采购管理规定

采购管理规定1总则1.1为加强公司采购管理，规范采购流程，保证及时供应优质廉价物料，控制采购开支，特制定本规定。1.2本规定适用于公司采购工作。2职责和权限2.1采购部实施公司大宗、整体采购计划，满足公司及项目部的施工要求。2.2采购部要对物料提供的及时、价格合理与质量负责。2.3采购部授权各部门或各项目经理，可实施零星采购。3物料采购申请3.1将各使用部门的采购申请，提交至采购部主管审核，基地总监批准后实施采购。3.2各使用部门临时急需物料采购，可先通报采购部，自行采购后及时回报采购部。3.3对于使用部门白行采购的临时急需物料，采购部主管应派人或要求有关部门协助确认。4供应商选择、确认与采购物料报价4.1采购部需寻找至少三家以上的供应厂商，进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定供应商后上报基地总监审核批准。4.2采购物料过程中，针对特殊的品种，由申购部门协助采购部门进行市场考察。4.3供应商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归公司所有，并在报价中说明明细。4.4所有采购项目的择商、报价必须由负责采购部门在充分准备、掌握市场行情的情况下择优确定；使用部门有权了解所需物料的价格和提出质疑。4.5使用部门在工作中要主动与采购部门沟通配合，将所掌握的供应商的情况，主动通报。5签订合同5.1对于必须签约的采购活动，采购人员要求与供应商洽谈，在达成协议后，由双方法人代表（或委托人）签订采购合同。5.2合同订立均采用书面合同形式，有格式文本的一律使用格式文本；无格式合同文本的，按行业惯例采用合同书、协议书形成订立，具体条款由双方议定，经评审后确定。5.3由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价，或数量多于有效订单订数时，必须重新办理补缺申请，经审批后方能购买。6采购物料运输6.1所有采购必须首先争取供应商送货上门。6.2采购运输必须做到及时、安全、节约且有效率。6.3凡是需要公司提供运输车辆的采购项目，采购人员联系业务用车，提出用车申请，并详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求，由行政总监负责安排车辆。7采购物料的验收7.1无论是自提货还是送货，采购员必须首先与收货人员即财务中心物资主管、物资管理员联系，由收货人员依据订单验货，合格后入库，不允许直接把货交予所需部门。对于直提物料使用部门必须办理直提手续，方可领用。7.2验收合格但未付款的采购，由收货人员开具收货单，经交货人签字后，将第一联给交货人作为结算凭证，第二联随同发票作为报销和付款依据，第三联物资管理员或使用部门存留。7.3在苗木材料采购时，必须由区域分部派出的质监技术员与采购员共同对苗木材料进行验收。7.4采购员负责验收苗木品种、数量。7.5区域分部派出的质监技术员负责对苗木材料的规格、质量、树形、病虫害等技术方面进行验收。7.6收货人员在对购入物料质量、规格、样式等难以确认的情况下，要主动请所需部门的授权人协助，有关部门和人员要帮助解决。7.7在验收中收货人员或所需部门均有权提出退货要求，经确认，实属不符合要求的物料，由采购人员办理退换货事宜。7.8购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督，相互合作，共同做好工作，对争议不决的问题向总经理报告，协调解决。8采购结算8.1所有采购结算均由采购人员凭该项收货单和发票到财务部门办理手续。8.1.1为方便采购人员的零星采购活动，财务部门为采购人员核定备用金，用于采购人员日常周转。8.1.2非现金采购项目，采购人员提供收款人的开户行名称、账号交财务部门。8.2需要预付货款的采购项目，必须由采购人员提前办理借款手续。9附则9.1本规定由集团公司行政中心制订，并负责解释与组织