行政部管理制度和程序

行政部管理制度和程序一、总则（一）目的为规范行政部工作流程，提高行政部工作效率和服务质量，确保公司各项行政事务有序开展，特制定本管理制度和程序（SOP）。

（二）适用范围本制度适用于行政部全体员工及公司各部门涉及行政事务的相关工作。

（三）职责分工1.行政部经理全面负责行政部的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。协调行政部与其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利进行。负责行政费用的预算编制、控制和审核。参与公司重要决策，提供行政支持和建议。2.行政专员协助行政部经理完成各项行政工作任务，包括文件管理、档案管理、办公用品采购等。负责公司办公环境的维护和管理，包括办公区域的清洁、设备维修等。安排公司会议、活动的筹备和组织工作。负责公司车辆的调度和管理。3.前台接待负责公司前台的日常接待工作，包括来访人员的登记、引导、茶水服务等。接听公司电话，及时转接相关人员，并做好电话记录。负责公司信件、包裹的收发工作。

二、文件管理制度（一）文件分类1.公司文件：包括公司章程、制度、规定、通知、报告等公司内部发布的各类文件。2.外来文件：包括政府部门文件、行业协会文件、合作伙伴文件等外部单位发送给公司的文件。

（二）文件编号1.公司文件编号规则为：[公司简称][年份][文件类别][序号]，如：[公司简称]2023ZD01，表示公司2023年制定的第01号制度文件。2.外来文件编号规则为：[年份][文件来源简称][文件类别][序号]，如：2023ZFHB01，表示2023年政府部门发布的第01号行业规范文件。

（三）文件起草与审批1.文件起草由相关部门或人员负责，内容应准确、清晰、简洁。2.涉及重要事项或多部门协作的文件，需经相关部门负责人会签后，报行政部经理审核，总经理审批。3.一般性文件由行政部经理审核，总经理或其授权人审批。

（四）文件发布1.经审批后的文件，由行政部负责编号、排版、印刷，并在公司内部发布平台上发布。2.涉及公司对外发布的文件，需按照公司对外信息发布管理规定进行审核和发布。

（五）文件存档1.文件发布后，行政部应及时将文件原件及电子文档进行存档。2.存档文件应按照类别、年份、编号等进行分类存放，便于查找和管理。

（六）文件修订与废止1.文件实施过程中，如有需要修订，由原起草部门或相关部门提出修订申请，按照文件起草与审批流程进行操作。2.文件废止时，由行政部发布废止通知，并将废止文件从存档中移除。

三、档案管理制度（一）档案分类1.行政档案：包括公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照档案；公司股东会决议、董事会决议等会议档案；公司与外部单位签订的合同、协议档案等。2.人事档案：包括员工入职申请表、劳动合同、工资表、绩效考核记录等员工个人档案。3.财务档案：包括公司财务报表、会计凭证、审计报告等财务档案。4.业务档案：根据公司业务类型分类，如销售合同档案、采购订单档案等。

（二）档案收集与整理1.各部门应定期将本部门产生的档案资料移交至行政部，移交时需填写档案移交清单。2.行政部档案管理人员对接收的档案资料进行整理、分类、编号，并编制档案目录。

（三）档案保管1.行政部应设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。3.对重要档案应进行备份，以防丢失或损坏。

（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到行政部档案保管室查阅。2.因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和行政部经理审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，需办理续借手续。3.查阅和借阅档案时，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容，不得转借他人。

（五）档案销毁1.对已超过保管期限或无保存价值的档案，由行政部提出销毁申请，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单需经行政部经理、总经理审批后，在专人监督下进行销毁，并做好销毁记录。

四、办公用品管理制度（一）办公用品采购1.行政部每月根据各部门办公用品使用情况，制定办公用品采购计划。2.采购计划经行政部经理审核，总经理审批后，由行政专员负责采购。3.采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，签订采购合同，并做好采购记录。

（二）办公用品发放1.行政部设立办公用品发放台账，记录办公用品的发放情况。2.各部门员工凭办公用品领用申请表到行政部领取办公用品，行政专员根据申请表发放相应物品，并在台账上登记。

（三）办公用品库存管理1.行政部定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。2.发现办公用品库存不足时，及时通知行政专员进行采购补充。

（四）办公用品节约使用1.行政部应倡导员工节约使用办公用品，如双面打印、减少纸张浪费等。2.对浪费办公用品的行为进行监督和纠正。

五、办公环境管理制度（一）办公区域清洁1.行政部安排专人负责公司办公区域的日常清洁工作，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等。2.清洁工作应在规定时间内完成，确保办公区域整洁卫生。

（二）办公设备维护1.行政部定期对办公设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.员工发现办公设备故障时，应及时向行政部报告，行政部安排维修人员进行维修。

（三）办公区域安全管理1.行政部负责制定办公区域安全管理制度，明确安全责任和防范措施。2.定期对办公区域进行安全检查，包括消防设施检查、电器设备检查等，发现安全隐患及时整改。3.加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识。

（四）办公区域秩序管理1.行政部负责维护办公区域的正常秩序，禁止在办公区域大声喧哗、吸烟等行为。2.对来访人员进行登记和引导，确保办公区域人员出入有序。

六、会议与活动管理制度（一）会议管理1.会议分类：包括公司例会、部门会议、专题会议等。2.会议通知：行政部根据会议安排，提前发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等内容。3.会议筹备：行政专员负责会议场地布置、设备调试、资料准备等会议筹备工作。4.会议记录：安排专人负责会议记录，记录会议主要内容、决议事项等，并形成会议纪要。会议纪要经行政部经理审核后，分发给参会人员和相关部门。5.会议跟进：对会议决议事项的执行情况进行跟进，确保决议事项得到有效落实。

（二）活动管理1.活动策划：行政部根据公司需求或节日安排，策划公司内部活动，制定活动方案，明确活动主题、时间、地点、内容、参与人员等。2.活动筹备：负责活动场地布置、物资采购、节目安排、餐饮安排等活动筹备工作。3.活动组织：在活动当天，组织人员有序参与活动，确保活动顺利进行。4.活动总结：活动结束后，对活动进行总结，收集参与者的反馈意见，为今后的活动改进提供参考。

七、车辆管理制度（一）车辆调度1.行政部负责公司车辆的调度管理，根据工作需要合理安排车辆使用。2.各部门如需使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人审批后，交行政部安排车辆。

（二）车辆使用1.驾驶员接到出车任务后，应提前检查车辆状况，确保车辆性能良好、清洁卫生。2.驾驶车辆时，应严格遵守交通规则，确保行车安全。3.车辆使用过程中发生交通事故或故障，驾驶员应及时报告行政部，并采取相应措施。

（三）车辆维护1.行政部制定车辆维护计划，定期安排车辆进行保养和维修。2.驾驶员负责车辆的日常清洁和简单维护，发现车辆问题及时向行政部报告。

（四）车辆费用管理1.行政部负责车辆费用的报销审核，包括加油费、过路费、停车费、维修保养费等。2.车辆费用报销应按照公司财务制度进行操作，确保费用支出合理合规。

八、印章管理制度（一）印章分类公司印章分为公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。

（二）印章保管1.公章由行政部经理指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，财务专用章和法人章由财务部指定专人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。

（三）印章使用1.使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事项、使用部门、使用人等信息。2.申请表经相关部门负责人、行政部经理或总经理审批后，方可使用印章。3.印章使用过程中，应在印章使用登记表上进行登记，注明使用时间、使用内容、使用人等信息。

（四）印章停用与销毁1.印章因损坏、遗失或其他原因需要停用的，由行政部提出申请，经总经理审批后，办理停用手续。2.停用的印章应及时销毁，销毁过程应进行登记，并由专人监督。

九、费用报销管理制度（一）报销范围1.行政部负责审核和报销的费用包括办公用品采购费用、办公设备维修费用、会议活动费用、车辆费用等。2.其他部门发生的与行政事务相关的费用，也应按照本制度进行报销。

（二）报销流程1.费用发生后，经办人应及时收集相关发票、收据等报销凭证，并填写费用报销单，注明费用明细、金额、报销事由等信息。2.报销单经所在部门负责人审批后，交行政部审核。3.行政部审核人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核通过后，报行政部经理审批。4.行政部经理审批通过后，将报销单交财务部办理报销手续。

（三）报销标准1.各项费用的报销标准按照公司相关规定执行，行政部应严格控制费用支出，确保费用报销合理合规。2.对超出