公司行政物品管理制度

公司行政物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政物品的管理，规范行政物品的采购、使用、保管及报废等流程，合理控制费用支出，提高行政物品的使用效率，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有行政物品的管理。

（三）管理原则1.统一管理原则：公司行政物品由行政部门统一采购、调配和管理。2.合理配置原则：根据工作实际需要，合理配置行政物品，避免浪费。3.节约使用原则：倡导员工节约使用行政物品，降低公司运营成本。4.责任到人原则：明确行政物品使用和保管的责任，确保物品安全和完整。

二、行政物品分类及定义（一）办公设备1.电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等办公自动化设备。2.碎纸机、装订机、考勤机等办公辅助设备。

（二）办公家具办公桌、办公椅、文件柜、会议桌椅等。

（三）办公用品1.文具类：笔、笔记本、文件夹、档案袋、订书机、回形针、胶水等。2.纸张类：打印纸、复印纸、便签纸、笔记本纸等。3.办公耗材：墨盒、硒鼓、色带、打印碳粉等。4.其他：计算器、电池、鼠标、键盘、U盘等。

（四）通讯设备固定电话、移动电话及相关配件。

（五）清洁用品扫帚、拖把、抹布、清洁剂、垃圾袋等。

（六）饮用水设备及耗材饮水机、桶装水等。

三、采购管理（一）采购计划1.各部门应于每月[具体日期]前将下月行政物品需求计划提交至行政部门。需求计划应详细注明物品名称、规格、型号、数量等信息。2.行政部门根据各部门需求计划，结合库存情况，编制月度行政物品采购计划。采购计划应经行政部门负责人审核后报公司分管领导审批。

（二）采购流程1.采购人员根据审批后的采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价。2.采购人员填写《采购申请表》，详细记录采购物品的名称、规格、型号、数量、供应商、价格、交货期等信息，经行政部门负责人审核后报公司分管领导审批。3.审批通过后，采购人员与供应商签订采购合同或采购订单，并跟踪采购进度，确保按时到货。4.物品到货后，采购人员应及时通知行政部门仓库管理人员进行验收。

（三）采购审批权限1.单次采购金额在[X]元以下的行政物品，由行政部门负责人审批。2.单次采购金额在[X]元至[X]元之间的行政物品，由公司分管领导审批。3.单次采购金额在[X]元以上的行政物品，由公司总经理审批。

四、验收管理（一）验收标准1.办公设备、办公家具等应符合合同约定的规格、型号、质量标准。2.办公用品、办公耗材等应符合国家相关标准和行业规范。3.清洁用品、饮用水设备及耗材等应满足正常使用需求。

（二）验收流程1.仓库管理人员在收到采购的行政物品后，应及时组织验收。2.验收人员根据验收标准对物品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。3.对于验收合格的物品，仓库管理人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续。4.对于验收不合格的物品，仓库管理人员应及时通知采购人员与供应商协商处理，如退货、换货等。

五、库存管理（一）仓库管理1.行政部门应设立专门的行政物品仓库，指定专人负责仓库管理。2.仓库管理人员应建立行政物品库存台账，详细记录物品的入库、出库、库存数量等信息。3.仓库应保持整洁、通风良好，物品应分类存放，标识清晰，便于查找和盘点。

（二）库存盘点1.行政部门应定期对行政物品进行盘点，盘点周期为[具体周期]。2.盘点前，仓库管理人员应将库存物品进行整理，确保账物相符。3.盘点时，应组织相关人员进行实地盘点，并填写《行政物品盘点表》。4.盘点结束后，仓库管理人员应根据盘点结果编制盘点报告，分析差异原因，提出处理建议。5.对于盘盈、盘亏的行政物品，应按照公司相关规定进行处理。

（三）库存预警1.行政部门应设定行政物品库存预警线，当库存数量低于预警线时，及时通知采购人员进行补货。2.库存预警线应根据物品的使用频率、采购周期等因素进行合理设定。

六、领用管理（一）领用流程1.员工因工作需要领用行政物品时，应填写《行政物品领用申请表》，注明物品名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人等信息。2.《行政物品领用申请表》经部门负责人审批后，到行政部门仓库领取物品。3.仓库管理人员根据审批后的《行政物品领用申请表》发放物品，并在库存台账上登记。

（二）领用标准1.办公用品应根据员工岗位和工作实际需要进行合理发放。2.办公设备、办公家具等应按照公司相关规定进行配置和领用。3.对于贵重物品或限量领用的物品，应严格控制领用数量，并经公司分管领导审批。

七、使用管理（一）使用培训1.行政部门应对新购置的办公设备、办公家具等组织使用培训，确保员工能够正确使用和操作。2.使用培训应包括设备的功能介绍、操作方法、日常维护等内容。

（二）使用规范1.员工应按照行政物品的使用说明和操作规程进行使用，不得随意拆卸、改装或损坏。2.办公设备、办公家具等应定期进行清洁和保养，确保正常使用。3.办公用品应节约使用，避免浪费。对于可重复使用的办公用品，应妥善保管，以便下次使用。

（三）维修管理1.办公设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门。行政部门应安排专业维修人员进行维修，或联系供应商进行售后服务。2.维修人员应填写《行政物品维修记录单》，详细记录维修时间、维修内容、维修费用等信息。3.对于维修费用较高的办公设备，应经公司分管领导审批后进行维修。

八、保管管理（一）保管责任1.行政物品的保管责任人为物品的使用人或保管人。2.使用人或保管人应妥善保管行政物品，防止丢失、损坏或被盗。

（二）保管要求1.办公设备、办公家具等应放置在安全、干燥、通风的地方，避免阳光直射和潮湿环境。2.办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和使用。3.对于贵重物品或限量领用的物品，应采取必要的安全措施进行保管，如上锁、专人保管等。

九、报废管理（一）报废条件1.行政物品已超过使用年限，且无法正常使用或维修。2.行政物品因损坏、丢失等原因无法继续使用。3.行政物品因技术更新换代，已被淘汰或不再适用。

（二）报废流程1.使用部门或保管人填写《行政物品报废申请表》，注明物品名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息。2.《行政物品报废申请表》经部门负责人审核后，报行政部门。3.行政部门组织相关人员对申请报废的物品进行鉴定，确认是否符合报废条件。4.对于符合报废条件的物品，行政部门填写《行政物品报废审批表》，经公司分管领导审批后进行报废处理。5.报废处理方式包括变卖、捐赠、销毁等。对于涉及公司机密或敏感信息的物品，应进行销毁处理，确保信息安全。

（三）报废资产核销1.行政部门应及时将报废的行政物品在库存台账上进行核销，并将相关资料归档保存。2.财务部门应根据行政部门提交的报废审批表和相关资料，对报废资产进行账务处理。

十、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对行政物品管理制度的执行情况进行监督检查。

（二）检查内容1.行政物品的采购、验收、库存、领用、使用、保管、报废等环节的执行情况。2.各部门行政物品需求计划的合理性和准确性。3.员工对行政物品管理制度的遵守情况。

（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对行政物品管理情况进行全面检查。2.不定期抽查：行政部门不定期对各部门行政物品使用和保管情况进行抽查。

（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，并将整改情况及时反馈给行政部门。3.对于违反行政物品管理制度的行为，公司将按照相关规定