采购系统教育训练

采购管理系统教育训练--PURDSCWHATTIMEHOWMUCHHOWMANY讲师：神州数码易飞管理系统采购系统教育训练--PUR讲师：采购系统教育训练第1页１.序言２．系统架构３．基本信息创建及信息字段说明４．日常异动作业程序及报表管理５．批次作业６．异常管理报表7．期初上线及信息搜集8．测验及问卷◆◆课程纲领◆◆采购系统教育训练第2页壹.序言一、教育训练课程之目二、系统功能及效益采购系统教育训练第3页二、教育训练课程之目１．了解系统之效益及功效。２．了解信息搜集及整理重点。３．熟悉系统之操作方式。４．了解系统例行作业程序。５．了解系统上线步骤及导入程序。采购系统教育训练第4页１．供给厂商价格管理。２．提供料件之请购、采购、进退货管理。３．提供四种采购预计进货报表。４．供给厂商进货评核。（一）、系统功效三.系统功效及效益介绍采购系统教育训练第5页１．提升料件采购流程之效率与正确性。２．降低生产停工待料之异常发生。３．加强供给厂商之评核管理提升采购质量。４．采购异常管理有利于降低成本。(二)、系统效益采购系统教育训练第6页◆◆课程纲领◆◆１.序言２．系统架构３．基本信息创建及信息字段说明４．日常异动作业程序及报表管理５．批次作业６．异常管理报表７．期初上线及信息搜集８．测验及问卷采购系统教育训练第7页一、系统主画面二、系统功效图三、系统主作业程序概述四、采购系统与其它系统之关联系统架构采购系统教育训练第8页(一)、系统主画面采购系统教育训练第9页基本信息创建采购人员.厂商创建与列表.单据性质设置品号厂商管理品号厂商信息及异动信息登录价格异动管理核价单创建日常异动处理采购单创建.采购变更.进货及退货作业

采购进度管理预计进货表.采购交货情况表收料验退管理进货明细表.进货统计表.品号历史统计表.验退明细表异常管理采购价格异常表.厂商进货异常表厂商评核厂商交货/质量评等.厂商ABC分析表批次作业采购已交量重计.统计信息更新.采购指定结案厂商信息查询应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价.进货统计.每个月统计(二)、系统功效图采购系统教育训练第10页基本信息规划日常异动登录应付票据管理信息创建与查对期初余额导入应付帐款管理采购人员、厂商、单据性质未结案采购单.品号厂商信息输入基本信息列表请购单创建采购单创建进货.验收单验退件退回退货单创建请购单凭证采购单凭证进货单凭证验退单凭证退货单凭证（三）系统主作业程序采购系统教育训练第11页（四）与其它系统关联性采购系统存货管理系统物料需求计划工令管理系统应付账款系统自动分录系统批次需求计划产品结构系统基本信息系统进口贸易系统采购系统教育训练第12页◆◆课程纲领◆◆１.序言２．系统架构３．基本信息创建及信息字段说明４．日常异动作业程序及报表管理５．批次作业６．异常管理报表7．期初上线及信息搜集8．测验及问卷采购系统教育训练第13页3、基本信息创建及信息字段说明1、前序作业2、采购管理系统基本信息创建采购系统教育训练第14页1.厂别信息创建作业2.库别信息创建作业1.部门信息创建作业3.币别汇率创建作业4.编码标准设置作业4.职务类别设置作业2.交易对象分类设置作业6.注记/签核信息设置作业7.程序注记/签核信息创建作业

1、前序作業基本信息管理信息系统采购系统教育训练第15页3、基本信息创建及信息字段说明1、前序作业2、采购管理系统基本信息创建采购系统教育训练第16页一、供给厂商信息字段说明二、品号厂商信息创建字段说明三、单据性质之设置提议及信息字段说明2.采购管理系统基本信息创建采购系统教育训练第17页

一、供给厂商信息字段说明１.采购厂商、托工厂商、生产线之编码标准应分开设定。２.有类别厂商评核需求者，同类厂商编号应归纳同区间。３.厂商有加工亦有采购供货者，为区分应付帐款科目之管理应区分编号。(一)、厂商编号注意事项采购系统教育训练第18页X

X

XX1.国内厂商2.国外厂商3.托外厂商1.五金2.电子3.包材4.印刷9.其它序号：01--99◆．厂商编号范例參考(10码)采购系统教育训练第19页◆.核准情况:已核准.尚待核准.不准交易◆.允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货◆.随货附发票：如“Y”,进货单输入时，发票号码不可空白◆.最近交易日期:由最近一次进货单回写◆.单价管制:可设置“单价超限率”,以控管采购之单价(二)、供给厂商信息字段说明采购系统教育训练第20页◆ABC等级︰可透过厂商ABC分析表更新◆交货评等︰可透过厂商交货/质量评等作业更新◆质量评等︰可透过厂商交货/质量评等作业更新以上三字段亦可由人工自行输入与维护◆加工费用:

加工费用之明细科目(自动分录系统使用)◆应付帐款︰应付帐款之明细科目(自动分录系统使用)◆应付票据︰应付票据之明细科目(自动分录系统使用)(二)、供给厂商信息字段说明采购系统教育训练第21页(二)、供给厂商信息字段说明

◆付款条件:可开窗选择在基本信息管理

系统中建立付款条件◆结帐日:验收后1

个月逢

30日以上两个字段均为票据管理系统之资金预估及应付系统所需求之信息比如:验收日期为/07/05,则结帐日期为:/08/30采购系统教育训练第22页结帐应付凭单进货单退货单◆结帐作业之概念—整批结帐采购系统教育训练第23页进货单退货单应付凭单一对一进货单应付凭单应付凭单◆结帐作业之概念—直接结帐采购系统教育训练第24页

二、品号厂商之价格管理品号厂商信息甲厂商==========A品号100元B品号200元采购单进货单12(一)、单价默认起源采购系统教育训练第25页品号厂商信息采购单进货单更新核价﹦Y当单据核按时，该单据之新单价将保留于品号厂商档中(二)、更新商品计价(现行单价制)采购系统教育训练第26页品号厂商档优点：．保留变更统计．统一议价单价权限﹦Y优点：．采购权限弹性化．未来可追加比较差异分析表采购单进货单输入及更改权限管制核价单(三)、标准单价制采购系统教育训练第27页◆.报价日期/生效日期／失效日期核价日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31单价元10099105采购日期采购单价

4/105/208/10100元99元105元采购系统教育训练第28页

分量计价数量PC单价0-1005元101---500PCS4.8元501--以上4.5元单头信息单身信息101以上单身信息501以上

1.由品号厂商信息中直接输入及维护2.由更新核价核价单更新采购系统教育训练第29页三、单据性质之设置提议及信息字段说明ＸＸＸＸ──ＡＢＣ『Ａ』：厂别区分『Ｂ』：系统性质代码(2碼)『Ｃ』：序号:０．．９单据编号标准参考采购系统教育训练第30页◆．单别代号：

不可重复，请以数字组合编码。

◆．单据性质:

请购单进货单核价单退货单采购单采购系统教育训练第31页◆．编码方式：码号共有11码,年码数及流水数位数可自行设置1.日编:YYMMDD999992.月编:YYMM99999993.流水号:999999999994.手动编号:在异动作业中自行输入编号 采购系统教育训练第32页单据凭证输入完成后，是否马上进行库存帐务之更新(库存之增减)或者认可单据生效性.单据假如输入完成还须第二人审查核准后，才可更新库存者，应设为【N】确认=凭证核准﹦交易异动时点◆．自动确认：采购系统教育训练第33页凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。◆．自动打印：采购系统教育训练第34页针对料件厂商异动单据，如采购单、收料单及料件厂商异动单之性质单别才有效用。◆．核对采购：针对收料单是否一定要输入采购单才可办理收料，目乃避免无采单之收料发生。◆．更新核价：采购系统教育训练第35页单别单据名称自动自动查对更新直接确认打印采单核价结帐3101核价单NNNYN3201请购单NNNNN3301采购单NNNNN3302服务性采购NNNNN3401进货单(采)NNYNN3402紧急进货单NYNNN3403服务进货单NNNNN3405赠品进货单NNNNN3501退货单NNNNN单别示范采购系统教育训练第36页为配合信息管理请将采购单之编码方式设为自动编号◆紧急进货单：为紧急采购之需求，还未有正式采单，但已经有非正式之通知收料者。◆服务进货单:费用类进货(请款时统计)若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系統做其它入库。说明：采购系统教育训练第37页◆◆课程纲领◆◆１.序言２．系统架构３．基本信息创建及信息字段说明４．日常异动作业程序及报表管理５．批次作业６．异常管理报表７．期初上线及信息搜集８．测验及问卷采购系统教育训练第38页一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明四、日常异动作业程序及报表管理采购系统教育训练第39页作业，不一样颜色表示不一样单位之权责人工作业审查、查对、品检流程遵照方向凭证单据及报表，颜色表单据类别◆、作业程序符号定义说明采购系统教育训练第40页品号厂商异动核价单核价单确认更新品号厂商信息书面核准或计算机核准一、采购核价作业程序核准采购系统教育训练第41页◆核价单创建作业1.单据若为更新核价者将更新品号厂商资料。2.若采购商品有分量计价需求，则直接

由核价单来更新品号厂商信息。采购系统教育训练第42页1.内部需求之凭证2.审查内容为.品号、数量及需求日期之合理性.需求起源正确性(MRP,LRP,再补货提议表,BOM自动

请购,其它)

二、请购作业程序(一)、请购作业之目采购系统教育训练第43页1.计划采购时所遗漏需求。2.超耗用料之额外零星需求。3.非正常需求之其它需求，如客户之额外订单或代购品。

(二)、普通请购作业之时机采购系统教育训练第44页请购单信息创建主管核准请购单请购单采购询价确认请购生成采购单采购单创建书面核准或计算机确认1.请购明细表2.请购情况表3.料品别已请未购明细表4.厂商别已请未购列表二、请购作业程序采购系统教育训练第45页◆需求部门：于基本信息管理系统进行输入◆需求日期：系统默认，由品号信息创建之前置天数推算而得◆采购单别单号：由请购更新后生成Q:想一想！前置时间在何系统定呢?(一)、请购单创建之字段说明采购系统教育训练第46页◆.采购人员:由品号信息中设置◆.供给厂商:即主要供给厂商◆.采购单价:即品号厂商单价◆.采购码:该请购已生成采购单则系统自行更新(二)、请购信息维护字段说明采购系统教育训练第47页当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定。◆.锁定码之意义:采购系统教育训练第48页将已经锁定完成之请购信息依厂商别产生采购单，更新后请:1.查询采购单信息创建作业，您将可看到采购单据之完整信息。2.请查询请购单信息创建将会看到采购单号。(三)、请购信息更新采购系统教育训练第49页1.请购明细表2.请购情况表3.品号厂商已请未购明细表4.厂商别已请未购列表(四)、请购管理报表说明采购系统教育训练第50页采购单信息创建采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准厂商预计进料表品号预计进料表工令预计进料表采购预计进料表厂商采购交货情况表采购需求书面或计算机1.现有库存可用量2.品号库存情况表

三、采购作业程序采购系统教育训练第51页◆.参考单别.参考单号.参考序号.起源单号:输入时可为订单、工令单号或其它备注之有意义单号。◆.已交数量：由进货单及退货单所更新，无须输入。◆.采购单价：1.为品号厂商之单价2.最近进价3.标准进价。(一)、采购单信息创建之字段说明采购系统教育训练第52页对于逾期未交之采购件采购人员应定时检视交货之需求性，逾期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更改采购单据，假如确定不交货时，应要指定结案，防止收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表帮助进行指定结案作业。◆.指定结案：应定时运行本作业采购系统教育训练第53页采购计划发放请购信息更新MRP采购发放采购单创建作业Q:想一想这些作业在哪些系统?(二)、采购单信息起源订单转采购单复制作业采购系统教育训练第54页采购变更信息创建采单进度追踪采购变更单采购变更确认变更CFM变更核准采购单厂商预计进料表品号预计进料表工令预计进料表采购预计进料表厂商采购交货情况表四、采购变更作业程序采购系统教育训练第55页1.直接更改采购单2.透过采购变更单处理。3.将原采购单指定结案,另开一张新采购单。

(一)、采单变更处理之方式采购系统教育训练第56页1.采购变更单之单据特征同原采购单别。2.未确认之采单直接从采单更改，无须新增采购变更单。3.已确定之采购单且已经发出采购者，应保留变更信息且藉由采购变更通知单通知相关单位处理变更事宜。(二)、采单变更处理之特征采购系统教育训练第57页进货单创建进货统计进货单进货单确认到货检验进料检验货厂商采购收料表料件历史进货统计厂商进料明细表厂商进料汇总表采购单取回验退验退件未退明细表发票与送货文件五、进货作业程序NYNY采购系统教育训练第58页(1).到货登记(2).质量检验(3).货款输入资材收料IQC采购或会计单位权责(一)、进货单创建字段说明1.三段式收料作业采购系统教育训练第59页(1).到货日期>预交日逾期码=Y(2).运行验退件退回验退码=Y(3).结帐单确认结帐码=Y2.逾期码验退码结帐码采购系统教育训练第60页(1).将纳入存货价值(2).不纳入厂商之应付帐款(3).如:运费…..3.进货费用扣款金额(1).不纳入存货价值(2).将纳入厂商之应付帐款(3).如:损坏扣款…..采购系统教育训练第61页

此收料单之应付帐款将无限期冻结4.暂不付款码=Y/N采购系统教育训练第62页1.依供给厂商基本信息设置能够管制是否分批交货。2.可设置料件之允超收率，超额数量禁止到货。3.可设置收料单是否一定要有采购信息。4.提供提前交货之预警。5.依供给厂商基本信息設置能够管制是否随货附发票。(二)、进货单创建主要功效采购系统教育训练第63页进货统计采购单已交数量进货单库存数量批号信息?(三)、收料单确认后对信息有何影响?采购系统教育训练第64页１．厂商进货统计表２．厂商进货明细表３．品号历史进货统计４．厂商进货汇总表◆进料统计管理报表采购系统教育训练第65页１．名词定义：

『验退』：验收前退货

『退货』：验收后退货２．验退件未退明细表３．验退件退回信息字段说明４．验退件退回明细表六、验退件退回作业采购系统教育训练第66页退货单信息创建采购进度追踪退货单退货单确认核准不良检验退货单厂商采购进货表料件历史进货统计厂商进货明细表厂商进货汇总表1.决定是否冲销已交货2.是否要指定结案七、退货单作业程序Y采购系统教育训练第67页(一)、退货单创建字段说明1.进货单如进行查对采购管理者，采购单号务必输入。2.若该品号进行批号管理者，批号栏位务必输入。采购系统教育训练第68页1.退货单为应付帐款之减项。2.普通退货物应输入原采购单号。假如该采单已经结案，退货物已经确定不再进货者，采单应指定结案。3.如无采单者，退货单价来自品号厂商信息。4.进行批号管理者，批号一定要输入。(二)、退货作业之注意事项采购系统教育训练第69页◆◆课程纲领◆◆１.序言２．系统架构３．基本信息创建及信息字段说明４．日常异动作业程序及报表管理５．批次作业６．异常管理报表７

．期初上线及信息搜集８．测验及问卷采购系统教育训练第70页一.采购已交量重计二.统计信息更新三.厂商交货/质量评等四.厂商ABC分析表五．批次作业采购系统教育训练第71页1.此为信息维护之程序，无须定时运行。当您经过厂商采购交货情况表发觉您采购单之已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。2.造成异常之原因为:机器不正常DOWN机或关机造成数据库更新不正常所造成。一、采购已交量重计作业采购系统教育训练第72页1.更新之时机：当该月份应付帐款已经结算完成后2.信息更新后您可于厂商信息查询作业中查看统计结果

二.统计信息更新作业采购系统教育训练第73页1.本作业应先行运行后才可运行ABC分析，因为ABC分析表将会将此两种评等显示于报表中，方便参考。2.信息统计完成将更新「厂商基本信息」之『交货评等』及『质量评等』字段.三.厂商交货/质量评等作业采购系统教育训练第74页AEFDOPHFGCLI累计进货百分比厂商进货金额%A级B级C级0%--------------------->75%--------90%---------100%100%四.厂商ABC分析表采购系统教育训练第75页◆◆课程纲领◆◆１.序言２．系统架构３．基本信息创建及信息字段说明４．日常异动作业程序及报表管理５．批次作业６．异常管理报表7．期初上线及信息搜集8．测验及问卷采购系统教育训练