出库管理制度及流程图

出库管理制度及流程图一、引言出库管理是企业物流运作中的重要环节，它直接关系到产品能否准确、及时地交付给客户，同时也影响着库存管理的准确性和成本控制。为了规范公司的出库流程，确保货物出库的高效、准确、安全，特制定本出库管理制度及流程图。

二、适用范围本制度适用于公司所有产品的出库管理，包括成品、半成品、原材料等。

三、职责分工

销售部门1.负责接收客户订单，并将订单信息准确传递给仓库管理部门。2.对客户订单的交货期、交货方式等进行确认，并与客户保持沟通，及时解决订单执行过程中的问题。3.根据销售政策，对客户订单进行审核，确保订单的合法性和有效性。

仓库管理部门1.负责根据销售部门传递的订单信息，组织货物的出库准备工作，包括货物的拣选、包装、标识等。2.按照规定的出库流程，办理货物的出库手续，确保货物准确、及时地交付给客户。3.负责对出库货物进行库存管理，更新库存台账，确保库存数量的准确性。4.定期对仓库进行盘点，核对实际库存与系统库存是否一致，如有差异及时查明原因并进行处理。

财务部门1.负责对销售订单的财务信息进行审核，确保货款的准确性和完整性。2.根据仓库管理部门提供的出库清单，进行账务处理，记录销售收入和成本。3.定期与销售部门和仓库管理部门进行对账，核对销售数据和库存数据，确保财务数据的准确性。

质量检验部门1.对出库货物进行质量检验，确保货物符合质量标准。2.对于检验不合格的货物，及时通知仓库管理部门和销售部门，并协助处理相关问题。

四、出库流程

订单接收与审核1.销售部门接收客户订单后，对订单信息进行初步审核，包括客户名称、产品规格、数量、交货期、交货方式等。审核无误后，将订单信息录入销售管理系统，并传递给仓库管理部门。2.仓库管理部门收到订单信息后，再次对订单进行审核，重点审核库存是否足够、货物是否能够按时交付等。如发现问题，及时与销售部门沟通协调，解决订单执行过程中的问题。

出库准备1.根据订单信息，仓库管理人员打印出库清单，并按照清单内容进行货物的拣选。拣选过程中，要确保货物的品种、规格、数量准确无误，并做好标识。2.将拣选好的货物搬运至包装区域，按照规定的包装要求进行包装。包装过程中，要注意保护货物，避免货物受损。3.在货物包装上贴上标识标签，注明客户名称、产品名称、规格、数量、批次等信息，以便于识别和追溯。

质量检验1.货物包装完成后，质量检验部门按照规定的检验标准和方法，对出库货物进行质量检验。检验内容包括外观、尺寸、性能、功能等方面。2.对于检验合格的货物，质量检验部门在出库清单上加盖"合格"章，并出具质量检验报告。对于检验不合格的货物，质量检验部门在出库清单上注明"不合格"字样，并出具质量检验报告，同时通知仓库管理部门和销售部门。

出库手续办理1.仓库管理人员凭质量检验部门出具的质量检验报告和销售部门传递的订单信息，办理货物的出库手续。在办理出库手续时，要认真核对出库清单上的各项信息，确保与实物一致。2.仓库管理人员在出库清单上签字确认，并将出库清单的一联留存作为仓库记账的依据，另一联交给销售部门作为发货凭证。3.仓库管理人员根据出库清单，更新库存台账，减少库存数量，并将库存信息及时反馈给销售部门和财务部门。

货物交付1.根据客户要求的交货方式，仓库管理人员组织货物的交付工作。如采用快递方式发货，要选择信誉良好的快递公司，并办理好托运手续；如采用自提方式发货，要通知客户在规定的时间内到仓库提货，并做好提货登记工作。2.在货物交付过程中，要注意与客户进行交接，确保货物的数量、品种、规格等与出库清单一致。如客户对货物有异议，要及时与销售部门沟通协调，解决问题。3.货物交付完成后，仓库管理人员将客户签收的发货凭证交回销售部门，销售部门据此确认销售收入的实现，并将相关信息传递给财务部门进行账务处理。

五、特殊情况处理

库存不足1.当仓库库存不足以满足订单需求时，仓库管理部门应及时通知销售部门，并说明库存情况。2.销售部门与客户沟通协调，争取客户的理解和支持，协商调整交货期或部分交货等解决方案。3.如客户同意调整交货期，销售部门将调整后的交货期信息反馈给仓库管理部门，仓库管理部门根据新的交货期安排货物的采购和入库工作。4.如客户不同意调整交货期，销售部门应及时向公司领导汇报，共同商讨解决方案，如采取紧急采购、调配其他库存等方式满足订单需求。

质量问题1.如质量检验部门在检验过程中发现货物存在质量问题，应立即停止该批货物的出库，并通知仓库管理部门和销售部门。2.仓库管理部门将有质量问题的货物单独存放，并做好标识，防止与合格货物混淆。3.销售部门与客户沟通，说明质量问题的情况，并协商解决方案，如换货、退货、补货等。4.根据协商结果，仓库管理部门办理相应的出库手续。如换货，要将合格的货物重新包装、标识后交付给客户，并收回有质量问题的货物；如退货，要将货物退回仓库，并做好退货记录；如补货，要按照订单要求重新组织货物的出库准备工作。

紧急订单1.对于紧急订单，销售部门应及时通知仓库管理部门，并说明订单的紧急程度和交货期要求。2.仓库管理部门优先安排紧急订单的出库准备工作，在确保货物质量的前提下，尽量缩短出库时间。3.质量检验部门对紧急订单的货物进行优先检验，确保货物能够及时交付。4.销售部门与客户保持密切沟通，及时反馈订单执行情况，确保客户满意度。

六、出库记录与档案管理

出库记录1.仓库管理部门应建立完善的出库记录台账，详细记录每一笔货物的出库信息，包括订单编号、客户名称、产品名称、规格、数量、出库日期、交货方式、签收情况等。2.出库记录台账应定期进行核对和清理，确保记录的准确性和完整性。同时，要妥善保管出库记录台账，以备查询和审计。

档案管理1.销售部门和仓库管理部门应将与出库相关的文件和资料进行归档管理，包括订单合同、出库清单、质量检验报告、发货凭证、客户签收单等。2.档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，并做好标识和索引，以便于查找和使用。3.档案的保存期限应符合公司相关规定，一般为[X]年。在保存期限内，要确保档案的安全和完整，防止档案丢失、损坏或泄露。

七、监督与考核

监督机制1.公司设立专门的监督小组，定期对出库管理工作进行监督检查，确保出库流程的规范执行和各项制度的有效落实。2.监督小组应重点检查出库订单的审核情况、货物的出库准备工作、质量检验情况、出库手续办理情况、货物交付情况等，发现问题及时督促整改。

考核办法1.制定出库管理工作的考核指标，包括订单按时交付率、货物准确率、客户满意度等。2.定期对仓库管理部门和销售部门的出库管理工作进行考核评价，根据考核结果进行奖惩。对于出库管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于存在问题的部门和个人，要进行批评教育，并责令限期整改。如因工作失误给公司造成损失的，要追究相关人员的责任。

八、流程图

出库管理流程图```mermaidgraphTD;A[销售部门接收客户订单]>B[销售部门审核订单信息]B>C[销售部门将订单信息传递给仓库管理部门]C>D[仓库管理部门审核订单信息]D>E[仓库管理人员打印出库清单]E>F[仓库管理人员进行货物拣选]F>G[货物搬运至包装区域]G>H[按照规定进行货物包装]H>I[在货物包装上贴上标识标签]I>J[质量检验部门对货物进行质量检验]J>K{检验是否合格}K>|合格|L[质量检验部门在出库清单上加盖"合格"章并出具质量检验报告]L>M[仓库管理人员办理货物出库手续]M>N[仓库管理人员更新库存台账]N>O[根据交货方式组织货物交付]O>P[客户签收货物]P>Q[销售部门确认销售收入实现并传递信息给财务部门]K>|不合格|R[质量检验部门在出库清单上注明"不合格"字样并出具质量检验报告]R>S[质量检验部门通知仓库管理部门和销售部门]S>T[销售部门与客户沟通协商解决方案]T>U{协商结果}U>|换货|V[仓库管理部门办理换货出库手续]U>|退货|W[仓库管理部门办理退货入库手续]U>|补货|X[