出差及差旅费报销管理规定

出差及差旅费报销管理规定1.目的为了加强公司出差及差旅费的管理，规范出差审批流程，合理控制差旅费支出，提高资金使用效益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工因公务需要出差的情况。3.基本原则出差必须有明确的公务目的，严格控制出差人数和天数。差旅费的报销应遵循据实报销、勤俭节约的原则，不得虚报、多报。公司鼓励员工选择经济便捷的交通方式和住宿方式，降低出差成本。二、出差审批1.出差申请员工因公务需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、交通工具选择等信息。部门经理负责对本部门员工的出差申请进行初审，重点审核出差事由的合理性和必要性。分管领导根据部门业务情况对出差申请进行审批，对于涉及重要项目或重大事项的出差，需报总经理审批。2.审批流程员工填写《出差申请表》后，依次提交部门经理、分管领导、总经理（如需）进行审批。审批通过后，《出差申请表》原件交行政部备案，复印件由申请人留存作为出差及报销的依据。三、交通费用1.交通工具选择员工应根据出差的紧急程度、路程远近等因素合理选择交通工具。原则上，能乘坐火车（动车、高铁二等座）的不乘坐飞机，能乘坐长途汽车的不乘坐火车软卧。因特殊情况需要乘坐飞机的，需提前经分管领导批准，并在《出差申请表》中注明。2.交通费用标准飞机票：按照经济舱实际票价报销，特殊情况需乘坐头等舱或公务舱的，需提前经总经理批准。火车票（动车、高铁）：按照实际票价报销。长途汽车票：按照实际票价报销。市内交通费：员工在出差地市内因公务需要乘坐公共交通工具的，可凭有效票据按以下标准报销：一线城市：每人每天不超过[X]元。二线城市：每人每天不超过[X]元。三线及以下城市：每人每天不超过[X]元。员工因出差需要乘坐出租车的，应事先经部门经理批准，并注明乘坐出租车的事由。乘坐出租车的费用按照实际发生额报销，但单次乘坐出租车费用超过[X]元的，需详细说明原因。四、住宿费用1.住宿标准员工出差期间的住宿费用按照以下标准执行：一线城市：每人每天不超过[X]元。二线城市：每人每天不超过[X]元。三线及以下城市：每人每天不超过[X]元。两人及以上同行出差的，应根据实际情况安排标准间或多人间住宿，住宿费按照标准报销。如需单独住宿的，需提前经分管领导批准，并在报销时注明原因。2.住宿发票要求员工应取得合法有效的住宿发票，发票上应注明住宿日期、住宿人数、住宿单价、总价等信息。住宿发票的开具单位应与实际住宿的酒店一致，不得接受虚假发票或与实际业务不符的发票。五、餐饮补贴1.补贴标准员工出差期间的餐饮补贴按照以下标准执行：一线城市：每人每天[X]元。二线城市：每人每天[X]元。三线及以下城市：每人每天[X]元。2.补贴计算方式餐饮补贴按照出差自然天数计算，与实际发生的餐饮费用无关。员工在报销差旅费时，只需提供出差期间的餐饮补贴，无需提供餐饮发票。六、其他费用1.通讯费员工在出差期间因公务需要发生的通讯费用，可凭有效发票按照实际发生额报销。2.订票费、保险费等员工因出差需要购买火车票、飞机票等交通工具的订票费、保险费等，可凭有效票据按照实际发生额报销。3.其他杂费员工在出差期间因公务需要发生的其他杂费，如邮寄费、复印费、办公用品费等，可凭有效发票按照实际发生额报销。但单次报销金额超过[X]元的，需详细说明费用发生的事由，并经部门经理批准。七、差旅费报销1.报销时间员工出差结束后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。逾期未办理的，需书面说明原因，并经部门经理批准。2.报销流程员工填写《差旅费报销单》，将出差审批单、发票、车票、机票等相关凭证粘贴在报销单后面，并按照费用类别分别填写报销金额。部门经理对报销凭证的真实性、合理性、完整性进行审核，签字确认后提交财务部门。财务部门对报销凭证进行复核，重点审核报销标准是否符合规定、报销金额是否准确、发票是否合法有效等。复核无误后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，财务部门予以报销。3.报销凭证要求所有报销凭证必须是合法有效的发票或财政监制的收据，发票上应注明开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。车票、机票等交通工具票据应注明出发地、目的地、出发时间、到达时间、票价等信息。住宿发票应注明住宿日期、住宿人数、住宿单价、总价等信息。报销凭证应粘贴整齐、牢固，不得随意涂改、挖补。八、特殊情况处理1.因工作需要延长出差时间员工因工作需要延长出差时间的，应提前填写《出差延期申请表》，经原审批流程批准后交行政部备案。延长出差期间的费用按照本规定执行。2.出差期间发生的招待费用员工在出差期间因公务需要发生的招待费用，应事先填写《招待费用申请表》，经部门经理、分管领导、总经理批准后，按照公司招待费用管理规定报销。招待费用不得与差旅费合并报销。3.出差期间发生的其他特殊费用员工在出差期间因特殊情况发生的其他费用，如因生病就医发生的医疗费用、因不可抗力造成的额外损失等，应及时向部门经理报告，并按照公司相关规定处理。经批准后，相关费用可另行报销，但不得与差旅费重复报销。九、监督与处罚1.监督检查公司财务部门负责对差旅费报销情况进行定期检查和不定期抽查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合理性，报销标准是否符合规定等。行政部门负责对员工出差审批情况进行监督检查，确保出差审批流程的严格执行。2.处罚措施对于违反本规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：对于虚报、多报差旅费的，责令其退回虚报、多报的金额，并视情节轻重给予警告、罚款等处罚。对于未经批准擅自出差或改变出差路线、延长出差时间的，不予报销差旅费，并视情节轻重给予警告、罚款等处罚。对于违反发票管理规定，使用虚假发票报销差旅费的，除责令其退回报销金额外，还将按照国家有关法律法规进行处理，并视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚。十、附则