设备采购和维护制度

设备采购和维护制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司设备采购及维护管理工作，确保设备满足公司生产经营需求，提高设备运行效率，降低设备故障率，延长设备使用寿命，保障公司生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司内所有生产设备、办公设备、研发设备等各类固定资产设备的采购、维护及相关管理活动。3.职责分工采购部门：负责设备采购的市场调研、供应商选择、采购合同签订及采购款项支付等工作。使用部门：负责提出设备采购需求，参与设备验收，负责设备的日常操作、清洁、保养等基础维护工作，并及时反馈设备故障信息。设备管理部门：负责制定设备采购计划，审核采购需求，组织设备验收，建立设备档案，制定设备维护计划并监督实施，协调处理设备故障及维修工作。财务部门：负责审核设备采购预算，监督采购款项支付，参与设备报废等资产处置的财务核算工作。

二、设备采购管理

（一）采购需求提出1.使用部门根据生产经营、技术研发、办公需求等实际情况，填写《设备采购申请表》，详细说明设备名称、型号规格、数量、技术参数、采购原因、预计使用时间等信息。2.对于重大设备采购项目（金额较大、技术复杂或对生产经营有重大影响的设备），使用部门应组织相关人员进行可行性论证，形成论证报告，提交设备管理部门审核。

（二）采购计划制定1.设备管理部门根据公司发展战略、生产经营计划及设备实际状况，对各部门提交的采购申请进行汇总分析，结合设备的使用寿命、技术更新等因素，制定年度设备采购计划。2.年度设备采购计划应明确采购设备的名称、型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并报公司管理层审批。

（三）采购流程1.市场调研采购部门根据采购计划，对所需设备的市场供应情况、价格水平、供应商信誉等进行调研，收集至少三家供应商的相关信息，形成市场调研报告。2.供应商选择采购部门根据市场调研报告，组织相关部门对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、生产能力、产品质量、售后服务、价格等方面。建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果。选择合格的供应商作为采购对象，并与之签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订采购部门与选定的供应商就设备采购事宜进行商务谈判，达成一致意见后，起草采购合同。采购合同应明确设备名称、型号规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。采购合同经法务部门审核、公司管理层审批后，由采购部门与供应商签订。4.采购执行与跟踪采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，跟踪设备生产进度、发货情况，确保设备按时、按质、按量到货。对于采购过程中出现的变更事项（如设备规格变更、交货时间变更等），采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议，同时报设备管理部门备案。

（四）设备验收1.设备到货前，采购部门应通知设备管理部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。2.设备到货时，采购部门、设备管理部门、使用部门共同对设备的数量、规格、型号、外观等进行初步检查，核对设备的装箱清单、随机资料等是否齐全。3.按照采购合同约定的质量标准，由专业技术人员对设备进行性能测试、功能验证等全面验收。验收合格后，填写《设备验收报告》，参与验收的各方签字确认。4.对于验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或更换设备。如因供应商原因导致设备无法正常使用，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。

（五）采购款项支付1.设备验收合格后，采购部门应及时整理相关验收资料、采购合同等，提交财务部门审核。2.财务部门根据合同约定及公司资金安排，审核采购款项支付申请。审核通过后，按照公司财务审批流程办理付款手续。3.采购款项支付应严格遵守公司财务制度，确保资金支付安全、合规。

三、设备维护管理

（一）设备维护计划制定1.设备管理部门根据设备的使用说明书、运行状况等，为每台设备制定年度、季度、月度维护计划。维护计划应明确维护内容、维护时间、维护责任人等信息。2.对于关键设备、大型设备，应制定专项维护计划，采取预防性维护措施，降低设备故障率。

（二）设备维护实施1.日常维护使用部门负责设备的日常维护工作，包括设备的清洁、润滑、紧固、检查设备运行状态等。操作人员应严格按照设备操作规程进行操作，发现问题及时处理或报告。设备管理部门定期对设备的日常维护情况进行检查和指导，确保日常维护工作落实到位。2.一级保养一级保养以设备操作人员为主，维修人员辅助进行。保养周期一般为每季度一次，保养内容包括设备外观清洁、设备内部清扫、设备润滑系统检查、设备电气系统检查等。保养完成后，操作人员应填写《设备一级保养记录》，维修人员签字确认。3.二级保养二级保养以维修人员为主，操作人员参加。保养周期一般为每半年一次，保养内容包括设备精度检查、设备调整、设备故障排除、设备易损件更换等。保养完成后，维修人员应填写《设备二级保养记录》，并提交设备管理部门存档。4.专项维护对于关键设备、大型设备或出现故障的设备，根据专项维护计划或维修需求，由专业维修人员进行专项维护。专项维护完成后，应详细记录维护过程和结果，形成专项维护报告。

（三）设备故障维修1.故障报告设备发生故障时，使用部门操作人员应立即停止设备运行，并及时报告设备管理部门。报告内容包括设备名称、型号、故障现象、发生时间等。设备管理部门接到故障报告后，应详细记录故障信息，并安排维修人员前往现场进行故障诊断。2.故障诊断与维修维修人员到达现场后，对设备故障进行诊断，确定故障原因。能够现场修复的故障，应立即进行维修；对于较为复杂的故障，维修人员应制定维修方案，经设备管理部门审核后实施。在维修过程中，维修人员应做好维修记录，记录故障原因、维修措施、更换的零部件等信息。3.维修验收设备维修完成后，维修人员应通知设备管理部门、使用部门进行验收。验收内容包括设备故障是否排除、设备运行是否正常、设备性能是否恢复等。验收合格后，使用部门操作人员在《设备维修记录》上签字确认。如验收不合格，维修人员应重新进行维修，直至设备验收合格为止。

（四）设备备件管理1.设备管理部门根据设备维护计划和以往设备故障情况，制定设备备件储备计划，明确备件的名称、型号、规格、数量、储备方式等。2.采购部门按照备件储备计划，及时采购所需备件，并确保备件质量符合要求。3.建立设备备件库存管理制度，对备件的入库、出库、库存盘点等进行规范管理。定期对备件库存进行盘点，确保备件账实相符。4.对于贵重备件、关键备件，应建立备件领用审批制度，严格控制备件的领用数量和使用情况。

（五）设备技术档案管理1.设备管理部门负责建立设备技术档案，档案内容包括设备采购合同、设备验收报告、设备使用说明书、设备维护计划、设备维护记录、设备维修记录、设备故障分析报告、设备技术改造资料等。2.设备技术档案应及时更新，确保档案内容的完整性和准确性。设备管理部门应定期对设备技术档案进行整理和归档，便于查阅和使用。3.设备技术档案的查阅、借阅应严格按照公司档案管理制度执行，确保档案信息安全。

四、设备报废管理

（一）报废申请1.设备使用部门或设备管理部门发现设备存在严重损坏、技术陈旧、能耗过高、维修成本过大等情况，已无法继续使用或无维修价值时，可填写《设备报废申请表》，详细说明设备名称、型号、购置时间、报废原因等。2.对于拟报废的设备，设备管理部门应组织相关技术人员进行技术鉴定，确认设备是否符合报废条件。

（二）报废审批1.《设备报废申请表》经设备管理部门负责人审核后，提交公司管理层审批。对于价值较大的设备报废，还需报公司董事会审批。2.审批通过后，设备管理部门应在公司内部发布设备报废公告，告知相关部门和人员。

（三）报废处置1.设备管理部门负责组织对报废设备进行清理，拆除可利用的零部件，对剩余部分进行妥善处理（如变卖、报废拆解等）。2.财务部门负责对报废设备进行财务核算，按照公司财务制度进行资产核销处理。3.设备管理部门应将设备报废处置情况记录在案，形成设备报废处置报告，提交公司管理层备案。

五、监督与考核1.公司设立设备采购和维护管理监督小组，由设备管理部门、采购部门、财务部门等相关人员组成，定期对设备采购和维护管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括采购流程执行情况、设备验收情况、维护计划