万科集团总部费用管理制度

万科集团总部费用管理制度1.目的本制度旨在规范万科集团总部的费用管理，确保各项费用支出合理、合规、高效，提高资金使用效益，保障公司运营的顺利进行。2.适用范围本制度适用于万科集团总部各部门及全体员工。3.费用管理原则预算控制原则：各项费用支出应严格遵循经批准的预算额度，不得超预算支出。合规性原则：费用支出必须符合国家法律法规、公司内部规定及相关财务制度。效益性原则：注重费用支出的效益，优化资源配置，避免不必要的浪费。真实性原则：费用报销凭证应真实、合法、有效，如实反映经济业务内容。二、费用预算管理1.预算编制各部门应于每年末根据公司战略规划、业务发展计划及历史费用数据，编制下一年度本部门的费用预算。费用预算应详细分类，包括但不限于人员费用、办公费用、差旅费、业务招待费、会议费等。预算编制应充分考虑业务需求的合理性和市场价格波动因素，确保预算的科学性和准确性。2.预算审批部门费用预算编制完成后，需经部门负责人审核签字，报分管领导审批。分管领导审批通过后，提交至财务管理部门进行汇总审核。财务管理部门对各部门预算进行综合平衡后，形成集团总部年度费用预算草案，报公司管理层审批。公司管理层审批通过后的年度费用预算，作为本年度费用控制的依据。3.预算调整在预算执行过程中，如因业务发展需要或其他特殊原因导致预算调整，相关部门应提出书面申请。申请应详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，并附相关证明材料。预算调整申请经部门负责人、分管领导审核签字后，报财务管理部门审核。财务管理部门审核通过后，提交公司管理层审批。经批准的预算调整申请作为预算执行的补充依据。三、费用报销管理1.报销流程费用发生：员工在执行公务过程中发生费用支出，应取得合法有效的报销凭证。填写报销单：员工按照公司规定的格式填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额、报销部门等信息，并粘贴好相关报销凭证。部门负责人审核：报销单由部门负责人进行审核，确认费用支出的真实性、合理性及与业务的相关性，并签字批准。分管领导审批：部门负责人审核通过后的报销单，提交至分管领导审批。分管领导根据职责权限进行审批签字。财务管理部门审核：报销单经分管领导审批后，送财务管理部门审核。财务管理部门重点审核报销凭证的合法性、合规性、完整性及费用金额是否符合预算规定。审核通过后在报销单上签字。报销支付：财务管理部门审核通过的报销单，按照公司财务支付流程进行报销支付。对于符合现金支付条件的，直接支付现金；对于通过银行转账支付的，将款项转入员工指定的银行账户。2.报销凭证要求真实性：报销凭证必须真实反映经济业务内容，不得伪造、变造。合法性：报销凭证应符合国家法律法规及税务部门的相关规定，如发票必须是由税务机关统一监制的正规发票。完整性：报销凭证应具备发票抬头、日期、金额、盖章等基本要素，如有清单或附件的，应一并附上。关联性：报销凭证应与费用发生的业务事项相关联，能够证明费用支出的合理性。3.费用报销标准人员费用工资、奖金、津贴等：按照公司薪酬制度执行。社会保险及住房公积金：根据国家规定及公司实际情况缴纳。办公费用办公用品：根据实际需求采购，实行集中采购与分散采购相结合的方式。各部门应定期提交办公用品需求计划，经审批后统一采购。单次采购金额较大的办公用品，应通过招标等方式进行采购。办公设备购置：严格按照公司固定资产管理规定执行。购置办公设备应提前提交申请，经审批后进行采购。水电费、物业费等：根据实际发生金额凭发票报销。差旅费国内差旅费：交通费用：根据职级和实际需要乘坐相应交通工具，凭有效票据报销。长途交通优先选择经济舱、火车硬座、硬卧等，特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车软卧等的，需提前经上级领导批准。住宿费用：按照不同地区和职级设定住宿标准，凭住宿发票报销。实际住宿费用超过标准的部分，原则上不予报销；低于标准的，按实际发生额报销。伙食补贴：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。国外差旅费：参照国家有关规定及公司实际情况执行，费用标准根据不同国家和地区进行调整。业务招待费业务招待应严格控制，确因业务需要发生的招待费用，应提前填写《业务招待申请单》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人、分管领导审批后执行。业务招待费报销时，应附上《业务招待申请单》及有效发票，报销金额不得超过申请金额。业务招待费应遵循必要、合理、适度的原则，不得用于与业务无关的宴请或娱乐活动。会议费组织召开会议应提前编制会议预算，包括会议场地租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用，并报相关领导审批。会议费报销时，应提供会议通知、参会人员名单、会议费用明细清单及有效发票等凭证。会议费用应严格按照预算执行，不得超支。四、费用审批权限1.一般费用审批单次费用支出在[X]元以下的，由部门负责人审批。单次费用支出在[X]元（含）至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。2.重大费用审批单次费用支出在[X]元（含）以上的，除经部门负责人、分管领导审核外，还需报公司总经理审批。涉及预算外的重大费用支出，需经公司管理层专题会议审议通过后，由公司总经理审批。五、费用分析与监控1.费用分析财务管理部门应定期对集团总部费用支出情况进行分析，包括费用结构分析、同比环比分析、预算执行情况分析等。通过费用分析，找出费用支出中的异常情况和存在的问题，提出改进措施和建议，为公司管理层决策提供参考依据。2.费用监控财务管理部门负责对集团总部费用支出进行实时监控，及时发现和纠正超预算、不合理的费用支出行为。对于费用支出频繁、金额较大的部门或项目，应重点监控，必要时可要求相关部门提供费用支出的详细说明和解释。建立费用预警机制，当费用支出接近或超过预算额度时，及时向相关部门发出预警信号，提醒其加强费用控制。六、违规处理1.对于违反本制度规定的费用支出行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于责令改正、追回违规报销款项、扣减绩效奖金、给予纪律处分等。2.如发现员工故意虚报、冒领费用，或提供虚假报销凭证的，公司将依法追究其法律责任。3.对于因费用管理不善导致公司经济损失的部门和个人，公