视频会议制度

视频会议制度一、总则1.目的为了规范公司视频会议的组织与管理，提高会议效率，降低沟通成本，确保信息及时、准确地传达，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部召开的各类视频会议，包括但不限于工作汇报会、业务研讨会、部门协调会、培训交流会等。3.职责分工行政部门负责视频会议系统的日常维护、技术支持和故障排除，确保会议设备正常运行。协助会议组织者安排会议场地、调试设备，提供必要的技术指导。负责会议录制资料的整理、存储和管理。会议组织者负责确定会议主题、时间、参会人员范围等，并提前向行政部门提交会议申请。准备会议资料，包括会议议程、汇报材料、讨论要点等，并提前发送给参会人员。组织会议进行，把控会议节奏，引导参会人员积极参与讨论，确保会议达到预期目的。参会人员按时参加会议，提前做好准备，熟悉会议资料，准时进入视频会议系统。遵守会议纪律，保持良好的会议秩序，不得随意打断他人发言，不得在会议期间从事与会议无关的事情。积极参与会议讨论，发表真实、有效的意见和建议，认真记录会议内容。

二、会议准备1.会议申请会议组织者应至少提前[X]个工作日填写《视频会议申请表》，详细说明会议主题、时间、时长、参会人员范围、会议议程等信息，并提交给行政部门。行政部门根据申请内容，合理安排会议时间和视频会议设备资源。2.会议资料准备会议组织者应根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，如汇报材料、演示文稿、讨论要点等。资料内容应简洁明了、重点突出，确保参会人员能够快速理解会议核心内容。在会议前[X]个工作日，将会议资料发送给参会人员，以便参会人员提前熟悉资料，做好发言准备。3.设备调试行政部门在会议前[X]小时对视频会议设备进行全面调试，确保摄像头、麦克风、音响、投影仪等设备正常工作，画面清晰、声音流畅。会议组织者在会议前[X]分钟进入会议室，再次检查设备运行情况，确保会议能够顺利进行。如发现设备故障，应及时通知行政部门进行维修处理。4.参会人员通知会议组织者负责提前通知参会人员会议的时间、地点（视频会议系统登录地址或会议室地点）、主题等信息，并提醒参会人员提前做好准备。对于重要会议，应要求参会人员提前[X]分钟登录视频会议系统，进行设备测试和网络连接检查，确保能够按时参会。

三、会议组织1.会议签到会议开始前，会议组织者应在视频会议系统中发起签到，记录参会人员的姓名、部门、是否准时参会等信息。对于现场参会人员，应在会议室入口处设置签到表，由参会人员签到确认。2.会议开场会议开始时，会议组织者应简要介绍会议背景、目的、议程安排等内容，使参会人员对会议有一个清晰的了解。如有需要，可邀请公司领导或相关负责人发表开场讲话，明确会议的重要性和要求。3.会议进行按照会议议程依次进行各项议题的讨论和汇报。参会人员应围绕主题，积极发言，分享观点和经验，提出问题和建议。会议组织者应把控会议节奏，合理安排发言时间，确保每个议题都能得到充分讨论。对于讨论偏离主题或出现争议的情况，应及时进行引导和协调，保证会议顺利进行。在会议过程中，如涉及到重要决策或需形成会议决议的事项，应进行详细记录，并在会议结束后及时整理成会议纪要。4.会议记录会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论要点、决议事项等信息。记录应准确、完整、清晰，确保能够真实反映会议全貌。会议记录可以采用文字记录、录音或录像等方式进行。对于重要会议，应同时进行文字记录和录音，以便会后查阅和整理。会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内将会议记录整理成《会议纪要》，经会议组织者审核后，发送给参会人员和相关部门。

四、会议纪律1.准时参会参会人员应严格按照会议通知的时间准时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假，并说明原因。2.保持良好秩序会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意接听电话或离开会议现场。如有紧急情况需要处理，应向会议组织者请假后，再离开会议。不得在会议室内吸烟、吃东西、交头接耳或从事其他与会议无关的活动，保持会议环境安静、整洁。3.积极参与发言参会人员应认真倾听他人发言，积极参与会议讨论，充分发表自己的意见和建议。发言时应清晰明了、简洁扼要，避免冗长、无关的表述。4.尊重他人在会议过程中，应尊重他人的发言和观点，不得打断他人发言或进行人身攻击。如有不同意见，应在他人发言结束后，以理性、客观的态度进行沟通和交流。

五、会议后续工作1.会议纪要执行各部门应按照会议纪要中明确的任务和要求，认真落实相关工作，并及时向会议组织者反馈工作进展情况。会议组织者负责对会议纪要执行情况进行跟踪和检查，确保各项决议得到有效执行。2.资料归档行政部门负责将会议相关资料，包括会议申请表、会议资料、会议记录、会议纪要等进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。对于重要会议的视频录像，应进行单独存储，并做好标识和索引，以便日后查阅。3.效果评估会议结束后，会议组织者可根据会议的实际效果，对会议进行评估。评估内容包括会议组织情况、参会人员参与度、会议决议执行情况等方面。根据评估结果，总结经验教训，提出改进措施和建议，不断完善会议组织和管理工作。

六、视频会议系统使用规范1.登录与使用参会人员应使用公司指定的账号和密码登录视频会议系统，不得擅自将账号和密码提供给他人使用。在使用视频会议系统过程中，应按照系统操作指南进行操作，不得随意更改系统设置或进行其他违规操作。2.设备使用参会人员应确保自己使用的视频会议设备（摄像头、麦克风、音响等）正常工作，画面清晰、声音流畅。如发现设备故障，应及时通知行政部门进行维修处理。在会议过程中，应保持设备摆放稳定，避免因晃动或移动导致画面不清晰或声音中断。3.网络要求为保证视频会议的质量，参会人员应使用稳定、高速的网络连接参加会议。如网络不稳定，应提前采取措施进行优化，如更换网络环境或调整网络设置。在会议期间，应避免同时进行其他占用大量网络带宽的操作，如下载文件、观看视频等，以免影响会