采购与付款内控管理制度

采购与付款内控管理制度一、总则1.目的为了加强公司采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，提高采购与付款业务的效率和效益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门采购与付款业务的内部控制。3.基本原则合法性原则：采购与付款业务应当符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。效益性原则：采购与付款业务应当以提高公司经济效益为目标，合理控制采购成本，确保采购物资的质量和供应及时性。不相容职务分离原则：采购与付款业务中的请购、审批、采购、验收、付款等环节应当相互分离，由不同的部门或人员负责，以防止差错和舞弊。权责对等原则：办理采购与付款业务的部门和人员应当在其职责范围内行使职权，并承担相应的责任。

二、职责分工1.采购部门负责采购业务的具体实施：包括供应商的选择、采购合同的签订、采购订单的下达、采购物资的催交、验收等工作。建立供应商档案：对供应商的基本情况、信用状况、供应能力等进行调查和评估，建立供应商档案，并定期进行更新。组织采购业务的招投标：对于重大采购项目，应当组织招投标活动，选择合适的供应商和采购方式。协调采购过程中的问题：与其他部门沟通协调，解决采购过程中出现的问题，确保采购业务的顺利进行。2.请购部门提出采购申请：根据公司生产经营需要，提出采购物资的申请，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。参与采购供应商的选择：协助采购部门对供应商进行调查和评估，提供相关意见和建议。验收采购物资：对采购物资进行验收，确保采购物资的质量符合要求。3.审批部门对采购申请进行审批：根据公司授权，对请购部门提出的采购申请进行审批，确保采购申请符合公司规定和实际需要。对采购合同进行审批：对采购部门签订的采购合同进行审批，确保采购合同的条款符合公司利益和法律法规要求。4.财务部门审核采购发票：对采购部门提交的采购发票进行审核，确保发票的真实性、合法性和准确性。办理付款结算：根据审核无误的采购发票和采购合同，办理付款结算手续，确保付款的及时性和准确性。进行账务处理：对采购与付款业务进行账务处理，记录采购物资的采购成本、应付账款等信息。监督采购与付款业务：对采购与付款业务进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并向公司管理层报告。

三、采购业务流程1.请购请购部门根据公司生产经营需要：填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等，并提交给部门负责人审批。部门负责人对采购申请进行审核：根据公司实际情况和预算安排，对采购申请的合理性和必要性进行审核。审核通过后，将采购申请提交给审批部门审批。审批部门根据公司授权：对采购申请进行审批。审批通过后，将采购申请返回给请购部门。2.采购采购部门根据审批通过的采购申请：选择合适的供应商。采购部门可以通过招标、询价、谈判等方式，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商。采购部门与供应商签订采购合同：明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购合同签订后，应当报审批部门备案。采购部门下达采购订单：根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。采购订单下达后，应当及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时交货。3.验收请购部门在收到采购物资后：组织相关人员对采购物资进行验收。验收人员应当根据采购合同和采购申请的要求，对采购物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对，确保采购物资符合要求。验收合格后：验收人员应当填写验收报告，并签字确认。验收报告应当包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量状况、验收日期等内容。验收不合格的采购物资：请购部门应当及时与供应商联系，要求供应商更换或处理。供应商应当在规定的时间内完成更换或处理工作，并重新提交验收。4.付款采购部门在收到验收报告后：将验收报告和采购发票提交给财务部门。财务部门对采购发票进行审核，确保发票的真实性、合法性和准确性。财务部门根据审核无误的采购发票和采购合同：办理付款结算手续。付款方式可以根据公司规定和采购合同的约定，选择银行转账、支票、汇票等方式。财务部门在付款后：应当及时进行账务处理，记录采购物资的采购成本、应付账款等信息。

四、内部控制要点1.请购环节建立采购申请制度：明确采购申请的范围、审批程序和责任，确保采购申请的合理性和必要性。加强采购申请的审批管理：审批部门应当对采购申请进行严格审核，确保采购申请符合公司规定和实际需要。2.采购环节建立供应商评估和选择制度：对供应商的基本情况、信用状况、供应能力等进行调查和评估，建立供应商档案，并定期进行更新。选择合适的供应商，确保采购物资的质量和供应及时性。加强采购合同的管理：采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购合同签订后，应当报审批部门备案。加强采购订单的管理：采购订单应当明确采购物资的具体要求和交货时间。采购订单下达后，应当及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时交货。3.验收环节建立验收制度：明确验收的范围、程序和责任，确保采购物资的质量符合要求。加强验收人员的培训和管理：验收人员应当具备相应的专业知识和技能，熟悉采购物资的验收标准和方法。严格执行验收程序：验收人员应当根据采购合同和采购申请的要求，对采购物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对，确保采购物资符合要求。4.付款环节建立付款审批制度：明确付款的审批程序和责任，确保付款的准确性和及时性。加强付款审核管理：财务部门应当对采购发票进行严格审核，确保发票的真实性、合法性和准确性。严格执行付款程序：财务部门应当根据审核无误的采购发票和采购合同，办理付款结算手续。付款方式可以根据公司规定和采购合同的约定，选择银行转账、支票、汇票等方式。

五、监督检查1.内部审计部门应当定期对采购与付款业务进行审计：检查采购与付款业务的内部控制制度是否健全、有效，采购与付款业务的流程是否规范、合规，采购与付款业务的账务处理是否准确、及时等。2.内部审计部门在审计过程中：发现问题应当及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反内部控制制度的行为，应当按照公司规定进行处理。3.公司管理层应当定