合同回款管理规范

合同回款管理规范一、引言合同回款管理是企业财务管理的重要环节，直接关系到企业的资金流稳定和经营效益。为加强公司合同回款管理，规范回款流程，提高资金回笼效率，降低坏账风险，特制定本规范。

二、适用范围本规范适用于公司所有涉及款项收付的合同，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同等。

三、职责分工1.销售部门负责合同的签订与执行，及时跟进客户需求，确保合同顺利履行。负责客户信用评估，定期更新客户信用信息，提出信用额度调整建议。负责应收账款的催收工作，按照回款计划及时与客户沟通，跟踪款项回收情况，对逾期未回款的客户制定催收方案，并及时反馈给财务部门。2.财务部门负责合同回款的账务处理，及时准确记录每笔款项的收付情况，定期与销售部门核对往来账目。负责编制回款计划，根据合同约定的付款方式和期限，结合客户信用状况，制定详细的回款时间表，并监督执行。负责对逾期未回款的情况进行风险评估，向销售部门提供财务数据支持和催收建议，协助制定催收策略。负责定期对合同回款情况进行统计分析，向管理层汇报回款进度、存在问题及改进建议。3.法务部门负责审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性，尤其关注付款条款的明确性和可操作性。协助处理合同纠纷，提供法律支持和建议，维护公司合法权益，保障款项顺利回收。4.管理层负责审批合同回款计划和重大催收方案，对合同回款管理工作进行决策和指导。关注合同回款情况，协调各部门之间的工作，解决回款过程中出现的重大问题。

四、合同签订1.合同条款审核销售部门在签订合同前，应将合同草案提交法务部门审核。法务部门重点审核合同中的付款方式、付款期限、违约责任等条款，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方权利义务，保障公司款项回收权益。对于涉及金额较大、风险较高的合同，法务部门应组织相关部门进行会审，充分评估合同风险，并提出审核意见。2.信用评估与额度设定销售部门应在签订合同前对客户进行信用评估，收集客户的基本信息、财务状况、信用记录等资料。评估内容包括客户的经营规模、盈利能力、偿债能力、信用评级等。根据客户信用评估结果，销售部门提出客户信用额度建议，报管理层审批。信用额度应根据客户的信用状况、合作历史、市场环境等因素合理确定，并定期进行调整。对于新客户或信用状况不佳的客户，销售部门应采取谨慎的信用政策，如要求预付款、提供担保或缩短付款期限等。3.合同签订审批合同草案经法务部门审核通过后，销售部门应按照公司内部审批流程提交相关领导审批。审批内容包括合同的必要性、可行性、风险评估等。各级领导应在规定的时间内完成审批工作，确保合同签订的及时性和合规性。未经审批的合同不得签订。

五、回款计划制定1.回款计划编制原则回款计划应根据合同约定的付款方式和期限，结合客户实际付款能力和信用状况进行编制。确保计划具有可操作性和合理性，能够准确反映款项回收的时间节点和金额。回款计划应明确责任部门和责任人，确保各项催收工作有人负责，有人跟踪。回款计划应具有一定的弹性，充分考虑可能出现的风险因素，如客户逾期付款、不可抗力等，预留适当的缓冲时间。2.回款计划编制流程财务部门在合同签订后，根据合同条款和预计收款时间，编制初步的回款计划。计划内容包括合同编号、客户名称、合同金额、付款方式、付款期限、预计收款时间、责任人等信息。财务部门将初步回款计划发送给销售部门，销售部门结合客户实际情况进行核对和调整。如有必要，销售部门应与客户沟通确认付款时间，并将调整后的信息反馈给财务部门。财务部门根据销售部门反馈的信息，对回款计划进行最终确定，并报管理层审批。审批通过后的回款计划作为款项回收跟踪和考核的依据。3.回款计划调整在合同执行过程中，如因客户原因、市场变化或其他不可抗力因素导致付款时间发生变化，销售部门应及时与客户沟通，并将相关情况反馈给财务部门。财务部门根据实际情况对回款计划进行调整，调整后的回款计划需重新报管理层审批。调整后的回款计划应确保公司资金回笼不受重大影响，同时合理反映客户付款能力和信用状况的变化。

六、款项催收1.正常款项催收销售部门应按照回款计划及时与客户沟通，提醒客户按时付款。在临近付款期限前，销售部门应提前与客户确认付款安排，确保款项按时到账。对于已到期未回款的客户，销售部门应及时采取电话、邮件、函件等方式进行催收。催收过程中应保持礼貌、专业，向客户说明逾期付款的后果，并要求客户尽快安排付款。销售部门应建立催收记录，详细记录每次催收的时间、方式、内容、客户反馈等信息。催收记录应妥善保存，作为款项催收工作的重要依据。2.逾期款项催收对于逾期未回款的客户，销售部门应制定专项催收方案，加大催收力度。催收方案应根据客户逾期情况、信用状况、合作历史等因素制定，明确催收措施、责任人、时间节点等内容。催收措施可包括增加催收频率、上门催收、委托第三方催收机构催收、法律诉讼等。对于重要客户或长期合作客户，应尽量通过协商解决逾期问题，避免采取过于强硬的措施影响合作关系。在采取法律诉讼等强硬措施前，销售部门应及时与财务部门沟通，评估诉讼成本和风险。财务部门应提供相关财务数据支持，协助销售部门制定合理的诉讼策略。对于逾期款项的催收情况，销售部门应定期向财务部门和管理层汇报。汇报内容包括催收进展、客户反馈、存在问题及解决方案等。3.坏账处理对于经过多次催收仍无法收回的款项，财务部门应及时进行坏账评估。评估内容包括款项形成原因、客户财务状况、催收过程、诉讼情况等。根据坏账评估结果，财务部门提出坏账核销建议，报管理层审批。经审批同意核销的坏账，财务部门应按照公司财务制度进行账务处理。对于已核销的坏账，如后期发现客户有还款能力或其他可收回款项的线索，销售部门应继续进行催收，并及时将相关情况反馈给财务部门。财务部门根据实际情况进行相应的账务调整。

七、账务处理与监控1.账务处理财务部门应按照公司财务制度和会计准则，及时、准确地记录合同回款情况。每笔款项到账后，财务部门应核对收款金额、客户名称、合同编号等信息，确保账务记录与实际收款一致。对于应收账款的增减变动，财务部门应及时进行账务处理，并定期编制应收账款明细表。明细表应详细反映每笔应收账款的余额、账龄、客户信息等情况，为款项催收和财务分析提供数据支持。财务部门应定期与销售部门核对往来账目，确保双方记录一致。如有差异，应及时查明原因并进行调整。2.回款监控财务部门应建立回款监控机制，定期对合同回款情况进行跟踪和分析。监控内容包括回款进度、逾期账款情况、客户付款习惯等。财务部门应根据回款监控结果，及时发现回款过程中存在的问题，并向销售部门和管理层汇报。对于回款进度滞后的合同，应分析原因，采取相应措施加快款项回收。管理层应定期听取财务部门关于合同回款情况的汇报，了解公司资金回笼状况和存在问题。根据汇报情况，管理层应做出决策，协调各部门工作，确保公司回款目标的实现。

八、考核与奖惩1.考核指标设定为激励各部门积极做好合同回款管理工作，公司制定以下考核指标：回款率：考核一定时期内公司实际收回的款项占合同应收款项的比例。计算公式为：回款率=实际回款金额/合同应收金额×100%。逾期账款率：考核一定时期内逾期未收回的款项占合同应收款项的比例。计算公式为：逾期账款率=逾期未回款金额/合同应收金额×100%。坏账率：考核一定时期内已核销的坏账金额占合同应收款项的比例。计算公式为：坏账率=坏账核销金额/合同应收金额×100%。2.考核周期与方式考核周期为季度和年度。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年末进行。考核方式为自评与上级评价相结合。各部门应在规定时间内提交自评报告，详细说明本部门在合同回款管理工作中的完成情况、存在问题及改进措施。上级部门根据各部门的工作表现进行评价，确定考核得分。3.奖惩措施根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。对于考核结果未达标的部门，应