卫生档案管理制度

卫生档案管理制度一、总则1.目的为加强本单位卫生档案管理，确保卫生档案的完整、准确、系统和有效利用，为单位的卫生管理、决策提供科学依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位及下属各部门、科室在卫生管理活动中形成的各类档案资料的管理。3.管理职责（1）单位办公室负责卫生档案管理工作的统筹协调、指导和监督，制定档案管理制度，配备必要的档案管理人员和设施设备。（2）各部门、科室负责本部门卫生档案资料的收集、整理、立卷和移交，并指定专人负责此项工作。（3）档案管理人员负责卫生档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。

二、档案收集1.收集范围（1）卫生行政部门下发的各类文件、法规、标准、通知等。（2）单位制定的卫生管理制度、工作计划、总结、报告等。（3）卫生监测、检验报告，包括环境监测、食品卫生监测、职业健康监护等报告。（4）医疗废弃物处理记录、消毒记录、传染病报告卡等医疗相关记录。（5）员工健康档案，包括入职体检、定期体检、职业健康体检等资料。（6）健康教育资料，如宣传海报、宣传册、培训教材等。（7）突发公共卫生事件应急预案及相关处置记录。（8）其他与卫生管理有关的文件、资料、图片、影像等。2.收集要求（1）各部门、科室应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。（2）收集的档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。（3）对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除重复、无效的资料，并按类别进行分类。（4）收集的档案资料应注明形成日期、来源、责任人等信息。

三、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法（1）分类：按照档案的内容和性质，将档案分为卫生行政文件、管理制度、卫生监测报告、医疗记录、员工健康档案、健康教育资料、突发公共卫生事件档案等类别。（2）编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。编号应具有系统性和逻辑性，可采用数字编码或字母与数字组合编码的方式。（3）装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐。（4）编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。（5）装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标明档案类别、编号、起止日期等信息。

四、档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、除湿机、灭火器、防虫药等。3.保管要求（1）档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并报告上级领导。（2）按照档案的保管期限，对档案进行分类存放。对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（3）建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。借阅档案时，借阅人应填写借阅登记表，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称及编号等信息。借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案。（4）对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。

五、档案鉴定1.鉴定原则根据档案的保存价值和现实利用需要，对档案进行科学鉴定，准确划分档案的保管期限。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由单位办公室负责人、档案管理人员及相关业务部门负责人组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和处理建议。3.鉴定方法（1）直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管价值等因素，确定档案的保管期限。（2）参考档案保管期限表：根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际情况，制定档案保管期限表。在鉴定档案时，可参考档案保管期限表确定档案的保管期限。4.鉴定结果处理（1）对保管期限已满且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并由档案管理人员、鉴定小组成员及监销人员签字确认。（2）对保管期限已满但仍有一定保存价值的档案，可延长保管期限或转为永久保存。（3）对保管期限未满但已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，可提前销毁。

六、档案统计1.统计内容对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。2.统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计，并填写档案统计报表。统计报表应真实、准确、完整，数据应与档案实际情况相符。3.统计分析对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和存在的问题，提出改进措施和建议，为档案管理决策提供依据。

七、档案利用1.利用范围本单位内部各部门、科室因工作需要可查阅、借阅档案资料。外部单位因工作需要查阅、借阅档案资料的，应按照国家有关规定办理相关手续。2.利用方式（1）查阅：档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案资料供查阅人查阅。查阅人应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅档案时，查阅人应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。（2）借阅：因工作需要确需借阅档案的，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅理由、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报档案管理人员办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理人员申请办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案。3.利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅日期、档案名称及编号、查阅或借阅理由、归还日期等信息。登记记录应妥善保管，以备查询。4.利用反馈档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果。同时，应收集查阅人或借阅人的反馈意见，对档案管理工作中存在的问题及时进行改进，提高档案服务质量。

八、档案保密1.保密范围涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案资料属于保密范围。2.保密措施（1）档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和单位的保密制度，不得泄露档案内容。（2）对保密档案应单独存放，设置专门的保密标识，并采取必要的保密技术措施，如加密存储、限制访问权限等。（3）查阅、借阅保密档案时，应严格履行审批手续，查阅人或借阅人应签订保密承诺书，承诺对档案内容予以保密。