湖南智远网络科技有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\u1湖南智远网络科技有限公司简介 湖南智远网络科技有限公司出差报销流程优化设计湖南智远网络科技有限公司简介湖南智远网络科技有限公司是2016年成立的，注册资本是二百万元，注册的地址是湖南省湖北长沙市高新开发区里面，作为一家专注于智能电视应用软件开发和运营的互联网软件企业，是目前湖南只能电视供应商的重要成员之一，承担着湖南有线电视信号传输的重要供应商组成之一，不论是核心技术，还是市场占有率均居于行业领先位置。企业顺应互联网社交化运营的发展趋势，本着技术创新与用户需求相结合的原则，以“智能电视软件，游戏综合服务商”为发展目标，并将其理念融入到公司的产品和业务发展中，运用差异化竞争策略，持续的开发出新的，更适应于市场的产品。但是市场在不断的发展，公司所要面临的竞争也在不断的增强，而公司在随着业务范围逐渐增加，员工出差行为日益频繁，公司出差报销流程并没有跟上公司发展，对此，本设计进行了湖南智远网络科技有限公司出差报销流程优化设计，以期能够改善湖南智远网络科技有限公司出差报销流程的问题，助力企业发展。湖南智远网络科技有限公司出差报销现状在公司发展方面，湖南智远网络科技有限公司成立之后发展速度一直非常的迅猛，特别是近3年来，公司资产总额不断创新高，销售收入更是飞跃式的增长，公司整体发展呈现跨越式爆发。随着OTT市场的不断发展，公司市场份额也在不断提升，日益成为智能电视第三方应用市场的行业领先企业。图1湖南智远网络科技有限公司2016-2020年资产总计汇总图由于市场竞争的残酷和激烈，外地市场成为了湖南智远网络科技有限公所想要进行拓展的重要市场目标，在这样的情况，湖南智远网络科技有限公司将更多的注意力和市场发展目标投向了外地市场，并且每年都呈现不断上升和增长的态势。表1湖南智远网络科技有限公司近三年出差报销情况统计2018年2019年2020年出差报销次数（次）142161173出差报销金额（万）35.3941.7644.35湖南智远网络科技有限公司出差报销采取的是以目的地为标准进行报销的政策。报销的原则是根据出差的实际情况，给予相应的补贴，具体住宿费用标准和餐补标准如下表2所示。表2湖南智远网络科技有限公司近三年出差报销标准住宿标准（元/天）地区/人员特区直辖市省会城市地级市县级市及以下总经理实报实销（含副总经理）经理500300200150100其余人员3001201008050餐补标准（元/天）地区/人员特区直辖市省会城市地级市县级市及以下总经理实报实销（含副总经理）经理300300200150100其余人员20020015010080交通费补助标准（元/天）地区/人员特区直辖市省会城市地级市县级市及以下总经理实报实销（含副总经理）经理20020015010050其余人员1501501005020而在出差报销流程方面，当员工有出差需求时，首先需要填写出差申报表，然后由部门领导审批，在出差结束之后，对差旅情况进行总结，并且形成一个表单，交由各个负责人审核，统一报销。据悉，这是公司再2020年所执行的最新的标准，一直沿用至今，但现行的这种出差报销流程并不健全，在流程中并没有体现公司高层领导的参与过程，容易发生监督不到位的现象，并且员工申报公司也没有制定预支出差费用的相关流程，公司目前执行的报销流程如下图所示：员工申报部门领导审批部门领导审批出差出差返回公司返回公司填写出差费用报销单填写出差费用报销单部门领导审批部门领导审批总经理审批财务部门审批总经理审批财务部门审批同意/驳回同意/驳回完成报销完成报销图2湖南智远网络科技有限公司现行出差报销流程图湖南智远网络科技有限公司出差报销流程存在的问题差旅费借款流程不严谨为了增加营业额，公司专门的进行了市场开发倾向，将市场开发涉及的范围扩大，而导致公司员工需要频繁出差，差旅费借款也因此成为一件经常发生的事情。湖南智远网络科技有限公司财务部统计出借差旅费数据具体如下：表52020年湖南智远网络科技有限公司财务部统计出借差旅费数据季度出借差旅费次数（次）出借差旅费金额（万元）第一季度213.92第二季度274.76第三季度142.06第四季度203.14总计8213.88从上表当中可以看到，湖南智远网络科技有限公司的差旅费出借费用次数和总金额都是比较高的。但是湖南智远网络科技有限公司在差旅费出借的管理上没有严谨的流程，以往都是出差员工直接找到高层领导申请，领导同意后通知财务，出差员工到财务室填写借款单就可以借出差旅费。这样简单的差旅费出借管理方式容易导致企业内部腐败、资金不安全、相关数据统计困难等情况发生，对于公司的发展脚步是非常不利的。出差报销审核不严格在员工出差费用审计中，发现员工违规填报出差费用的现象很普遍。为了更加增加准确率，公司在2020年末进行了新的统计，年度报销员工达到229人次，涉及出差费用4.1万元,经财务部门后续查处的违规扣除费用有近1.7万元，属于比较典型的违规现象。湖南智远网络科技有限公司财务部统计违规出差报销明细具体如下表3所示。表32020年湖南智远网络科技有限公司财务部统计违规出差报销明细违规类别涉及金额涉及人次详细说明实际费用与报销费用不符3.7万元41人票据与该次出差费用不相符虚报名目0.4万元3次核实发现并没有出差情况发生在实际工作过程中，财务对于出差费用的审计，只是单纯与出差员工所在部门的领导进行沟通，确认出差结果。针对出差过程所产生的费用审计，也仅仅是要求员工补足报销金额的发票，针对具体发票内容并没有进行严格审核。出差报销核算混乱由于我国各城市级别不同，涉及出差路线不同，所以员工出差产生的差旅费用也是不一样的。公司为了更加方便于先行的管理情况，按照城市界别规定了相应的费用报销标准（如上表2所示）。同时出差实际发生地，部分费用很难取得正规发票。因此，湖南智远网络科技有限公司财务部门规定的凭票报销的制度让很多销售人员产生了负面情绪。从而产生的不合规发票抵充现象越来越严重，这使得公司的管理出现了一些非常不好的而情况，费用审计管理难度增大。表42020年湖南智远网络科技有限公司出差报销情况统计（单位：万元）类目数额已发生未报销3.4无票据报销7.2违规报销4.1实际报销41.96超出预算6.76以2020年的差旅费报销情况为例，报销情况核算较为混乱，各种违规现象都有着不小的金额。湖南智远网络科技有限公司出差报销流程优化设计差旅费借款管理业务流程优化设计在进行差旅费审核的之前，公司的应当先对公司现有的差旅费借款请款进行审核和确认，财务部门领导按照公司的规定和实际情况对申请单进行审批，如果发现有问题，审批不通过，申请进行差旅费借款的人需要重新进行提起和申请差旅费报销的相关过程，之后将修改过后的借款申请单拿给财务部门领导再次审核。反之，如果财务部门相关领导和工作人员对于该次差旅费的审核是同意的，并且在相关的申请单上进行了签字，即代表对此次的出差表示同意，可以对员工本次出差表示认可，借款进入下一流程，程序循序进行。差旅费借款管理业务流程设计具体如下：出差员工部门领导公司领导财务部领导出纳拟定出差借款申请单拟定出差借款申请单接收出差借款接收出差借款填写审核通过意见审批填写审核通过意见审批签字确认形成借款申请审批签字确认形成借款申请审批填写审核通过意见查看出差借款申请单填写审核通过意见查看出差借款申请单支付出差借款查看出差借款申请单支付出差借款查看出差借款申请单图3湖南智远网络科技有限公司出差借款管理业务流程设计图通过对差旅费用的优化设计，可以让报销流程更加顺畅的进行，避免中间流程的产生，能够更加准确的控制金额的发生，减少预算超支的现象。出差报销审核业务流程优化设计在出差费用的报销审核方面，应当从一味的事后报销变为事前的报备审核与事后的审核相结合的方式。换言之，在出差之前，出差的员工就应当向部门领导先进行报备，本次出差的目的，预计取得的结果，大概的时间。并且在此基础上出差结束之后员工应当向部门领导汇报出差所取得的结果，是否达到了事前的目标，而后部门领导在其出差报销单上进行签字。具体审核流程如下。湖南智远网络科技有限公司出差报销审核业务流程设计具体如下：出差当事员工部门领导财务部公司领导填写/修改出差报销单并附上发票及相关材料填写/修改出差报销单并附上发票及相关材料⑥报销完成⑥报销完成①审核出差行为及内容通过/驳回①审核出差行为及内容通过/驳回⑤出纳复核（报销/销账）④审核相关票据是否符合③审核出差报销单内容⑤出纳复核（报销/销账）④审核相关票据是否符合③审核出差报销单内容②审核确认通过/驳回②审核确认通过/驳回图4湖南智远网络科技有限公司出差报销审核业务流程设计图在进行出差报销审核时，财务岗位应当对出差同事进行以下方面的审核：（1）出差是否为企业相关负责人安排，是否为必须。规范的企业会有派差单作为证明的。（2）复核出差线路是否合理或在派差单安排的行程中，重点关注是否有绕行旅游或办私事的情况。（3）检查报销发票、车票、火车票等的真伪。（4）复核差旅费报销的各种费用标准，重点关注限额费用是否超标的情况发生。而出纳岗位对出差同事提交的报销单据，应进行以下方面的审核：（1）出差票据是否为出差目的地城市所开出的有效票据；（2）票据金额是否超出公司的各项费用标准。通过设计湖南智远网络科技有限公司出差报销审核业务流程，增加了事前的审核，可以有效提高出差的效率，减少无效出差的情况。出差报销核算业务流程优化设计目前湖南智远网络科技有限公司已经有了相应的报销报销标准，但是报销单据核算太过简单，导致很多出差同事的报销金额不能完全领到。因此可以根据出差实际情况，要求出差员工填写额外补助费用申请，让员工明确自己的消费标准，降低由于差旅费用报销所造成的矛盾和抵触情绪。最后，如果有借款，就要将报销费用与借款费用进行冲抵。优化后的差旅费报销核算业务流程设计具体如下。出差当事人会计财务部领导出纳递交审核通过的出差报销材料递交审核通过的出差报销材料附费用材料说明附费用材料说明 领取报销费用领取报销费用查看材料送财务部领导审核重新提交对出差报销费用重新核算核算出差报销费用查看材料送财务部领导审核重新提交对出差报销费用重新核算核算出差报销费用查看出差报销费用核算单签字同意查看出差报销费用核算单签字同意将出差费用核算单发送出纳驳回将出差费用核算单发送出纳进行报销费用支付冲抵借款查看出差报销费用核算单进行报销费用支付冲抵借款查看出差报销费用核算单图5湖南智远网络科技有限公司出差报销核算业务流程设计图通过设计湖南智远网络科技有限公司出差报销核算业务流程，可以让员工更加自由和准确的控制差旅费用的金额，减少因为差旅费报销造成的内部矛盾，降低核算的难度。总结对于湖南智远网络科技有限公司来说，有效的对公司资金进行管理，对各项支出进行严格审核，不仅能够维护公司的财产安全，更能够提高公司的经济效益。本设计对湖南智远网络科技有限公司员工出差报销违规填报、出差报销核算混乱、差旅费借款流程不严谨的问题，进行了审核业务流程设计、核算业务流程设计和借款管理业务流程设计。从技术上以及流程、组织架构合理性上进行了优化，本方案设计具备一定的实用性和可操作性。

参考资料[1]杨少芳.差旅费报销中存在问题及审计应对[J].现代审计与经济,2018(06):31.[2]郭梦娇.SY集团费用报销管理存在的问题及改进措施初探[J].知识经济,2019(04):114-115.[3]孙景茹.浅谈差旅费报销[J].现代经济信息,