公司物品管理制度

公司物品管理制度一、总则1.目的为加强公司物品管理，规范物品采购、使用、保管、报废等流程，确保公司资产安全完整，合理配置资源，降低运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有办公设备、办公用品、低值易耗品等各类物品的管理。3.管理原则统一管理原则：公司物品管理实行统一领导、分级负责，由行政部门统一归口管理。合理配置原则：根据工作实际需要，合理配置物品资源，提高使用效率。节约使用原则：倡导节约意识，鼓励员工节约使用物品，杜绝浪费。规范流程原则：明确物品管理各环节的流程和要求，确保操作规范、透明。

二、物品分类及编码1.物品分类办公设备：包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、服务器等。办公用品：如文件柜、办公桌、办公椅、电话机、计算器、订书机等。低值易耗品：笔、纸张、文件夹、笔记本、墨盒、硒鼓、打印纸等。其他物品：不属于上述三类的其他公司物品。2.物品编码为便于物品管理和盘点，对各类物品进行统一编码。编码规则如下：编码由8位数字组成。第1、2位表示物品所属类别，如01表示办公设备，02表示办公用品，03表示低值易耗品，04表示其他物品。第3、4位表示物品大类中的细分小类，如办公设备中的电脑用0101表示。第58位为顺序号，按物品采购先后顺序依次编号。

三、物品采购管理1.采购计划各部门应根据工作需要和实际库存情况，于每月末前向行政部门提交次月物品采购计划。采购计划应详细列出所需物品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。行政部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况进行审核，制定公司月度物品采购计划。对于临时急需的物品，由需求部门填写《临时物品采购申请表》，经部门负责人审批后交行政部门采购。2.采购流程行政部门根据审批后的采购计划或申请表，选择合格的供应商进行采购。选择供应商时应综合考虑其产品质量、价格、售后服务等因素，通过招标、询价、比价等方式确定供应商。对于批量采购或金额较大的物品采购，应签订采购合同。采购合同应明确物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购人员负责与供应商沟通采购事宜，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。物品到货后，采购人员应及时通知行政部门及相关使用部门进行验收。

四、物品验收管理1.验收标准办公设备、办公用品等应符合国家相关质量标准和合同约定的规格、型号、性能等要求。低值易耗品应无质量缺陷，包装完好。2.验收流程物品到货后，采购人员应及时填写《物品验收单》，并通知行政部门及相关使用部门进行验收。验收人员应按照验收标准对物品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。对于办公设备等需要进行调试的物品，应进行现场调试，确保设备正常运行。如发现物品数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时与供应商联系，要求其补足或更换。如因供应商原因造成的损失，由采购人员负责与供应商协商解决。验收合格后，验收人员应在《物品验收单》上签字确认，采购人员将《物品验收单》交财务部门作为报销凭证。

五、物品入库管理1.入库流程验收合格的物品由行政部门仓库管理人员办理入库手续。仓库管理人员应根据《物品验收单》对物品进行清点、核对，无误后将物品入库，并在库存管理系统中录入相关信息。仓库管理人员应按照物品的类别、规格、型号等进行分类存放，摆放整齐，并做好标识。对于贵重物品、易燃易爆物品等应单独存放，并采取相应的安全保管措施。2.库存盘点仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，每年进行一次全面盘点。盘点时，仓库管理人员应填写《库存盘点表》，详细记录盘点日期、物品名称、规格、型号、数量、实际库存等信息。盘点结束后，将《库存盘点表》交行政部门负责人审核。如发现账实不符，仓库管理人员应及时查明原因，并填写《库存差异报告》，说明差异情况及原因，报行政部门负责人审批后进行处理。

六、物品领用管理1.领用流程员工因工作需要领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明物品名称、规格、型号、数量、领用原因等信息，并经部门负责人审批。审批后的《物品领用申请表》交行政部门仓库管理人员，仓库管理人员根据申请表发放物品，并在库存管理系统中更新库存信息。对于贵重物品、限量发放物品等，仓库管理人员应在发放时做好登记，记录领用时间、领用人、归还时间等信息，并要求领用人签字确认。2.领用标准办公用品、低值易耗品等应根据员工岗位和工作实际需要合理发放，避免浪费。办公设备的领用应根据工作任务和实际情况进行审批，确保设备合理配置和有效使用。员工离职时，应将所领用的物品全部归还仓库，仓库管理人员应进行核对，如有短缺或损坏，应按规定进行赔偿。

七、物品使用管理1.使用规范员工应按照物品的使用说明书和操作规程正确使用各类物品，不得擅自更改物品的性能和用途。办公设备使用人员应定期对设备进行维护保养，保持设备清洁、正常运行。如发现设备故障，应及时通知行政部门维修人员进行维修。办公用品、低值易耗品等应节约使用，避免浪费。如因个人原因造成物品损坏或丢失，应按规定进行赔偿。2.培训与指导行政部门应定期组织员工进行物品使用培训，提高员工的使用技能和节约意识。对于新入职员工或新使用的物品，行政部门应安排专人进行指导，确保员工正确使用。

八、物品保管管理1.仓库管理行政部门应设立专门的物品仓库，配备必要的保管设施和设备，确保物品安全存放。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，做好仓库的防火、防盗、防潮、防虫等工作。仓库应保持整洁、通风良好，物品摆放整齐有序，便于查找和盘点。2.安全保管对于贵重物品、易燃易爆物品等应采取特殊的安全保管措施，如设置专门的保险柜、安装监控设备等。仓库管理人员应定期对保管的物品进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。如有物品丢失、损坏等情况，仓库管理人员应及时报告行政部门负责人，并查明原因，追究相关人员的责任。

九、物品维修与报废管理1.维修管理办公设备出现故障时，使用人员应及时填写《设备维修申请表》，注明设备名称、型号、故障现象、维修要求等信息，并经部门负责人审批后交行政部门维修人员。行政部门维修人员接到维修申请后，应及时对设备进行检查和维修。对于无法现场维修的设备，应联系专业维修人员进行维修。维修完成后，维修人员应填写《设备维修记录单》，记录维修情况、维修时间、维修费用等信息，并经使用人员签字确认。维修费用由行政部门审核后报财务部门报销。2.报废管理物品因损坏、老化等原因无法继续使用时，使用部门应填写《物品报废申请表》，注明物品名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，并经部门负责人审核后交行政部门。行政部门组织相关人员对申请报废的物品进行鉴定，确认符合报废条件后，报公司领导审批。经批准报废的物品，由行政部门仓库管理人员进行清理，并在库存管理系统中进行核销。对于有残值的报废物品，应按照公司规定进行处理。

十、监督与检查1.行政部门负责对公司物品管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保各项管理制度的有效执行。2.检查内容包括物品采购、验收、入库、领用、使用、保管、维修、报废等环节的操作规范和执行情况，以及库存物品的账实相符情