会汇报内控执行情况。3.内部审计部门独立于其他业务部门，负责对公司内部控制制度的执行情况进行监督、检查和评价，发现内部控制缺陷并提出改进建议，跟踪整改措施的落实情况。4.各业务部门是内部控制的具体执行主体，负责本部门业务流程的合规操作和风险防控，按照公司的内控要求开展各项经营活动，并及时反馈内控执行过程中遇到的问题。四、内控管理流程与制度细则（一）预算管理流程1.预算编制每年末，各业务部门根据公司战略目标和本部门业务规划，提出下一年度的预算草案，包括收入、成本、费用、资本性支出等项目。财务部门对各部门提交的预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体财务状况和资金安排，形成公司年度预算初稿。预算初稿提交管理层审议，经修改完善后报董事会审批。2.预算执行各部门严格按照批准的预算执行，将预算指标分解到具体的业务活动和责任人，确保预算的有效执行。财务部门负责对预算执行情况进行监控，定期对比实际执行数据与预算指标，及时发现偏差并进行分析。3.预算调整如遇市场环境重大变化、公司战略调整等原因导致原预算无法执行，各部门可提出预算调整申请。申请经部门负责人、财务部门审核，管理层审批后进行预算调整，确保预算始终与公司实际经营情况相适应。4.预算考核年末，财务部门会同人力资源部门对各部门的预算执行情况进行考核评价。考核结果与部门绩效挂钩，对预算执行良好的部门给予奖励，对未完成预算任务的部门进行相应处罚，激励各部门积极落实预算管理要求。（二）资金管理流程1.资金计划各部门每月末根据业务需求编制次月资金使用计划，包括采购付款、费用报销、投资支出等项目。财务部门汇总审核各部门资金使用计划，结合公司资金状况和资金预算，编制公司月度资金计划。月度资金计划报管理层审批后执行，确保资金的合理安排和有效使用。2.资金收付所有资金收付业务必须严格按照公司财务制度和审批流程办理。付款申请需经业务部门负责人、财务审核、管理层审批后，由财务部门办理资金支付手续。收款业务应及时入账，确保资金安全回笼。财务部门定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，保证账实相符。3.资金监控财务部门实时监控公司资金流动情况，关注资金余额变化、资金使用进度等，及时发现异常情况并向管理层报告。定期对公司资金状况进行分析，评估资金使用效率，为公司资金决策提供依据，合理安排资金，优化资金配置。4.资金风险管理识别、评估资金管理过程中可能面临的风险，如资金短缺风险、资金安全风险等。针对风险制定相应的防控措施，如预留一定的资金储备、加强资金安全管理、优化资金结算方式等，降低资金风险对公司的影响。（三）资产管理流程1.资产购置各部门根据业务需要提出资产购置申请，详细说明资产的名称、规格、数量、用途、预计价格等信息。申请经部门负责人、财务部门审核资金预算和资产必要性后，报管理层审批。采购部门按照审批后的采购申请进行资产采购，严格遵循采购流程，确保采购过程的合规性和资产质量。2.资产验收资产到货后，由采购部门、使用部门和财务部门共同进行验收。使用部门负责检查资产的数量、规格、质量等是否符合采购合同要求，财务部门核对资产价格、发票等是否合规。验收合格后，办理资产入库手续，填写资产验收单，作为资产入账的依据。3.资产使用与保管资产分配到各使用部门后，明确资产保管责任人，制定资产使用管理制度，确保资产的安全、正常使用。使用部门定期对资产进行清查盘点，发现资产损坏、丢失等情况及时报告，并查明原因进行处理。财务部门建立资产台账，记录资产的购置、使用、变动等情况，定期与实物资产进行核对，保证账实相符。4.资产处置资产因闲置、报废等原因需要处置时，由使用部门提出处置申请，说明处置原因、资产状况等。财务部门审核资产账面价值及处置方式的合理性，报管理层审批。按照审批意见进行资产处置，处置收入及时入账，处置过程中涉及的资产核销等手续由财务部门办理。（四）销售与收款管理流程1.销售合同签订业务部门与客户洽谈销售业务，达成意向后起草销售合同。销售合同应明确产品或服务的名称、数量、价格、交货期、付款方式等条款。销售合同经业务部门负责人、法务部门审核合同条款的合法性、合规性后，报管理层审批。审批通过后，与客户签订正式销售合同，并及时将合同副本送交财务部门备案。2.销售发货业务部门根据销售合同安排生产或备货，通知仓库发货。仓库发货时核对发货数量、规格等与销售合同一致，开具发货单。发货单经业务部门负责人签字确认后，一联留存仓库，一联交财务部门作为确认收入的依据，一联交客户。3.销售收入确认财务部门根据销售合同、发货单等相关资料，按照会计准则的规定确认销售收入。定期核对销售收入与销售合同、发货记录等是否一致，确保收入确认的准确性。4.应收账款管理财务部门建立应收账款台账，记录客户的欠款金额、账龄、信用状况等信息。定期对应收账款进行账龄分析，对逾期账款及时提醒业务部门催收。业务部门负责应收账款的催收工作，对于长期拖欠账款的客户，采取相应的催款措施，必要时通过法律手段维护公司权益。（五）采购与付款管理流程1.采购申请各部门根据业务需求和库存情况，提出采购申请，注明采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。采购申请经部门负责人审批后提交采购部门。2.供应商选择与采购合同签订采购部门对供应商进行调查、评估，选择合格的供应商。与选定的供应商洽谈采购价格、交货期、质量标准等条款，起草采购合同。采购合同经采购部门负责人、法务部门审核后，报管理层审批。审批通过后与供应商签订采购合同，并将合同副本送交财务部门备案。3.采购验收与入库采购物资到货前，采购部门通知使用部门和仓库做好验收准备。物资到货后，按照采购合同要求进行验收，验收合格后办理入库手续，填写入库单。入库单经仓库管理人员、使用部门负责人签字确认后，一联留存仓库，一联交财务部门作为付款的依据。4.采购付款采购部门根据采购合同和入库单，在规定的付款期限内提交付款申请。付款申请经采购部门负责人、财务部门审核发票真实性、采购业务真实性及付款金额准确性后，报管理层审批。财务部门根据审批后的付款申请办理资金支付手续，确保采购付款的合规性和准确性。（六）成本费用管理流程1.成本费用预算编制各部门按照公司预算管理要求，结合本部门业务特点和历史数据，编制本部门成本费用预算草案。成本费用预算草案包括生产成本、销售费用、管理费用、财务费用等项目的明细预算。财务部门汇总审核各部门成本费用预算草案，形成公司年度成本费用预算初稿，报管理层审议后报董事会审批。2.成本费用核算财务部门按照成本核算方法，对公司各项成本费用进行准确核算。生产成本根据产品生产过程中的直接材料、直接人工、制造费用等进行归集和分配；销售费用、管理费用、财务费用按照费用性质和发生部门进行明细核算。定期编制成本费用报表，反映公司成本费用的发生情况和构成，为成本费用分析和控制提供数据支持。3.成本费用控制各部门严格按照批准的成本费用预算控制各项费用支出，不得超预算开支。财务部门定期对成本费用执行情况进行监控，对比实际发生额与预算指标，分析差异原因。对于超预算的成本费用支出，业务部门需说明原因并提出改进措施，经管理层审批后执行。4.成本费用分析与考核定期对公司成本费用进行分析，找出成本费用变动的原因和影响因素，评估成本费用控制效果。财务部门会同人力资源部门根据成本费用分析结果，对各部门成本费用控制情况进行考核评价。考核结果与部门绩效挂钩，激励各部门加强成本费用管理，降低公司运营成本。（七）合同管理流程1.合同起草与审核业务部门根据业务需要起草合同文本，确保合同条款完整、准确、合法，明确双方的权利和义务。合同文本初稿提交法务部门审核，法务部门重点审查合同条款的合法性、合规性以及潜在的法律风险。财务部门审核合同中涉及的财务条款，如付款方式、结算周期、价格条款等，确保合同财务风险可控。审核意见反馈给业务部门，业务部门对合同进行修改完善后，报管理层审批。2.合同签订与执行合同经管理层审批通过后，由授权代表与对方签订正式合同。合同签订后，业务部门负责组织合同的执行，确保双方按照合同约定履行各自的义务。财务部门根据合同条款，跟踪合同执行过程中的资金收付情况，及时提醒相关部门按照合同约定进行操作。3.合同变更与终止如合同执行过程中需要变更合同条款，业务部门应提出变更申请，说明变更原因和具体内容。变更申请经法务部门、财务部门审核，管理层审批后，与对方协商签订合同变更协议。合同终止时，业务部门应及时通知相关部门办理终止手续，清理合同执行情况，财务部门核对相关账目，确保合同终止后的财务处理准确无误。4.合同归档与保管合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件整理归档，确保合同资料的完整性和可查性。定期对合同档案进行检查和清理，防止合同丢失或损坏。合同保管期限按照公司档案管理制度执行，期满后按照规定进行销毁或存档。（八）信息系统管理流程1.系统规划与建设根据公司业务发展需求和战略目标，由信息技术部门牵头制定信息系统建设规划。规划内容包括系统功能需求、技术架构、实施进度、预算安排等，报管理层审批。按照审批后的规划进行信息系统的选型、采购、开发或定制建设工作，确保系统能够满足公司业务运营和管理的需要。2.系统运维与管理信息技术部门负责信息系统的日常运维工作，包括系统监控、故障排除、数据备份与恢复等。建立系统运维管理制度，规范运维操作流程，确保系统的稳定运行。定期对系统进行性能评估和优化，提高系统运行效率。加强信息系统安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。制定系统安全应急预案，应对可能出现的安全事件。3.系统数据管理明确信息系统数据的录入、审核、存储、使用等流程，确保数据的准确性、完整性和及时性。定期对系统数据进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。建立数据恢复测试机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。对系统数据进行分析和挖掘，为公司决策提供数据支持。如利用数据分析评估业务绩效、预测市场趋势等。4.系统变更管理信息系统需要进行变更时，由业务部门或信息技术部门提出变更申请，说明变更原因、内容和影响范围。变更申请经相关部门评估和审核，包括业务影响评估、技术可行性评估、安全风险评估等。审核通过后，制定变更计划并进行实施。变更实施过程中进行严格的测试，确保变更后的系统功能正常、数据准确无误。变更完成后，对变更效果进行评估和总结。五、内控监督与评价1.内部审计监督内部审计部门定期对公司内部控制制度的执行情况进行全面审计，审查各项业务流程是否合规、有效。通过审计发现内部控制存在的缺陷和问题，提出改进建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。内部审计报告向管理层和董事会汇报，为公司完善内部控制提供依据。2.管理层自我评估管理层定期组织对公司内部控制体系的自我评估，检查内部控制目标的实现情况。各业务部门负责人对本部门内部控制执行情况进行自查，及时发现并纠正本部门存在的问题。管理层根据自我评估结果，总结经验教训，采取针对性措施不断优化内部控制体系。3.外部审计评价聘请外部会计师事务所对公司财务报表进行审计的同时，对公司内部控制的有效性进行评价。外部审计机构按照相关审计准则和规范，对公司内部控制进行独立审计，并出具审计意见。公司根据外部审计意见，进一步完善内部控制制度，提高内部控制水平。六、内控缺陷的认定与整改1.内控缺陷的认定标准制定明确的内控缺陷认定标准，根据缺陷对财务报告、经营管理和合规性的影响程度，将内控缺陷分