公司证照管理制度

公司证照管理制度一、总则1.目的为加强公司证照管理，规范证照的申请、保管、使用、年审、换证、变更及注销等工作流程，确保公司证照的安全、完整与有效使用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构所涉及的各类营业执照、资质证书、许可证、认证证书、荣誉证书等所有公司证照的管理。3.职责分工

综合管理部：作为公司证照管理的归口部门，负责证照的统一登记、保管、年审、换证、变更、注销等日常管理工作；建立证照管理台账，定期核对证照信息；组织协调证照使用需求的审批流程；监督指导各部门正确使用证照。

业务部门：根据业务需要，向综合管理部提出证照使用申请；负责本部门使用证照的过程管理，确保证照的正确使用和按时归还；配合综合管理部完成证照相关的审核、变更等工作。

财务部：负责与证照办理、年审、换证等相关费用的预算编制、审核及支付工作。

法务部门：为证照管理提供法律支持和指导，审核涉及证照的重大事项及相关法律文件，防范法律风险。

二、证照的分类与登记1.证照分类营业执照类：包括企业法人营业执照、营业执照副本等。资质证书类：如建筑企业资质证书、工程设计资质证书、施工总承包资质证书等。许可证类：安全生产许可证、食品经营许可证、医疗器械经营许可证等。认证证书类：质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书等。荣誉证书类：各类政府部门或行业协会颁发的荣誉奖项证书。其他证照：如商标注册证、专利证书、软件著作权登记证书等。2.证照登记综合管理部应建立《公司证照管理台账》，详细记录每类证照的名称、颁发部门、颁发日期、有效期、证书编号、年审时间、变更记录、存放地点等信息。新取得的证照应在收到后的[X]个工作日内完成登记，并及时更新台账信息。

三、证照的申请与办理1.申请流程业务部门因业务需要申请办理证照时，应填写《证照办理申请表》，详细说明申请证照的名称、用途、所需提交的资料及预计办理时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交至综合管理部。2.审核与协调综合管理部收到申请表后，应在[X]个工作日内对申请事项进行审核，核实所需资料是否齐全、申请理由是否充分。对于需要多个部门协同办理的证照，综合管理部应组织相关部门召开协调会议，明确各部门职责和工作进度要求，确保按时完成办理工作。3.资料准备与提交根据证照办理要求，业务部门负责准备相关申请资料，并提交至综合管理部进行初审。综合管理部审核无误后，统一将资料提交至证照颁发部门办理。在办理过程中，如遇资料补充、修改等情况，业务部门应积极配合，及时完成相关工作。4.办理进度跟踪综合管理部应安排专人跟踪证照办理进度，及时与证照颁发部门沟通协调，确保办理工作顺利进行。如因特殊原因导致办理时间延长，应及时向公司领导汇报，并说明原因及预计完成时间。

四、证照的保管1.保管方式公司证照应指定专人负责保管，存放于专门的保险柜或文件柜中，并确保存放地点安全、干燥、通风良好，防止证照损坏、丢失或被盗。对于重要证照或原件数量有限的证照，应进行扫描备份，保存电子文档，并与原件分开存放。2.保管人员职责保管人员应严格遵守证照保管制度，妥善保管证照，不得擅自将证照转借他人或带出公司办公区域。每日下班前，应对证照进行清点核对，确保证照数量与台账记录一致。如发现证照丢失、损坏等情况，应立即向综合管理部报告，并采取相应的补救措施。3.定期盘点综合管理部应定期组织对公司证照进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点，并形成盘点报告。盘点报告应包括证照名称、数量、存放地点、保管情况等内容，如发现问题应及时查明原因并进行处理。

五、证照的使用1.使用申请公司内部各部门因业务需要使用证照时，应填写《证照使用申请表》，注明使用证照的名称、用途、使用期限、使用地点等信息，并经部门负责人签字确认后提交至综合管理部。如涉及对外投标、签订合同等重要事项，还需经公司领导审批同意。2.审批流程综合管理部收到申请表后，应在[X]个工作日内进行审核。对于一般性业务使用，由综合管理部负责人审批；对于涉及重大事项或存在风险的使用申请，应提交公司领导审批。审批通过后，综合管理部方可将证照提供给使用部门。3.使用登记使用部门领取证照时，保管人员应在《证照使用登记表》上详细记录领取时间、证照名称、证书编号、使用期限、领取人签字等信息。使用部门应按照申请表中注明的用途和期限使用证照，不得擅自更改使用范围或延长使用期限。4.归还与验收使用完毕后，使用部门应及时将证照归还至综合管理部。保管人员在收到归还的证照时，应认真核对证照的完整性和准确性，检查是否有损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时与使用部门沟通核实，并做好记录。

六、证照的年审、换证与变更1.年审与换证综合管理部应根据各类证照的有效期和年审要求，提前制定年审与换证计划，并及时通知相关业务部门。业务部门负责准备年审与换证所需的资料，并提交至综合管理部进行初审。初审通过后，综合管理部统一办理年审与换证手续，确保证照在有效期内持续有效。2.变更管理如公司名称、法定代表人、经营范围、注册地址等信息发生变更，综合管理部应及时向证照颁发部门申请办理证照变更手续。变更申请应按照证照颁发部门的要求提交相关资料，并在规定时间内完成变更登记。变更完成后，综合管理部应及时更新《公司证照管理台账》及相关证照复印件，确保公司证照信息的一致性。

七、证照的注销1.注销情形当公司发生注销、吊销营业执照、资质过期不再续办、许可证被依法吊销等情况时，综合管理部应及时向证照颁发部门申请办理证照注销手续。2.注销流程综合管理部负责填写《证照注销申请表》，并提交相关证明材料，如公司注销决议、营业执照吊销文件等。经证照颁发部门审核批准后，完成证照注销手续，并在《公司证照管理台账》中予以注明。

八、证照的电子文档管理1.电子文档收集综合管理部应及时收集各类证照的电子文档，包括原件扫描件、变更记录、年审资料等，并进行分类整理存储。电子文档应确保清晰、完整、可识别，与纸质证照内容一致。2.存储方式电子文档应存储于公司内部服务器的指定文件夹中，并进行定期备份，以防止数据丢失。同时，应设置不同级别的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问和使用电子文档。3.使用与更新业务部门如需使用证照电子文档，应向综合管理部提出申请，经批准后按照规定的流程进行下载和使用。综合管理部应及时更新证照电子文档，确保其与纸质证照信息同步。

九、证照管理的监督与检查1.内部监督综合管理部应定期对公司证照管理情况进行自查，检查内容包括证照登记、保管、使用、年审、换证、变更及注销等环节的执行情况。对于发现的问题，应及时进行整改，并形成自查报告向公司领导汇报。2.审计监督公司内部审计部门应定期对证照管理工作进行审计监督，检查证照管理制度的执行情况、费用支出的合理性、资产的安全性等。对于审计中发现的违规行为，应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。3.责任追究对于在证照管理工作中违反本制度规定，导致证照丢失、损坏、逾期未年审或未及时办理变更手续等情况，给公司造成损失的，将视情节轻重追究相关责任人的责任。责任追究方式包括批评教育