礼品管理制度

礼品管理制度一、总则（一）目的为规范公司礼品管理，确保礼品使用的合理性、规范性和效益性，提升公司形象，加强与客户、合作伙伴及员工的沟通与联系，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司在业务往来、商务活动、员工福利等方面涉及礼品的管理。

（三）礼品管理原则1.合规性原则：礼品的采购、赠送等活动应符合国家法律法规及公司相关规定。2.必要性原则：根据业务需求和实际情况，合理确定礼品的赠送对象、时机和数量，避免不必要的浪费。3.适度性原则：礼品的价值应与公司业务规模、客户层次及活动性质相匹配，避免过度赠送或赠送价值过高的礼品。4.实用性原则：优先选择具有一定实用价值的礼品，提高礼品的使用效果和接受度。5.登记备案原则：对礼品的采购、发放、使用等情况进行详细登记和备案，便于监督和管理。

二、礼品分类与标准（一）礼品分类1.商务礼品：用于公司与客户、合作伙伴之间的商务往来，增进合作关系，促进业务发展。2.员工福利礼品：为员工提供的节日礼品、生日礼品、团队活动礼品等，体现公司对员工的关怀。3.促销礼品：在公司产品促销活动中赠送的礼品，吸引客户购买公司产品。4.会议礼品：在公司组织的各类会议、培训等活动中发放的礼品，用于纪念和感谢参会人员。

（二）礼品标准1.商务礼品根据客户重要程度、合作项目规模等因素确定礼品价值范围，一般每件礼品价值不超过[X]元。礼品应体现公司品牌形象和企业文化，具有一定的档次和品质。2.员工福利礼品节日礼品（如春节、中秋节等）：人均价值不超过[X]元，可选择食品、生活用品等。生日礼品：人均价值不超过[X]元，可选择有纪念意义的小礼品。团队活动礼品：根据活动性质和参与人数确定礼品预算，一般人均不超过[X]元，可选择运动器材、户外用品等。3.促销礼品根据促销活动的目标和成本预算确定礼品价值，一般每件礼品价值不超过[X]元。礼品应与公司产品相关或具有一定的实用性，能够吸引客户关注。4.会议礼品根据会议规模和重要性确定礼品价值范围，一般每件礼品价值不超过[X]元。礼品应具有纪念意义，可选择定制的笔记本、笔、徽章等。

三、礼品采购管理（一）采购流程1.需求申请各部门根据业务需要填写《礼品采购申请表》，详细说明礼品的名称、数量、用途、预算等信息，并经部门负责人签字确认。员工福利礼品由人力资源部门统一汇总申请；商务礼品、促销礼品、会议礼品由相关业务部门分别申请。2.审批《礼品采购申请表》提交至分管领导审批，审批通过后报财务部门审核预算。财务部门审核通过后，申请表返回申请部门，由申请部门负责采购事宜。3.采购实施申请部门按照审批后的预算和要求进行礼品采购，优先选择公司合格供应商名录中的供应商。采购人员应与供应商签订采购合同，明确礼品的规格、数量、价格、交货时间等条款，并确保合同的合法性和有效性。4.验收礼品到货后，由申请部门组织相关人员进行验收。验收内容包括礼品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写《礼品验收单》，参与验收人员签字确认。如发现礼品存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商协商解决。

（二）采购渠道1.集中采购：对于通用性较强、需求量较大的礼品，由公司统一组织集中采购，通过招标、询价等方式选择优质供应商，以降低采购成本。2.定点采购：与部分信誉良好、产品质量可靠的供应商建立长期合作关系，签订定点采购协议，确保礼品供应的稳定性和及时性。3.线上采购平台：利用公司认可的线上采购平台进行礼品采购，拓宽采购渠道，提高采购效率。

（三）采购预算管理1.财务部门根据公司年度经营计划和业务需求，制定年度礼品采购预算，并分解到各季度和月度。2.各部门应严格按照预算进行礼品采购申请，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照预算审批流程进行申请和审批。3.财务部门定期对礼品采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。

四、礼品发放与使用管理（一）商务礼品发放1.商务礼品由相关业务部门负责发放，发放前应填写《商务礼品发放登记表》，详细记录礼品的名称、数量、recipient（受赠人）、发放时间等信息。2.发放商务礼品时，应遵循以下原则：重要客户、合作伙伴优先发放。根据业务往来情况和合作项目进展，合理安排礼品发放时机，避免集中发放或重复发放。由专人负责将礼品送达recipient（受赠人）手中，并请recipient（受赠人）在《商务礼品发放登记表》上签字确认。如recipient（受赠人）无法当面签收，可通过邮寄等方式送达，并保留相关凭证。

（二）员工福利礼品发放1.员工福利礼品由人力资源部门统一组织发放，发放前应根据员工信息制作礼品发放清单。2.员工福利礼品一般采用集中发放或分批发放的方式进行。集中发放时，应提前通知员工领取时间和地点；分批发放时，应按照一定的规则确定发放批次，确保公平、公正。3.员工领取福利礼品时，需在礼品发放清单上签字确认。如员工因特殊原因无法亲自领取，可委托他人代领，但需提供授权委托书。

（三）促销礼品发放1.促销礼品由销售部门负责发放，发放前应制定详细的促销礼品发放计划，明确发放对象、发放时间、发放方式等内容。2.在促销活动现场，销售人员应向符合条件的客户发放促销礼品，并填写《促销礼品发放登记表》，记录客户姓名、联系方式、礼品名称、数量等信息。3.对于通过线上渠道参与促销活动的客户，应按照活动规则及时发放促销礼品，并通过短信、邮件等方式告知客户礼品已发放及预计送达时间。

（四）会议礼品发放1.会议礼品由会议组织部门负责发放，发放前应根据参会人员名单准备好会议礼品，并在会议现场设立礼品发放处。2.参会人员签到时，由会议组织人员向其发放会议礼品，并请参会人员在《会议礼品发放登记表》上签字确认。3.如会议结束后仍有参会人员未领取会议礼品，会议组织部门应及时与参会人员联系，安排补发或邮寄。

（五）礼品使用监督1.公司审计部门定期对礼品的采购、发放、使用情况进行审计监督，检查礼品管理是否符合本制度规定，是否存在违规操作和浪费现象。2.各部门应配合审计部门的工作，如实提供礼品管理相关资料和信息。对于审计发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告审计部门。

五、礼品登记与台账管理（一）礼品登记1.采购部门在采购礼品后，应及时将礼品的名称、规格、数量、采购日期、供应商等信息录入公司礼品管理系统进行登记。2.礼品发放部门在发放礼品时，应在礼品管理系统中详细记录礼品的recipient（受赠人）、发放时间、发放方式等信息，确保礼品发放记录的准确性和完整性。

（二）台账管理1.财务部门负责建立礼品管理台账，对礼品的采购、发放、使用等情况进行全面记录。台账应包括礼品名称、规格、数量、采购金额、发放对象、发放时间、使用情况等内容。2.每月末，财务部门应对礼品管理台账进行核对和结账，确保台账数据与礼品管理系统记录一致。同时，对本月礼品采购、发放情况进行统计分析，为礼品管理决策提供依据。

六、礼品回收与处理（一）礼品回收1.在某些特殊情况下，如客户或合作伙伴主动退回礼品，或因业务关系终止等原因需要回收礼品，相关部门应及时将礼品收回，并交至公司指定的保管地点。2.礼品收回后，负责回收的部门应填写《礼品回收登记表》，详细记录礼品回收的原因、礼品名称、数量、回收时间等信息。

（二）礼品处理1.对于回收的礼品，由公司行政部门根据礼品的实际情况进行评估和处理。2.可继续使用的礼品，经公司领导批准后，可重新分配用于其他业务活动或员工福利。3.无法使用或已损坏的礼品，经公司领导批准后，可按照公司固定资产报废处理流程进行报废处理，或选择合适的方式进行变卖、捐赠等，变卖收入应及时上缴公司财务。

七、礼品管理的监督与考核（一）监督机制1.公司成立礼品管理监督小组，由审计部门、财务部门、行政部门等相关人员组成，负责对礼品管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查礼品采购是否合规、发放是否规范、登记台账是否准确完整、礼品使用是否合理等方面的情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

（二）考核办法1.将礼品管理工作纳入各部门年度绩效考核体系，对礼品管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于礼品管理工作中存在违规行为的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、绩效扣分等。处罚结果将与个人晋升、薪酬调整等挂钩。