涉密文件管理制度

涉密文件管理制度（一）目的为加强公司涉密文件管理，确保国家秘密和公司商业秘密的安全，防止涉密文件的泄露、丢失和滥用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及处理、存储、传递涉密文件的人员。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉密文件的管理应采取最严格的保密措施，确保其内容不被泄露。2.全程管控原则：从文件的产生、传递、使用、存储到销毁，实行全过程的严格管控。3.适度知悉原则：根据工作需要，限定涉密文件的知悉范围，确保信息不被无关人员获取。二、涉密文件的定义与分级（一）定义涉密文件是指涉及国家秘密、公司商业秘密等敏感信息的文件、资料、图表、数据、电子文档等。（二）分级1.绝密级：一旦泄露会使国家或公司的安全和利益遭受特别严重损害的涉密文件。2.机密级：一旦泄露会使国家或公司的安全和利益遭受严重损害的涉密文件。3.秘密级：一旦泄露会使国家或公司的安全和利益遭受损害的涉密文件。三、涉密文件的产生与标识（一）产生1.在工作中，因履行工作职责需要产生涉密文件的部门和人员，应严格按照保密规定进行起草和制作。2.起草涉密文件时，应尽量采用电子文档形式，并在文件首页标明密级和保密期限。（二）标识1.密级标识：在涉密文件首页左上角显著位置标注"绝密""机密""秘密"字样，并根据保密期限标注"★[X]年"。2.电子文档标识：对于电子形式的涉密文件，应在文件名前加上相应密级标识，并设置访问权限。四、涉密文件的传递（一）内部传递1.涉密文件在公司内部传递时，应通过机要通道或专人送达，不得通过普通邮件、快递、互联网等非保密方式传递。2.传递涉密文件的人员应确保文件安全，不得擅自将文件交予他人或在公共场所停留。（二）外部传递1.如需向公司外部传递涉密文件，应通过机要交通、专人专车或加密通信等符合保密要求的方式进行。2.确需通过邮政或快递传递的，应选择具有保密资质的服务提供商，并使用加密包装和标识。同时，寄件人应在邮件详情单上注明密级和保密要求。五、涉密文件的使用（一）使用范围1.严格限定涉密文件的使用范围，只有经过授权的人员才能接触和使用。2.使用人员应根据工作需要，在最小范围内知悉文件内容，并严格按照规定的用途使用。（二）使用场所1.涉密文件的使用应在符合保密要求的场所进行，如办公室、会议室等。2.严禁在公共场所、私人场所或未采取保密措施的网络环境中使用涉密文件。（三）使用记录1.使用涉密文件时，应进行详细的使用记录，包括使用时间、使用人、使用目的、文件内容摘要等。2.使用记录应妥善保存，以备查询和审计。六、涉密文件的存储（一）存储设备1.涉密文件应存储在专门的涉密计算机、移动存储设备或涉密存储介质中。2.存储设备应进行加密处理，并定期进行杀毒和数据备份。（二）存储场所1.涉密文件的存储场所应具备安全保密设施，如铁门、铁窗、密码锁等。2.存储场所应划分不同的区域，分别存放不同密级的文件，并设置明显的标识。（三）存储管理1.建立涉密文件存储台账，详细记录文件的名称、密级、存储位置、存储时间等信息。2.定期对涉密文件的存储情况进行检查和盘点，确保文件的安全和完整。七、涉密文件的借阅（一）借阅审批1.因工作需要借阅涉密文件的，应填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、密级、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人和保密管理部门审批。2.绝密级文件一般不予借阅，确因工作需要借阅的，须经公司主要领导批准。（二）借阅期限1.借阅涉密文件的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。2.借阅人员应在规定期限内归还文件，不得擅自转借他人或逾期不还。（三）借阅归还1.借阅人员归还涉密文件时，应认真检查文件的完整性和保密性，确保文件无损坏、无丢失、无泄露。2.保密管理部门应对归还的文件进行核对和检查，如发现问题，应及时查明原因并追究相关人员的责任。八、涉密文件的复印与打印（一）复印1.确需复印涉密文件的，应填写复印申请表，注明复印文件的名称、密级、复印份数、复印用途等信息，并经所在部门负责人和保密管理部门审批。2.绝密级文件一般不得复印，确因工作需要复印的，须经公司主要领导批准。3.复印涉密文件应使用专门的涉密复印机，并在符合保密要求的场所进行。复印过程中产生的废页、废纸等应及时销毁。（二）打印1.打印涉密文件应使用专门的涉密打印机，并在符合保密要求的场所进行。2.打印涉密文件时，应严格按照审批的份数进行打印，多余的文件应及时销毁。3.打印过程中产生的废页、废纸等应妥善收集，定期进行销毁。九、涉密文件的销毁（一）销毁范围1.超过保密期限或已失去使用价值的涉密文件。2.因工作失误或其他原因造成的涉密文件错印、误发等。3.不再使用的涉密存储设备和介质。（二）销毁方式1.涉密文件的销毁应采用符合保密要求的方式进行，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等。2.严禁将涉密文件作为废品出售或随意丢弃。（三）销毁程序1.确定需要销毁的涉密文件后，由文件产生部门或保管部门填写销毁申请表，注明文件的名称、密级、数量、销毁原因等信息，并经所在部门负责人和保密管理部门审批。2.绝密级文件的销毁须经公司主要领导批准。3.审批通过后，由保密管理部门指定专人负责销毁工作，并对销毁过程进行全程监督。4.销毁工作完成后，销毁人员应在销毁记录上签字确认，并将销毁记录存档保存。十、监督与检查（一）内部监督1.公司保密管理部门负责对涉密文件的管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.各部门应指定专人负责本部门涉密文件的管理，并配合保密管理部门的检查工作。（二）外部监督1.接受国家保密行政管理部门和上级主管部门的监督检查。2.根据需要，委托具有资质的保密技术服务机构对公司涉密文件管理情况进行评估和检查。（三）违规处理1.对于违反本制度规定，导致涉密文件泄露、丢失或滥用的单位和个人，将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理。2.构成犯罪的，依法追究刑事责任。十一、培训与教育（一）培训内容1.国家保密法律法规和公司保密制度。2.涉密文件管理的基本知识和技能。3.保密意识和保密职业道德教育。（二）培训方式1.定期组织保密培训，邀请专业人员进行授课。2.开展在线学习、案例分析、模拟演练等多样化的培训活动。3.将保密培训纳入员工培训计划，确保每位员工都能接受系统的保密教育。（三）教育对象1.公司全体员工，特别是涉及涉密文件管理和使用的人员。2.新入职员工应在入职培训中接受保密教育，并签订保密承诺书。十二、附则（一）解释权本制度由公司保密管理部门负责解