湖南省益阳金太阳超市签订采购合同流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1单位简介 湖南省益阳金太阳超市签订采购合同流程设计1单位简介湖南省益阳金太阳超市地处益阳市桃花仑西路,是益阳市目前商品品种较为齐全的购物超市。湖南省益阳金太阳超市主要出售烟酒、电器、食品、材料、水果、杂货等差不多万种货品,给逐渐踏入小康的中国大大小小家庭诚挚地提供了"新鲜、便利、时尚、超值"的高品质商品和优质服务,我们励志于成为广大市场顾客所青睐的大商场，并且将接收到的好评进行整理，为此目标而不断奋斗。近年来,此超市依据市场的供应需求投入了大量的资金支持,进行装修和整顿。超市的形象更加乾净、更加簇新、更加雅观、更加的安闲,这为全市的人民，构建和打造了一个非常好的购物环境。超市一直秉承"顾客便是我们的上帝、善待厂商就是善待我们自己、员工就是家人而不能亏待"和"不停地改变到完美"的经营理念,积极改革,创新不止,吸收借鉴国内外的,结合零售行业的市场状况以及大众的消费特点,不断地完善和提炼升华,创始了融合式经营发展的新模式,确定了独特的品牌优势。长久以来,超市将最优质的商品以最低的价格,最好的服务提供给广大顾客,倾心培育,合力打造新鲜、便利、时尚和超值的企业形象。超市从开业揭牌到如今,以优质的服务、良好的信誉、完善的售后服务赢得了群众的关注和厚爱。在日常经营中,以人为本,关爱员工,注重安全生产和劳动保护。总经理总经理 店长防损部人事行政部采购部财务部长店长防损部人事行政部采购部财务部采购部经理财务部经理采购部经理财务部经理图SEQ图\*ARABIC\s11湖南省益阳金太阳超市部门结构图2湖南省益阳金太阳超市签订采购合同流程设计门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单采购员根据采购清单制定采购计划采购员根据采购清单制定采购计划采购部经理审核采购计划采购部经理审核采购计划不同意 同意 采购部人员拟定采购合同采购部人员拟定采购合同总经理审核采购合同总经理审核采购合同 不同意同意采购部与供应商签订采购合同采购部与供应商签订采购合同 财务部经理在合同上盖章并留存归档备案财务部经理在合同上盖章并留存归档备案 图2湖南省益阳金太阳超市签订采购合同流程设计图门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单2.1门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单采购员根据清单制定采购计划采购员根据清单制定采购计划与市场需求湖南省益阳金太阳超市店长应该在盘点日的前两天填写采购清单，硬性标准指定店面既不收货，也不退货，以此来保证盘点数据的准确性和及时性。盘点工作应当在盘点日的白天完成，避免出现不必要的疏漏和失误。盘点结束之后，也要做好相关的工作，比如在盘点地点应及时地贴上提醒条例，不再推翻上货。清点开始后并不是对部分商品进行分类，要对所有商品要进行集中和分类处理，同一单品陈列在不同的位置要集中在一个排面罗列，对于类似商品的同大类商品编码不合理的要尽量剔开，陈列在不易混淆的地方，仓库、暂存区在平时到货时就应按大类推放排列，盘点时，需要再次整理以及归类，并进行一次性盘点。盘点结束后店长也要根据销售的实际情况以及供应需求才能填写洽购清单。准备季节性的商品各品类是必要的。例如水果采购，应注意什么季节应该采购什么水果，要有选择的进货，反季商品也要留一点，因为很多人会有这方面的需求。还要根据消费人群的实际需求以及消费能力来填写采购清单。例如周边年轻较多的话，就应该多采购年轻人喜欢的商品，饮料，水果之类的商品，反之老年人较多的情况下，就应该多采购老年人喜欢的商品，新鲜蔬菜，奶粉麦片，蛋糕果冻之类的商品。采购申请单申请部门：年月日名称规格单位库存数量申请数量准购数量备注采购说明预支金额审批意见表SEQ表\*ARABIC1采购申请单采购部经理审核采购计划2.2

采购员根据清单制定采购计划采购部经理审核采购计划采购员根据清单制定采购计划门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单采购员根据清单制定采购计划门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单湖南省益阳金太阳超市建成以来一直奉行客户是上帝，服务工作必须到位的运营宗旨，保质保量的理念经营，并且还拥有得天独厚的地理位置条件，干净安闲的购物环境，热情诚挚的服务。所以会员人数和购物人数一直遥遥领先。所以每天的货品的销售量也是很高。因此采购员需要每天对超市现有的库存做好记录，能实时掌控超市库存的数据，若发现商品的安全存量不足时应及时列出清单提前交给采购员。此时采购就要根据销售数据和消费者的目前需求采购商品。做到需要的时候采购所需要的商品，在品种配置上保证品种的有限性。比如说在酷夏季节的西瓜等，在适当的季候提供适当的水果品种；在数量配置上，既要保证客户的需求，又要摒绝过剩浪费，从而降低成本，避免库存过大而造成不必要的经济损失；在时间配置上，要保证西瓜生长所需要的时间，摒绝无法按时的供应，造成浪费和损失；在质量的配置上，保证西瓜的质量，拒绝接受烂果跟催熟的西瓜。而且西瓜的种类繁多，有早春红玉瓜，黄金瓜，麒麟西瓜，沙漠西瓜，无籽西瓜，红小玉西瓜等，采购员要根据客户的喜好自行判断那个西瓜的采购量，客户喜欢麒麟瓜就多采购一些，反之不喜欢沙漠西瓜就应保证基本需求的前提下适量减少采购量。这样就能既保证消费者的购物需求，提升消费者对该超市的满意度，又能让超市避免没有意思的浪费造成的经济损失。这都一个采购员做出的采购计划中应该考虑到的。2.3采购部经理审核采购计划，同意采购计划并拟定采购合同采购员根据清单制定采购计划采购部经理审核采购计划采购部人员拟定采购合同采购员根据清单制定采购计划采购部经理审核采购计划采购部人员拟定采购合同 同意湖南省益阳金太阳超市采购负责人的主要职责就是对采购员的日常工作安排以及采购计划的审核。采购员将起草好的采购计划交给采购负责人后，采购负责人应该秉承严格，严谨的工作理念审查采购计划，对采购计划进行初审。根据超市的近期的销售商品的数据以及库存量来确定采购计划的合理性。也应根据采购合同上的数量，质量，规格以及商品的价格来判断采购员有没有收供应商的礼品以及礼金。认真审核之后发现计划的合理性以及真实性没有问题，这个时候采购负责人就可以将计划交给总经理手中进行复审；如审核中未发现采购计划中的真实性以及合理性存在问题之后采购部人员便可初步拟定采购合同了。采购合同的内容除了包含双方单位的全称、以及法人等一切与公司相关的信息写入合同内还应该包括如下几点。1）要确定采购物品的种类，物品数量，物品价格，物品规格，要具体到某一类物品。2）要注明合同上物品的价格，如果是长期合同还应注明价格是否随市场价格的浮动。3）注明物品的交付方式；交付时间；验收方式，以及相关的质保内容。4）注明合同的违约条款及违约后果。5）合同中还必须注明双方的地址、联系方式以及物品送达方式。2.4采购部经理审核采购计划，不同意采购计划采购员根据清单制定采购计划采购部经理审核采购计划门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单采购员根据清单制定采购计划采购部经理审核采购计划门店店长盘点库存结合实际需求，填写采购清单湖南省益阳金太阳超市的采购员将采购计划书交给采购负责人后，采购负责人必须根据超市的销售数量、库存数量、市场需求、商品价格等条件进行严密的审查。当采购负责人发现采购计划书中存在一定问题的时候，就应该立即与制定采购计划书的采购员进行及时的对接与沟通，指出采购计划书中存在的问题与不足。不完善的采购计划书不仅会导致超市产生较大的经济损失，甚至会对超市的形象产生不利的影响。所以采购负责人就应将采购计划书打回采购员手中从新制作采购计划。采购部与供应商签订采购合同总经理审核采购合同2.5总经理审核采购合同 采购部与供应商签订采购合同总经理审核采购合同采购部人员拟定采购合同采购部人员拟定采购合同湖南省益阳金太阳超市的总经理在收到采购合同之后会最后对采购合同进行审核，在合同会签单上签字，签字后总经理会再次将采购合同和合同会签单传递给财务部经理。当水果部的采购人员将采购合同和合同会签单提交给财务部经理之后，直到合同审核通过盖章，都是在总公司操作。除了总经理审核签字，需要总经理将采购合同和合同会签单传递给财务部经理外，在整个过程中就没有其他人参与。而减少人员的参与，就在一定程度缩小了合同出现问题的可能性，这样也就减少了财务助理或者特殊情况下其他人的参与从而提高了办事的效率。总经理审核采购合同2.6采购部与供应商签订采购合同总经理审核采购合同财务部经理在合同上盖章并留存归档备案采购部与供应商签订采购合同财务部经理在合同上盖章并留存归档备案采购部与供应商签订采购合同湖南省益阳金太阳超市的采购员制定了采购之后，应该根据需要采购的物品来选择合适的供应商。超市企业想要销售商品和获得利润，恰当的供应商是第一步。为确保能够完美实现这一个目的，超市的采购部门必须在供应商的选择上做好充足的准备，除了对供应商的信誉情况进行了解后，还要对供应商进行实地的勘察。同时商品品质良莠不齐，供应商数量不对，商品的成本价格无法使大众接受都会变成商品无法正常销售出去的重要因素，甚至会影响整个超市在消费者中的形象，所以选择供应商时要除了要注意商品物品本身的品质；还应该注意供应商的采购数量、价格优势、付款条件以及售后问题。最后择优选择能建立长期合作的供应商进行价格的商讨。签订合同应注意以下几点：1)合同上的商品名称、规格、数目、单品价格、总价、交货的时间以及地点，须与请购单及决策单所列一致；2)付款办法依据买卖双方合同条例上所标注的要求付款，需要确定是一次性付款还是分期付款，如果是分期付款就要注明分期付款的期数、每期数额以及付款的条件期限；3)交货期限延期罚款，交货地点期限、送达交验方式，约定日期交货或付款的，每天应赔偿的违约金标准，均应在合同上明确约定。2.7财务部经理在合同上盖章并留存归档备案财务部经理在合同上盖章并留存归档备案采购部与供应商签订采购合同财务部经理在合同上盖章并留存归档备案采购部与供应商签订采购合同湖南省益阳金太阳超市采购部与供应商签订合同后财务部经理审核通过后，会对采购合同进行第二阶段的审核，调查该商品前几个月的购买记录，判断物品数量和采购价格是否合理。确认采购合同无误后在会签单上签字并盖章，再将采购合同和合同签单提交给总经理，之后我们食品部的采购人员就会按这个采购合同上的计划进行采购。采购人员将签订的好的采购合同交给财务部经理，财务部经理在进行认真的核查无误后，便可在提交的采购合同上签字并盖财务章。然后对采购合同进行复印以及分类，并对分类好的采购合同进行留存备案以及文件的归档。3湖南省益阳金太阳超市签订采购合同流程设计总结湖南省益阳金太阳超市的采购合同整个流程设计相对集中，分工也较为明确，这样有利于管理人员对各级部门的实时管控以及人员调度。既能保证下级员工应该承担的责任，大大提高了下级员工的执行力，避免员工在工作偷奸耍滑，偷懒不作为，避免了员工在日常工作的积极性不高而影响整个超市的运行效率。还能让超市员工理解团队合作在工作中的重要性，大大的提高了员工的进步，员工们积极紧密联系，共同合作，有着极高的配合度以及默契，在平常的日常过程中遇到难题无法解决也会共同商讨议论进行决策，决策中不断吸取别人的宝贵意见，容纳意见，兼收并蓄，取其精华去其糟粕地将手头工作与大家所给出的建议相结合，之后进行分析和采纳，一起改善与进步。其次分各个层次，不同部门的审批以及申报，从而让整个签订采购合同的过程变得十分严峻并且非常的公正；而分层次的审批与申报也大大的节约了双方时间，避免长时间的与供应商的接触与沟通浪费双方的宝贵时间。整个采购合同除了严谨的合同审批外还能大大的降低超市没有必要的人力资源浪费，让每个在金太阳超市工作的员做到人人有事做，并且是在其位行其职，让金太阳超市提升在消费者心中的形象并且提升超市在本地