公司合同管理工作流程

公司合同管理工作流程一、目的本流程旨在规范公司合同管理工作，确保合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性和有效性，防范合同风险，维护公司合法权益。

二、适用范围本流程适用于公司各类合同的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

三、职责分工1.合同主办部门负责合同的发起、起草、谈判、履行等工作。对合同的合法性、真实性、完整性负责。配合合同管理部门进行合同审核、备案等工作。2.合同管理部门负责合同管理制度的制定、修订和解释。对合同进行统一编号、分类、归档管理。组织合同评审，对合同条款进行法律审查。监督合同的履行情况，协调合同纠纷的处理。3.法务部门对合同进行法律审核，提出法律意见和风险防范建议。参与重大合同的谈判和签订，提供法律支持。协助处理合同纠纷，提供法律诉讼服务。4.财务部门参与合同评审，对合同的财务条款进行审核。负责合同款项的收付管理，监督合同执行情况。提供财务分析和风险预警。5.其他相关部门根据合同内容和职责分工，配合做好相关工作。

四、合同签订流程1.合同发起合同主办部门根据业务需要，发起合同申请。申请内容包括合同名称、对方当事人信息、合同标的、数量、价格、履行期限、付款方式等。2.合同起草合同主办部门负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规和公司管理制度的要求，明确双方的权利和义务。涉及重大事项或复杂业务的合同，可委托专业律师或法律顾问起草。3.合同审核合同主办部门将起草好的合同文本提交至合同管理部门进行初审。合同管理部门审核合同的格式、编号、条款完整性等。将初审通过的合同文本分送法务部门、财务部门及其他相关部门进行专业审核。法务部门重点审查合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门审查合同的财务条款，确保财务收支的合理性和安全性；其他相关部门根据职责审查合同涉及的专业内容。各审核部门在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出书面审核意见。4.合同谈判根据审核意见，合同主办部门与对方当事人进行谈判。谈判过程中应明确双方的权利和义务，争取有利的合同条款。重要合同的谈判，应邀请法务部门、财务部门等相关人员参加。5.合同审批合同主办部门根据谈判结果，对合同文本进行修改完善。将修改后的合同文本提交至公司领导审批。审批流程按照公司内部规定执行，一般合同由部门负责人审批，重大合同需经公司高层领导审批。6.合同签订经审批通过的合同，由合同主办部门与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。合同签订后，合同主办部门应及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。

五、合同履行流程1.合同交底合同签订后，合同主办部门应组织相关人员进行合同交底。交底内容包括合同的主要条款、双方的权利和义务、履行要求、注意事项等。确保相关人员熟悉合同内容，明确各自的职责。2.履行跟踪合同主办部门负责跟踪合同的履行情况。定期检查合同的执行进度，及时发现和解决问题。如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向合同管理部门报告。3.款项收付财务部门根据合同约定和业务部门的付款申请，审核付款条件和金额。按照公司财务管理制度办理款项收付手续。及时记录合同款项的收付情况，定期与合同主办部门核对账目。4.变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，合同主办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批和备案。5.验收管理合同履行完毕后，合同主办部门应组织相关人员对合同标的进行验收。验收合格后，填写验收报告，并由双方签字确认。将验收报告送合同管理部门备案。

六、合同终止流程1.合同到期终止合同履行期限届满，合同自动终止。合同主办部门应在合同到期前[X]天通知对方当事人，并办理相关终止手续。清理合同履行过程中的债权债务，确保双方权利义务结清。2.提前终止经双方协商一致或出现法定情形，合同可提前终止。合同主办部门应起草提前终止合同协议，明确终止原因、双方权利义务、善后事宜等。提前终止合同协议按照合同签订流程进行审核、审批和备案。3.终止备案合同终止后，合同主办部门应将终止合同的相关资料送合同管理部门备案。合同管理部门对终止合同进行归档管理，以备查阅。

七、合同纠纷处理流程1.纠纷发现在合同履行过程中，如发现合同纠纷，合同主办部门应及时报告合同管理部门。合同管理部门会同法务部门等相关人员对纠纷情况进行调查了解。2.纠纷协商组织双方当事人进行协商，寻求解决方案。协商过程中应保持冷静、理性，尊重事实和法律。如协商达成一致意见，签订书面和解协议，并按照协议履行。3.纠纷调解协商不成的，可以申请第三方进行调解。选择合适的调解机构或组织，如行业协会、仲裁机构等。配合调解机构进行调解工作，提供相关证据和资料。4.纠纷仲裁或诉讼调解不成的，可以根据合同约定或法律规定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。委托专业律师或法律顾问处理仲裁或诉讼事宜。积极配合仲裁机构或法院的工作，提供证据和资料，维护公司合法权益。

八、合同档案管理1.档案收集合同签订后，合同主办部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、审批文件、往来信函等相关资料收集齐全。整理后交合同管理部门进行统一归档。2.档案整理合同管理部门按照合同类别、编号、签订时间等进行分类整理。编制合同档案目录，便于查阅和管理。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的场所。建立电子档案和纸质档案相结合的管理方式，确保档案的完整性和可追溯性。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经批准后到合同管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案。查阅完毕后，及时归还档案。

九、监督与考核1.监督检查合同管理部门定期对合同管理工作进行监督检查。检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性，档案管理情况等。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.考核评价建立合同管理工作考核评价机制，对合同主办部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。考核指标包括合同签