公司前台的管理制度

公司前台的管理制度一、目的为了规范公司前台工作流程，提高前台工作效率和服务质量，树立公司良好形象，特制定本管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司前台工作人员。

三、岗位职责接待工作1.负责来访客户的接待、登记和引导，主动、热情、礼貌地迎接来访人员，询问来访事由，并及时通知相关人员。2.为来访人员提供必要的服务，如倒水、协助联系等，营造良好的接待氛围。3.对重要客户或预约来访的客人，要提前做好准备工作，确保接待工作的顺利进行。

电话接听与转接1.及时接听公司电话，在电话铃响三声内拿起话筒，礼貌问候并自报公司名称。2.认真倾听来电内容，准确记录重要信息，根据来电需求进行转接或解答。3.对于无法立即转接的电话，要向来电者说明情况，并请其稍候，及时与相关人员取得联系后再给予回复。4.如遇紧急或重要电话，要及时向相关领导汇报。

邮件与快递收发1.负责公司邮件、快递的收发工作，及时准确地将邮件和快递送达相关部门或人员手中。2.对收到的邮件和快递进行分类、登记，并做好保管工作，防止邮件和快递丢失或损坏。3.跟踪重要邮件和快递的物流信息，确保及时送达。

办公用品管理1.负责前台办公用品的采购、库存管理和发放工作，确保办公用品的充足供应。2.定期盘点办公用品库存，建立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况。3.根据办公用品的使用情况，及时提出采购建议，合理控制办公用品费用。

办公区域环境维护1.保持前台区域的整洁卫生，每天定时清理前台桌面、地面、文件架等，确保前台环境整洁有序。2.负责前台绿植的养护，定期浇水、修剪，保持绿植的美观。3.注意前台区域的设施设备维护，如发现问题及时向相关部门报告，确保设施设备正常运行。

信息传达与通知发布1.及时传达公司内部的各类通知、文件和信息，确保员工能够及时了解公司动态。2.负责公司公告栏的管理，定期更新公告栏内容，张贴重要通知和文件。3.协助其他部门进行信息传达工作，确保信息传递的准确性和及时性。

四、工作流程接待流程1.来访客户到达前台时，前台工作人员应立即起身，微笑迎接，礼貌问候："您好，请问您找哪位？"2.询问来访客户的姓名、单位、来访事由等信息，并进行登记。登记内容包括：来访日期、来访时间、来访人员姓名、单位、来访事由、被访人员姓名等。3.根据来访事由，及时通知相关人员。如相关人员正在忙碌，应请来访客户稍候，并告知预计等待时间。4.引导来访客户至接待区域就座，为其倒水，并提供必要的服务。5.待相关人员到来后，将来访客户引领至相应的会议室或办公室，并向双方介绍。6.来访客户离开时，前台工作人员应起身相送，礼貌道别："感谢您的来访，祝您工作顺利！"

电话接听流程1.电话铃响三声内，前台工作人员应迅速拿起话筒，礼貌问候："您好，[公司名称]前台，请讲。"2.认真倾听来电内容，准确记录重要信息，如来电者姓名、单位、联系电话、来电事由等。记录应清晰、准确、完整，可使用便签纸进行记录。3.根据来电需求进行转接或解答。如转接电话，应先询问被访人员是否方便接听，并告知来电者稍候，然后迅速转接。转接后，应向被访人员说明来电者的姓名、单位和来电事由。4.如遇无法立即转接的电话，应向来电者说明情况，并请其稍候。同时，及时与相关人员取得联系，了解情况后再给予回复。回复时，应礼貌地告知来电者相关情况，并表示歉意。5.对于重要电话或紧急情况，应及时向相关领导汇报。汇报内容包括来电者的姓名、单位、联系电话、来电事由等重要信息。

邮件与快递收发流程1.收到邮件或快递后，前台工作人员应首先检查邮件和快递的外观是否完好，如有破损或异常情况，应及时与快递公司联系。2.对邮件和快递进行分类，根据收件人姓名或部门将其分别放置在相应的文件架或区域。3.登记邮件和快递的相关信息，包括邮件单号、寄件人姓名、单位、联系电话、收件人姓名、单位、联系电话、邮件主题、收到日期等。登记可使用专门的邮件和快递登记表，确保信息准确无误。4.及时将邮件和快递送达相关部门或人员手中。对于重要邮件或紧急快递，应优先处理，确保及时送达。5.如遇收件人不在公司或不方便接收邮件和快递的情况，前台工作人员应与收件人沟通，确定合适的接收方式，如代收、暂存等，并做好记录。

办公用品管理流程1.定期对前台办公用品的库存进行盘点，了解办公用品的使用情况和库存数量。盘点周期可根据实际情况设定，一般为每月一次。2.根据办公用品的库存情况和使用需求，及时提出采购申请。采购申请应注明办公用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息，并提交给相关领导审批。3.采购申请获批后，负责与供应商联系，进行办公用品的采购工作。在采购过程中，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应稳定性。4.办公用品到货后，前台工作人员应认真核对办公用品的名称、规格、数量等信息，确保与采购申请一致。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。5.将采购回来的办公用品进行入库登记，记录办公用品的名称、规格、数量、入库日期、供应商等信息。入库登记可使用办公用品库存登记表，确保库存信息准确无误。6.根据员工的需求，发放办公用品。发放时，应要求员工填写办公用品领用登记表，注明领用日期、办公用品名称、规格、数量、领用人姓名等信息。发放后，及时更新办公用品库存登记表。

办公区域环境维护流程1.每天定时清理前台桌面、地面、文件架等，保持前台区域的整洁卫生。清理内容包括擦拭桌面灰尘、清理地面垃圾、整理文件架等。2.定期对前台绿植进行养护，浇水、修剪、施肥等。养护频率可根据绿植的品种和生长情况设定，一般每周浇水12次，每月进行一次修剪。3.注意前台区域的设施设备维护，如发现电脑、打印机、复印机、电话等设施设备出现故障或异常情况，应及时向相关部门报告，并做好记录。记录内容包括设施设备名称、故障现象、发现时间等。4.协助相关部门进行办公区域的环境维护工作，如配合清洁人员进行大面积清洁、协助布置会议场地等。

信息传达与通知发布流程1.收到公司内部的通知、文件和信息后，前台工作人员应认真阅读，理解其内容和要求。2.根据通知、文件和信息的性质和受众范围，确定传达方式和发布渠道。传达方式可包括口头传达、邮件发送、张贴公告等；发布渠道可包括公司内部通讯软件、公告栏、微信群等。3.对于需要口头传达的通知、文件和信息，前台工作人员应及时将其传达给相关部门或人员，并确保传达内容准确无误。传达时，可采用会议、电话、面对面交流等方式。4.对于需要邮件发送的通知、文件和信息，前台工作人员应按照邮件发送规范，撰写邮件内容，包括主题、正文、附件等。邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容；正文应条理清晰，语言通顺，详细说明通知、文件和信息的内容和要求；附件应确保格式正确，内容完整。邮件发送后，应及时确认收件人是否收到邮件。5.对于需要张贴公告的通知、文件和信息，前台工作人员应按照公告张贴规范，制作公告内容，包括标题、正文、发布部门、发布日期等。公告内容应简洁明了，突出重点。制作完成后，及时将公告张贴在公司公告栏的显著位置。6.协助其他部门进行信息传达工作，如提供必要的信息支持、协助组织会议等。在信息传达过程中，应确保信息传递的准确性和及时性，避免信息误传或漏传。

五、工作规范仪容仪表1.前台工作人员应保持良好的仪容仪表，着装整洁、得体，符合公司形象要求。2.头发应梳理整齐，保持清洁，不得留怪异发型。男士头发不宜过长，女士头发应束起或盘起，避免遮挡面部。3.面部应保持清洁，化淡妆，不得浓妆艳抹。不得佩戴夸张的首饰，指甲应修剪整齐，不得涂有色指甲油。4.举止应端庄大方，站立时应挺胸收腹，坐姿应端正自然，行走时应步伐轻盈，不得有不雅举止。

言行举止1.前台工作人员应使用文明礼貌用语，如"您好"、"请"、"谢谢"、"对不起"、"再见"等，语气应亲切、温和。2.对待来访客户和来电人员应热情、主动、耐心，不得冷漠、生硬或不耐烦。在接待过程中，应保持微笑，眼神专注，给予对方充分的关注。3.不得在工作时间内闲聊、玩手机、吃零食等，应保持工作状态的专注和认真。4.严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的机密信息和客户资料。

工作纪律1.前台工作人员应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应提前按照公司规定办理请假手续。2.坚守工作岗位，不得擅自离岗。如需临时离开前台区域，应告知其他同事，并确保前台工作有人接替。3.认真履行岗位职责，不得推诿、敷衍工作任务。对工作中遇到的问题和困难，应及时向上级领导汇报，寻求解决方案。4.爱护公司的公共财物，不得随意损坏或挪用。如发现公共财物有损坏情况，应及时报告相关部门进行维修。

六、培训与考核培训1.公司定期组织前台工作人员进行业务培训，培训内容包括接待礼仪、电话沟通技巧、办公用品管理、办公软件操作等方面。2.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式，以提高培训效果。3.前台工作人员应积极参加公司组织的培训活动，认真学习培训内容，不断提升自身业务能力和综合素质。

考核1.建立前台工作人员考核制度，对前台工作人员的工作表现进行定期考核。考核内容包括工作业绩、工作态度、专业技能等方面。2.考核方式可采用上级评价、同事评价、自我评价等多种方式相结合，确保考核结果的客观、公正。3.根据考核结果，对表现优秀的前台工作人员给予表彰和奖励，对表现不佳的前台工作人员进行批评教育和