收款收据管理规定

收款收据管理规定一、总则1.目的为加强公司收款收据的管理，规范收款行为，确保公司资金安全，保障财务信息的准确与完整，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内部各部门及分支机构在经济业务活动中涉及收款开具收款收据的相关事宜。3.职责分工财务部负责收款收据的统一印制、编号、发放、回收、保管及核销工作。指导和监督各部门正确使用收款收据，对违规使用情况进行纠正和处理。定期对收款收据的使用情况进行检查和盘点，确保账实相符。负责收款收据相关财务数据的记录、核算和分析，为财务管理提供准确依据。各收款部门负责本部门收款收据的领购、使用、保管及交回工作。严格按照本规定开具收款收据，确保收款信息真实、准确、完整。及时将收取的款项足额上缴公司财务，并与财务部门做好款项交接和账目核对工作。配合财务部门做好收款收据的定期盘点和检查工作，接受财务部门的监督和指导。

二、收款收据的印制与编号1.印制要求收款收据由财务部统一向经公司认可的具有合法资质的印刷单位印制。收款收据应具备以下基本要素：公司名称、收据编号、收款日期、交款单位（或个人）、收款事由、金额（大写和小写）、收款人、收款单位盖章等。收款收据的格式应符合国家财务法规和公司财务管理要求，确保清晰、规范、易于识别和保存。2.编号规则收款收据采用连续编号方式，编号位数应根据公司业务量合理确定，确保编号的唯一性和连续性。编号应按照一定的顺序依次编排，不得跳号、重号或错号。财务部应建立收款收据编号登记簿，详细记录每本收款收据的起止编号、领用人、领用日期、交回日期等信息，以便于跟踪和管理。

三、收款收据的领购1.领购申请各收款部门根据实际收款业务需求，定期向财务部提交收款收据领购申请。领购申请应注明所需收款收据的种类、数量，并由部门负责人签字确认。2.审批流程财务部收到领购申请后，应对申请内容进行审核，核实其合理性和必要性。审核通过后，报财务负责人审批。财务负责人根据公司收款业务情况和库存状况进行审批，批准后通知财务部办理发放手续。3.发放登记财务部根据审批后的领购申请，向各收款部门发放收款收据。发放时，应在收款收据编号登记簿上详细记录领用人姓名、部门、领用日期、收据种类、数量、起止编号等信息，并由领用人签字确认。4.限量领用为控制收款收据的使用风险，财务部根据各部门的收款业务量，对其每次领购收款收据的数量进行限量控制。一般情况下，每次领购数量不得超过一个月的预计使用量。如因业务特殊需要增加领购数量，应提前向财务部说明原因并经财务负责人批准。

四、收款收据的使用1.开具原则收款收据应按照真实、准确、完整的原则开具，确保收款信息与实际收款情况一致。开具收款收据时，应使用蓝黑墨水或碳素墨水笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔或褪色药水填写。各项内容应填写齐全，不得遗漏或省略。如填写错误，应在收据上注明"作废"字样，并完整保存各联次，不得擅自销毁。2.开具要求日期：填写实际收款日期，确保与款项到账时间一致。交款单位（或个人）：填写全称，不得使用简称或省略。如为个人，应填写姓名及有效身份证件号码。收款事由：详细填写收款的具体原因或项目，应与经济业务活动内容相符，以便于财务核算和查询。金额：大写金额应按照规范的汉字书写，不得自造简化字，金额数字到"元"为止的，在"元"之后应写"整"（或"正"）字；到"角"为止的，在"角"之后可以不写"整"（或"正"）字；到"分"的，"分"后面不写"整"（或"正"）字。小写金额应书写规范，不得连笔，在金额前应填写人民币符号"￥"，且与大写金额一致。收款人：由实际收款人员签字确认。收款单位盖章：收款收据应加盖公司财务专用章，盖章应清晰、端正，不得模糊或遗漏。3.一式多联的使用收款收据一般为一式三联，分别为存根联、收据联和记账联。存根联由收款部门留存备查；收据联交交款单位（或个人）作为收款凭证；记账联由收款部门定期交财务部作为记账依据。各联次应一次复写完成，内容一致，不得分别填写。4.严禁虚开各收款部门严禁虚开收款收据，不得开具与实际收款情况不符的收据。如有违反规定，将视情节轻重追究相关人员的责任，涉及违法犯罪的，将依法移交司法机关处理。5.特殊情况处理如因业务需要开具红字收款收据，应经财务部门审核同意，并在原收款收据上注明"冲销[原收据编号及日期]收款"字样。红字收款收据的开具要求与正常收款收据相同，各联次应妥善保存。对于已开具的收款收据，如发生退款业务，应收回原收据联，注明"作废"字样，并开具红字收款收据冲减原收款金额。退款时，应按照公司相关财务规定办理退款手续，确保资金安全。

五、收款收据的保管1.专人保管各收款部门应指定专人负责收款收据的保管工作，确保收款收据存放安全、有序。保管人员应具备责任心强、工作认真细致等素质，熟悉收款收据的管理规定和流程。2.存放环境收款收据应存放在安全、干燥、通风的地方，防止受潮、发霉、虫蛀等情况发生。同时，应避免与易燃、易爆、腐蚀性物品存放在一起，确保收款收据的完整性和安全性。3.专柜存放有条件的部门应设置专门的收款收据存放专柜，将收款收据与其他文件、票据分开存放，便于查找和管理。专柜应配备必要的锁具，确保收款收据的存放安全。4.定期盘点各收款部门应定期对收款收据进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由保管人员以外的其他人员进行，盘点结果应记录在盘点表上，由盘点人员和保管人员签字确认。如发现账实不符，应及时查明原因，并报告财务部进行处理。5.离职交接收款收据保管人员因工作调动、离职等原因需要交接工作时，应将所保管的收款收据及相关资料全部移交清楚。交接过程中，应由财务部门派人监交，确保交接工作的准确性和完整性。交接双方应在交接清单上签字确认，注明交接日期、交接内容等信息。

六、收款收据的交回与核销1.交回期限各收款部门在收款业务结束或收款收据使用完毕后，应及时将剩余未使用的收款收据交回财务部。交回期限不得超过业务结束后的[X]个工作日。2.交回要求交回的收款收据应保持完整、清洁，各联次齐全，不得缺页、破损或涂改。如发现有缺页、破损或涂改等情况，财务部有权拒收，并要求交回部门重新整理或说明原因。3.核销审核财务部收到交回的收款收据后，应及时进行核销审核。核销时，应核对交回的收款收据编号、数量、金额等信息与收款收据编号登记簿及相关收款记录是否一致。如发现不一致或存在其他问题，应及时与交回部门沟通核实，并进行相应处理。4.核销处理经审核无误的收款收据，财务部应在收款收据编号登记簿上进行核销记录，并将交回的收款收据存档保管。对于已使用的收款收据，应按照会计档案管理规定进行整理、装订和保管，以备查阅。5.逾期未交处理如各收款部门逾期未交回收款收据，财务部应及时催交。对于催交后仍未交回的，财务部有权暂停该部门的收款收据领购业务，并追究相关人员的责任。因逾期未交导致收款收据丢失或其他问题的，由交回部门承担相应责任。

七、监督与检查1.内部监督财务部应定期对各收款部门收款收据的使用、保管、交回及核销情况进行检查，确保各部门严格按照本规定执行。检查内容包括收款收据的开具是否规范、使用是否合规、保管是否妥善、交回是否及时、核销是否准确等方面。对于检查中发现的问题，财务部应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.审计监督公司审计部门应定期对收款收据的管理情况进行审计监督，检查收款收据管理制度的执行情况、财务核算的准确性以及资金安全等方面。审计部门可通过查阅相关文件、凭证、报表，实地盘点收款收据，与相关人员进行访谈等方式开展审计工作。对于审计中发现的违规行为或重大问题，审计部门应及时出具审计报告，提出整改建议，并按照公司相关规定追究责任。3.违规处理对于违反本规定使用收款收据的部门和个人，公司将视情节轻重给