关于优化高校二级学院办公室建设的思考

关于优化高校二级学院办公室建设的思考

随着高等教育改革的深入，现代中国特色的大学制度以及不断推进的高等教育体制改革，大学管理的重点逐渐转向次级学院。二级学院的管理任务和内容显著增加,承担着高校基本的教学、科研、人才培养、社会服务和文化传承功能。作为高校基层管理机构和二级学院核心枢纽的二级学院办公室发挥着越来越重要的作用,其管理与建设水平直接影响着高校事业发展。当前,我们要从分析现实存在问题入手积极探索优化策略,才能有效提升高校二级学院办公室管理与建设水平。一、大学和第二学院的管理和建设(一)公关衔接服务高校二级学院办公室工作内容繁杂、纵横交错,横向有教学管理、科研管理、学生管理、行政管理、党务管理、人事管理、财务管理、档案管理、资产管理等,纵向有文书文秘、公关接待、会务安排、信息沟通、宣传发布等;对外联系学校校办、组织部、宣传部、教务处、科技处、财务处、资产处等众多职能机关,对内沟通学院下属各系、所、中心;面向全院教学科研人员、硕士和博士研究生、全日制本科学生和非全日制本专科学生等庞大群体服务。办公室一般设置有行政秘书、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、财务秘书、人事秘书、资产秘书等工作岗位,由4—6人工作人员兼任。处理如此千头万绪的日常事务,他们往往是一人要面对学校多个职能部门下达的工作任务和服务数量众多的学院师生员工。(二)学校办公室工作人员缺少有足够重视办公室工作人员大多数来源于直接留校的高校毕业生、其他岗位转岗人员和一些引进人才的随调家属,整体学历层次低,专业结构、知识结构、能力结构不合理。高校一切工作都是以教学、科研为中心,对二级学院办公室管理与建设工作缺乏足够重视,在制定各种人才引进计划、进修培训和福利待遇等方面政策时,总是向教学科研人员倾斜。这样,办公室工作人员常常在职称评定、工资待遇、进修培训等方面遇到较大困难。首先,在高校统一的职称评定条件要求下,由于他们每天忙碌于事务性工作,缺少科研时间和机会,难于取得高层次科研成果,所以职称晋升难度高。其次,在工资待遇方面,由于他们绝大多数在职务晋升和职称晋升上机会少,所以工资待遇自然普遍比教学科研人员低。第三,由于高校在设置各类人才培养规划时很少考虑二级学院办公室工作人员的成长要求,所以他们很难得到培养培训、进修提高的机会。这些原因导致二级学院办公室工作队伍长期以来整体素质偏低,思想不稳定。(三)管理理念的滞后1.师生工作热情不高,角色定位模糊高校二级学院办公室工作人员习惯于传达上级指令,习惯于协助领导向学院师生布置工作任务,习惯于协助领导督促检查师生完成工作任务情况,久而久之,他们明显变得管理欲望强,角色定位模糊,俨然以“领导者”、“管理者”身份出现在师生面前。2.缺乏执行理念,决策执行缺乏标准高校二级学院办公室是具体负责对上级出台的政策、作出的决策、部署的工作抓落实和办事情的基层部门。如果办公室工作缺乏执行理念,再完美的决策计划在具体实施过程也会打折扣,难以得到实现。然而,实际工作中,由于办公室建设缺乏执行理念,常常出现“理解领导决策意图不全面,执行决策不主动坚决、不扎实深入甚至消极怠工、马虎随意,岗位职责不明确、沟通协调不畅通、团队成员不合作”等问题,严重影响学院事业的顺利推进。3.大学工作机制存在的问题,主要有以下几种办公室工作人员普遍年龄偏大,新生力量补充较少,岗位相对固定,形成了一种传统的思维定势和工作模式,突出表现为:工作机制过于程式化,习惯于凭老经验、老惯例处理问题,不善于根据时代环境变化及由环境变化导致的大学自身分化而不断变革,不善于根据工作实际超前研究并提出工作预案和建议,不善于针对新情况、新问题,以人为本、高效快捷、开拓创新地开展工作。(四)绩效评估结果应用难高校二级学院办公室尽管对每个岗位工作人员提出了明确的职责要求,但是,由于监督考核与激励机制不完善,无法对各个岗位工作及时进行绩效评估并且根据评估结果给予必要的奖惩激励,工作业绩的好坏未能与收入分配制度、职务职称晋升制度、人才选拔制度等一系列涉及个人重大利益问题真正联系起来,因此,出现“干多干少一个样”、“干与不干一个样”的现象,导致学院办公室工作相互扯皮、服务水平低。二、大学和第二学院的办公室管理和建设政策应对高校二级学院办公室管理与建设中的现实问题,我们提出如下优化策略。(一)外、传递信息、服务师生的枢纽与桥梁高校二级学院办公室是学院内部管理的中心机构,是学院对内对外的重要窗口,是学院承上启下、沟通左右、联系内外、传递信息、服务师生的枢纽与桥梁,承担着沟通情况、调查研究、反馈信息、组织会务、草拟文稿、接待来访、管理档案等行政事务工作,其职能涉及学院管理的各个环节。随着高校办学职能的拓展和学院事业的发展,办公室工作范围越来越广,面临着许多的新情况、新问题和新困难,更进一步要求办公室管理与建设准确定位,充分发挥职能作用。1.为学院领导提供虚实的信息二级学院办公室是学院领导的智慧中心,起着参谋和助手作用,要在领导未决策之前超前思考,为学院领导提供翔实客观信息和多方位参考意见。如:在落实上级指示精神和学院工作目标过程中,围绕当前中心工作和领导所思所想所求,在认真调研、掌握各方面数据信息基础上,不断为领导提供有价值的调研报告、情况反映、解决预案、工作策略等。2.通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通四通十五高校二级学院办公室作为学院管理的核心枢纽,所处的地位决定了办公室工作是联络上下左右、沟通四面八方。必须充分发挥协调职能,理顺各种关系,协调好部门与部门、局部与整体、个体与个体之间的利益冲突,加强学院与上级部门、政府机关、企事业单位、社会组织以及国内外高校和科研机构的联系,加强管理过程中各要素、各环节、各阶段之间的配合,为学院发展创造良好环境。3.员工服务日常管理事务高校二级学院办公室的基本职能就是服务。从服务对象看,包括为学院领导服务、为上级职能部门服务、为师生员工服务,从服务内容看,包括内部协调、公关接待、组织会议、处理信息、撰写文稿、宣传发布、档案收存等日常行政事务,以及人事、行政、教学、科研、财务等日常管理事务。这就要求办公室要在服务的范围、内容、方式、方法等方面下功夫,变被动应付为主动服务,在服务中实现管理目标,不断提高服务效率和服务水平。4.略计划付诸实施的能力执行力是按质按量完成工作任务的能力,对于一个组织机构来说,执行力是发展战略计划付诸实施的能力,是组织成功的关键。高校二级学院办公室是一个具体执行的基层部门,学院所有决策、规划、方案最后都要由学院办公室牵头组织实施,因此,要充分发挥其执行职能,切实提高其执行力,确保学院各项决策计划得以完美实现。(二)树立管理意识,构建科学的服务理念。在服务管理理念是对办公室管理现象的理性认识、理想追求及其所形成的观念体系,不同的管理理念影响和决定着工作的着眼点和着力点,产生不同的管理效率。高校二级学院办公室管理与建设应以科学的管理理念为先导,切实增强服务理念、执行理念和创新理念;要努力学习和借鉴国内外先进管理经验,及时了解国内外高等教育发展动态,加强与兄弟院校、科研机构、企事业单位的联系与交流,以更加开放的思维、视野和心态来解决问题和开展工作;要以科学发展观为指导,与时俱进,在服务中实现管理,努力提高执行能力,力求服务在领导谋划之前,工作在领导决策之前;要以人为本,科学调配人才资源,合理分配工作职能,最大限度发挥每个工作人员的积极性和创造性,着力提高服务水平。(三)完善体系，进一步提高执行能力1.建立和完善发挥制度作用的保障制度高校二级学院办公室工作琐碎庞杂,常规性、临时性、突发性和应急性工作错综交织在一起,要实现规范有序管理,关键在建章立制,坚持以制度管人、管事、管财、管物,做到按制度办事、按程序办事、按法律办事。一方面,要根据办公室工作需要,建立一套切实可行的工作规章制度,并不折不扣地加以执行,如办公室岗位工作职责、办文办会制度、印章管理制度、保密安全制度、财务管理制度、资产管理制度等;另一方面,要在工作实践中不断健全规章制度,努力使制度涵盖每一个细小环节,确保政令畅通,有令必行,有章必守,切实提高办公室执行力。2.建立监督考核机制高校二级学院办公室要从完善监督考核与竞争激励机制入手,努力提高办公室工作效率和管理效益。首先,要根据岗位管理服务的不同特点和要求,科学设计办公室工作人员分类考核与管理办法,强化岗位职责,严格监督考核纪律,进行定期与不定期、定性与定量相结合多层次、多形式的考评和监督管理。通过监督考核,激发工作人员创新意识,促进工作人员自我激励、自我约束、自我完善、自我发展。其次,要引入竞争机制,按岗择优聘用符合岗位要求的办公室工作人员,创造竞争平台,营造优胜劣汰的良性竞争环境,增强办公室工作人员的紧迫感和危机感。第三,实施“薪酬激励”、“成长激励”与“精神激励”相结合的激励机制,把工作人员的工作绩效与其奖金分配、晋升晋级、荣誉表彰等切身利益联系起来,做到奖惩分明,激励并满足工作人员的合理需求,增加其成就感和荣誉感,充分调发挥其积极性、主动性和创造性。(四)加强选拔和培训，全面提高队伍素质1.坚持用人为本、均衡流动二级学院办公室作为一个基层管理机构,其承载的工作复杂、涉及面广,因此在办公室岗位人员配备工作上,一方面,要按照“精简、统一、高效”的原则按需设岗、按岗择人,严格执行用人标准,公开进行招聘考核,确保将那些思想政治素质高、工作能力突出、责任心强、热爱办公室工作的优秀人才选聘到办公室队伍中来;另一方面,要疏通流动渠道,把那些能力差、水平低、不适合从事办公室工作的人员流动出去。同时还要不断优化办公室工作队伍的学历结构、知识结构、能力结构、年龄结构、性别结构、个性结构,建设一支人际关系和谐、知识能力互补、工作热情饱满、群体效能增强的办公室工作队伍。2.加强工作人员的培养培训高校二级学院办公室工作人员来自不同的专业背景,基础素质参差不齐,因此需要建立分层次、多形式的培养