公司印章使用管理制度含流程图

公司印章使用管理制度含流程图一、总则1.目的为规范公司印章的使用管理，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度旨在确保印章使用的安全性、合法性和规范性，防止因印章管理不善给公司带来潜在风险。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.印章管理原则-专人负责原则：各类印章均指定专人负责保管，保管人员须具备高度的责任心和保密意识。-审批使用原则：严格执行印章使用审批流程，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。-安全保管原则：印章应妥善保管，存放于安全可靠的场所，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。-登记备案原则：对印章的启用、变更、停用、销毁等情况进行详细登记备案，以备查询。

二、印章的种类及用途1.公章-用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。主要用于公司各类重要文件、合同协议、对外函件、证明材料等的签署。-使用范围示例：公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证照的年检；与外部单位签订的各类合同；向政府部门、金融机构等出具的正式文件等。2.合同专用章-用途：专门用于签订各类经济合同。使用该印章签订的合同具有法律效力，明确双方的权利和义务。-使用范围示例：与供应商签订的采购合同；与客户签订的销售合同；与合作伙伴签订的合作协议等涉及经济交易的合同文件。3.财务专用章-用途：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。是公司财务管理的重要印章，代表公司在财务领域的认可。-使用范围示例：开具支票、汇票等支付票据；财务报表盖章；税务申报资料盖章等。4.法定代表人章-用途：与法定代表人签字具有同等法律效力，常用于特定的财务文件、重要合同或其他需要法定代表人授权的文件签署。-使用范围示例：在银行办理开户、销户、账户变更等业务时，用于相关文件的盖章；在一些重要合同中，作为法定代表人的确认签章。5.部门章-用途：由各部门根据工作需要自行保管使用，主要用于部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，代表部门行使一定的管理职能。-使用范围示例：人力资源部门的员工考勤表盖章；行政部门的办公用品申购单盖章；业务部门的项目进度报告盖章等。

三、印章的保管1.保管人员职责-公章保管人员：负责公章的日常保管，严格按照审批流程使用公章，对盖章文件进行登记，并定期检查公章的使用情况。如发现公章使用异常或存在潜在风险，应及时向上级报告。-合同专用章保管人员：妥善保管合同专用章，确保印章安全。在签订合同前，仔细核对合同内容，确认无误后按照规定加盖印章。对合同签订过程进行记录，包括合同编号、签订日期、对方单位等信息。-财务专用章保管人员：负责财务专用章的保管和使用，严格遵守财务管理制度。在办理财务业务时，认真审核相关凭证和文件，确保盖章的准确性和合规性。定期与财务部门核对印章使用记录，保证财务信息的一致性。-法定代表人章保管人员：按照规定保管和使用法定代表人章，确保印章使用符合公司规定和法定代表人的授权要求。在使用印章时，要严格执行审批程序，对盖章文件进行详细登记，留存相关审批文件备查。-部门章保管人员：负责本部门章的保管和使用，明确印章的使用范围和审批流程。在使用部门章时，要确保文件内容与部门职责相关，符合公司内部管理规定。定期向部门负责人汇报印章使用情况，接受监督检查。2.保管场所-各类印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置密码和钥匙，由保管人员分别掌管。-公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在公司总部的机要室或安全级别较高的场所，实行双人保管制度，即由两名保管人员分别持有保险柜或保管箱的钥匙，共同开启使用。-部门章可根据实际情况存放在各部门办公室内，但必须确保存放场所安全，防止印章被盗用或丢失。3.印章交接-印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接日期、交接双方姓名等信息，并签字确认。-交接过程应由公司指定的监交人在场监督，确保交接手续的完整性和准确性。交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料全部移交给新保管人员，并将交接情况及时报告上级领导。-新保管人员在接收印章后，应立即更换保险柜或保管箱的密码和钥匙，确保印章保管的安全性。同时，要熟悉印章的使用管理制度，严格按照规定使用印章。

四、印章的使用审批流程1.一般文件盖章审批流程-申请人填写《印章使用申请表》：详细说明盖章文件的名称、用途、盖章内容、份数等信息，并签字确认。-部门负责人审核：对申请盖章的文件进行审核，确认文件内容与本部门职责相关，符合公司政策和规定，签字同意后提交至上级领导审批。-上级领导审批：根据文件的重要性和涉及范围，对申请进行审批。如文件涉及重大事项或金额较大，可能需要经过更高级别的领导审批。审批通过后，在《印章使用申请表》上签字。-印章保管人员盖章：印章保管人员收到经审批的《印章使用申请表》后，仔细核对申请表上的审批签字和文件内容，确认无误后按照规定加盖相应印章，并在《印章使用登记表》上记录盖章日期、文件名称、盖章份数、申请人等信息。2.合同盖章审批流程-业务部门起草合同：业务部门负责与对方单位进行商务谈判，并起草合同文本。合同内容应明确双方的权利和义务、交易条款、价格、付款方式、违约责任等重要事项。-法律合规部门审核：法律合规部门对合同文本进行合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。如发现问题，及时与业务部门沟通修改，确保合同合法有效。审核通过后，在合同文本上签字并注明审核意见。-财务部门审核：财务部门对合同中的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、发票开具等内容。确保合同财务条款清晰明确，符合公司财务管理制度和相关税收法规要求。审核通过后，在合同文本上签字并注明审核意见。-分管领导审批：分管领导根据合同的性质和涉及的业务领域，对合同进行全面审批。审批合同的必要性、可行性以及对公司利益的影响等。审批通过后，在合同文本和《印章使用申请表》上签字。-法定代表人审批（如需）：对于重大合同或涉及公司重要利益的合同，可能需要法定代表人亲自审批。法定代表人审批通过后，在合同文本和《印章使用申请表》上签字。-印章保管人员盖章：印章保管人员收到经各级审核和审批通过的合同及《印章使用申请表》后，再次核对合同内容和审批签字，确认无误后加盖合同专用章，并在《印章使用登记表》上详细记录合同编号、签订日期、对方单位、合同金额、盖章份数等信息。3.财务文件盖章审批流程-财务人员填写《印章使用申请表》：注明文件名称、用途、涉及金额、付款方式等财务相关信息，并签字。-财务部门负责人审核：对财务文件进行审核，确认文件内容符合财务管理制度和相关规定，签字同意后提交至上级领导审批。-分管财务领导审批：根据财务文件的重要性和金额大小，对申请进行审批。审批通过后，在《印章使用申请表》上签字。-印章保管人员盖章：印章保管人员收到经审批的《印章使用申请表》后，核对申请表和财务文件，确认无误后加盖财务专用章，并在《印章使用登记表》上记录盖章日期、文件名称、涉及金额、申请人等信息。

五、印章使用登记1.登记内容印章保管人员在每次使用印章后，应及时在《印章使用登记表》上进行详细登记。登记内容包括：盖章日期、文件名称、盖章份数、申请人、审批人、使用印章类型等信息。2.登记要求-登记信息应准确、完整、清晰，不得遗漏或涂改。如发现登记错误，应及时更正，并注明更正原因。-《印章使用登记表》应妥善保存，保存期限为[X]年，以备日后查询和审计。-定期对《印章使用登记表》进行整理和归档，确保登记表的完整性和可追溯性。

六、印章的停用与销毁1.停用情形-公司名称变更、重组、注销等原因导致印章不再使用。-印章损坏、遗失或被盗用，经公司研究决定停用。-因业务调整或其他原因，某类印章已不再具有使用价值。2.停用程序-印章保管部门或使用部门发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因、印章名称、停用日期等信息，并提交至公司行政管理部门。-行政管理部门审核《印章停用申请表》后，报公司领导审批。审批通过后，发布印章停用通知，明确停用印章的名称、停用日期及相关注意事项。-印章保管人员收到印章停用通知后，立即停止使用该印章，并将印章妥善保管。同时，在《印章使用登记表》上注明印章停用情况。3.销毁程序-对于需要销毁的印章，由行政管理部门统一组织实施。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细列出拟销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并提交公司领导审批。-审批通过后，由行政管理部门会同财务部门、审计部门等相关人员，对拟销毁印章进行清点核实。核实无误后，采用适当的方式进行销毁，如切割、粉碎等，确保印章无法恢复使用。-在印章销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁记录》，记录销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息。销毁记录应由参与销毁的人员签字确认，并留存归档。

七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对印章使用情况进行审计检查，重点审查印章使用的审批流程是否合规、登记记录是否完整准确、印章保管是否安全等方面。如发现问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.定期检查行政管理部门每月对印章保管和使用情况进行一次定期检查，检查内容包括印章保管场所的安全性、印章使用登记记录、审批流程执行情况等。对检查中发现的问题及时进行纠正，并记录在检查报告中。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

八、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由公司行政管理部门负责解释和修订。2.本制度应根据国家法律法规和公司实际情况的变化适时进行修订，确保制度的有效性和适应性。

流程图如下：

一、印章使用总体流程图```开始||__印章保管人员接收印章||__按照规定存放于指定保管场所||__使用人提出盖章申请||__填写《印章使用申请表》||__部门负责人审核||__确认文件内容与部门职责相关||__签字同意后提交上级领导审批||__上级领导审批||__根据文件重要性和涉及范围审批||__签字同意后返回印章保管人员||__印章保管人员盖章||__核对申请表和文件内容||__在《印章使用登记表》登记盖章信息||__使用人领取盖章文件|结束```

二、合同盖章流程图```开始||__业务部门起草合同||__明确双方权利义务、交易条款等||__法律合规部门审核||__审查合同合法性，提出修改意见||__财务部门审核||__审核财务条款，确保符合规定||__分管领导审批||__全面审批合同必要性、可行性等||__法定代表人审批（如需）||__重大合同或重要利益合同需审批||__印章保管人员盖章||__核对合同及审批签字||__加盖合同专用章并登记相关信息||__合同存档|结束```

三、财务文件盖章流程图```开始||__财务人员填写《印章使用申请表》||__注明文件财务相关信息||__财务部门负责人审核||__确认文件符合财务制度规定||__签字同意后提交分管财务领导审批||__分管财务领导审批||__根据文件重要性和金额审批||__签字同意后返回印章保管人员||__印章保管人员盖章||__核对申请表和财务文件||__加盖财务专用章并登记盖章信息||__财务文件存档|结束```

四、印章停用流程图```开始||__印章保管部门或使用部门提出停用申请||__填写《印章停用申请表》，说明停用原因等||__行政管理部门审核||__核实申请信息，报公司领导审批||__公司领导审批||__批准后发布印章停用通知||__印章保管人员停止使用印章||__妥善保