人事档案管理制度

人事档案管理制度一、总则1.目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。3.基本原则人事档案管理应遵循真实、完整、及时、保密的原则，确保档案信息的准确性和安全性。

二、档案管理职责1.人力资源部门职责负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。负责收集、鉴别、整理、归档员工的人事档案材料。负责办理员工人事档案的查阅、借阅和转递手续。负责保管员工的人事档案，确保档案的安全和完整。负责定期对人事档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.员工所在部门职责负责协助人力资源部门收集本部门员工的人事档案材料，并及时移交人力资源部门。负责督促本部门员工及时办理档案材料的补充和更新手续。负责按照规定的程序和要求查阅、借阅本部门员工的人事档案。3.档案管理人员职责负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、上架等。负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。负责按照规定的程序和要求办理档案的查阅、借阅和转递手续。负责定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确和完整。负责保守档案机密，不得泄露档案内容。

三、档案内容1.员工基本信息员工登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。身份证复印件。学历学位证书复印件。专业技术资格证书复印件。职业资格证书复印件。2.工作经历劳动合同、聘用合同。工作履历表，包括工作单位、职位、工作时间、离职原因等。培训记录，包括培训课程、培训时间、培训机构等。绩效考核记录，包括考核时间、考核结果、考核评语等。3.薪酬福利工资单、奖金发放记录。社会保险缴纳记录。住房公积金缴纳记录。其他福利发放记录。4.奖惩情况奖励证书、荣誉称号。处罚决定、违纪记录。5.其他材料体检报告。员工离职证明。其他与员工有关的重要材料。

四、档案收集与整理1.档案收集人力资源部门应定期收集员工的人事档案材料，确保档案内容的及时更新。员工所在部门应在员工入职、离职、晋升、调动等情况发生后，及时将相关材料移交人力资源部门。员工本人应按照规定的要求，及时向人力资源部门提交个人档案材料。2.档案整理档案管理人员应按照档案内容的类别和时间顺序，对收集到的档案材料进行分类整理。对每份档案材料进行编号，并建立档案目录，以便于查阅和管理。对档案材料进行装订，确保档案的整齐和美观。

五、档案保管1.保管要求公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确和完整。对破损、褪色、霉变的档案材料，应及时进行修复或复制。2.安全保密档案管理人员应严格遵守档案管理的保密制度，不得泄露档案内容。未经授权，任何人不得查阅、借阅人事档案。查阅、借阅档案时，应严格按照规定的程序和要求办理手续。档案管理人员应定期对档案的安全保密情况进行检查，发现问题及时处理。

六、档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。人力资源部门负责人审批同意后，档案管理人员应按照规定的程序和要求提供查阅服务。查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上签字，并注明查阅时间、查阅内容等。2.借阅权限公司内部人员因工作需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。人力资源部门负责人审批同意后，档案管理人员应按照规定的程序和要求办理借阅手续。借阅档案时，借阅人员应出具借条，并注明借阅时间、借阅内容、归还时间等。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。3.查阅、借阅限制涉及员工个人隐私的档案材料，如体检报告、奖惩情况等，未经员工本人同意，不得查阅、借阅。档案管理人员不得私自查阅、借阅人事档案。查阅、借阅档案时，不得将档案带出档案库房。

七、档案转递1.转递条件员工离职、调动、退休等情况发生时，人力资源部门应及时办理档案转递手续。档案转递应遵循保密、安全、及时的原则，确保档案的完整和准确。2.转递程序人力资源部门应根据员工的转递情况，填写《人事档案转递通知单》，并将通知单和档案一并密封。档案管理人员应按照规定的方式和渠道，将档案转递给接收单位。档案转递后，档案管理人员应及时与接收单位联系，确认档案是否已安全送达。接收单位收到档案后，应在《人事档案转递通知单》上签字盖章，并将通知单返回人力资源部门。

八、档案信息化管理1.信息化建设公司应建立人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索和管理。档案管理人员应将员工的人事档案材料及时录入信息化管理系统，确保档案信息的准确和完整。2.信息安全公司应加强人事档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。档案管理人员应定期对信息化管理系统进行备份，防止数据丢失。对涉及员工个人隐私的档案信息，应采取加密存储和传输等措施，确保信息安全。

九、档案清理与销毁1.清理范围已离职员工的人事档案，在离职后[X]年内未办理转递手续的，应进行清理。档案材料已超过保管期限，且无保存价值的，应进行清理。档案材料存在虚假、伪造等问题的，应进行清理。2.清理程序人力资源部门应定期对人事档案进行清理，确定需要清理的档案名单。档案管理人员应按照清理名单，对档案进行核对和整理。对需要销毁的档案，应填写《人事档案销毁申请表》，经人力资源部门负责人审批同意后，报公司领导批准。档案销毁应在公司纪检监察部门的监督下进行，确保销毁过程的合规和安全。档案销毁后，档案管理人员应在《人事档案销毁申请表》上签字，并将申请表归档保