《秘书考证》课件-办公室日常事务管理

办公室日常事务管理教学目标知识目标：了解办公室日常订会议室、用车的常识，了解处理邮件的专业知识。技能目标：掌握预订会议室、预订用车的工作技巧，理解掌握处理邮件的基本方法和步骤（教学重点）情感目标：增强服务意识，提高服务质量（教学难点）内部会议室登记的要求

(1)要责任到人，负责预订工作的秘书要认真核对有关信息。

(2)要打出提前量，在时间上留有余地。

(3)如使用时间上出现矛盾要善于协调。

案例分析

初萌是天地公司新来的秘书，上班刚刚一个月，许多工作在同事的指导下才摸点儿门儿。某天一大早，总经理秘书施林打来电话，询问下午2：00的部门经理会议会址问题是否有变化，初萌忙告知已订好了在5楼会议室召开，不会有问题的。初萌放下电话后，为防万一，又与前台联系确认会议室使用情况，当得知会议室使用确无变化后，她才放了心。

下午1：30，电话再次响起，初萌迅速拿起电话，电话是行政部经理方平打来的：“初秘书，今天下午部门经理会议的地点有变动吗?”初萌疑惑地说：“没有啊?!”方平经理问：“没有?我怎么听说公共部下午1：O0要在5楼会议室开会。”初萌一听于是解释说：“噢，这事我知道，他们说一会儿就完。”方平经理说：“是这样啊，不会影响我们的会吧?”初萌肯定地说：“不会的，您放心吧!”

下午1：50。公共部的人员纷纷走出会议室，初萌抱着一摞文件推门走进5楼会议室，会议室里桌椅凌乱，桌上有许多堆满烟头的烟灰缸和一次性口杯。眼看参加部门经理会的经理们就要来了，初萌有点着急了，她手忙脚乱地收拾，把口杯、烟灰缸往门外清理。又发现没有足够的一次性口杯，空调的按钮也坏了。这时施林走进会议室。一顿批评看来是不可少了。

点评：会议室预订工作属于简单的事务性工作，其重要性容易让人忽视，如果处理不好会对企业的时效带来影响。因此，秘书人员一定要认识到“平凡工作有伟大”，要认真做好每一项看似微小的日常事务性工作。本案例中的初萌的错误主要体现在两点：一是内部会议的时问安排不妥，两个会议之问问隔太短，使得无法为下一个会议做好相关的准备，发现问题也不能解决；二是没有提前到会议地点进行准备，并及时做好会议室的清洁整理工作。

预定会议室的工作程序用车登记的要求用车预订工作同会议室预订工作要求一样，一是要注意在时间上留有余地，确保用车人能及时用到所需车辆；二是要善于协调用车矛盾。

预定用车的工作程序传阅邮件的要求秘书要及时分送需传阅的邮件，要明确传阅的范围，只传阅给需要阅读的人看，还要做好登记工作。

寄发邮件的要求秘书寄发邮件前，要仔细检查寄发的邮件是否完整，要了解邮政部门的相关规定，还要确认所发邮件的准确性。

企业保密工作的内容和范围一、什么是失密、泄密、窃密？凡是丢失涉及保密内容的物品，无论是否找到，均视为失密；凡是把秘密事项透漏给不应知密的人员，称为泄密；凡是采取非法手段窃取、搜集、刺探、收买、出卖企业秘密的叫窃密。

秘密等级《中华人民共和国保密法》把国家秘密分为绝密、机密、秘密3个等级。

企业保密工作的具体内容(1)上级下发和本单位形成的具有机密内容的文件、电报、资料、图纸、图片、内部刊物、录音带、录像带等。

(2)董事会会议、党委会议和经理办公会议记录，具有机密内容的各种会议文件。

(3)组织人事部门对人员的考核材料。

(4)专利技术、工艺和配方、技术诀窍、发明创造和科研成果。

(5)机构设立、变更、产权流动、资产重组的相关资料。

(6)人事档案、科技档案和涉及机密的文书档案。

(7)各种公章、印信、证件等。

(8)重要的客户资料、产品研发和市场开发计划以及重要的财务数据等。

保密工作的方针与原则(1)积极防范

(2)突出重点

(3)有保有放

(4)内外有别

案例分析天地公司管文书收发的初萌，一贯严格执行交接手续。一天，经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外来公文。但是，在启封、登记过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普通文件中。这是她多年工作中遇到的第一次，她不知该如何处理。退回去怕节外生枝，说自己看了机密文件，惹出麻烦来；不退也不妥。后来她将此事报告了办公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。

点评：机密文件不能按普发文件的发文渠道发送，更不能混装在普通文件中。上述出现的情况，更是不允许的。一些办文人员，不熟悉文书处理有关规定，或以为这项工作属简单劳动，往往在一些具体环节上出差错，结果酿成事故，甚至产生严重后果。如果初萌将机密文件的内容看后透露出去，或将机密文件不归还，就会酿成更严重的后果。秘书人员应按规定办事，严谨工作，严格把关。

签收邮件的工作程序(1)初步分拣

①把私入邮件和商业邮件分开。

②后把办公室内部和外部邮件分开。

③把有限考虑的材料放在一起，包括邮局投递、专人投递和电子信息。

④如果你所在的公司还有其他种类的邮件(如订单或者收据等)，你应该使用一些分类工具，如分类架和分类盘等。

(2)及时拆封

邮件的拆封在许多人看来是非常简单的事情，可是，如果你在拆封时没有注意到邮件的安全和没有注意邮件拆封的权限，可能会引起不必要的麻烦，因此，哪些可以开封，应事先和上司达成协议。除此之外，以下几点应注意：

①不能拆开有“亲启”、“保密”等记号魄邮件，除非上司授予你这样的权力。

②如果无意中拆开了不应该拆的邮件，应该立即在邮件上注明“误拆”字样，并封好。

③如果所接收的邮件是报刊、小册子等印刷材料，拆封时要注意整洁，把邮件上的所有包装纸除去，并要把来件理齐摊平。

④拆邮件时，要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下部。

⑤要使用开封刀或者用自动拆封机，切勿用手撕，并仔细检查里面的物件是否全部取出。

⑥邮件上注明的附件，必须核对清楚。如果缺少附件，你应该在邮件上注明，最好将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。

(3)如实登记

最好为邮件建立一个登记簿，建立登记簿进行登记的目的有两个：收发邮件有误的可以作为核对依据；可以作为回复邮件的提示条。(4)分送

上司亲收件应立即呈送；应归不同部门办理的文件、信函要及时送交各相关部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件；同事的私人信件可放人指定信袋或顺便送交；报刊杂志则分别上夹或上架。

(5)阅办

秘书阅看文件、信函应仔细、认真。重点部分可用红笔画出，以提醒上司注意。如注意参阅某日来信、某某文件等；内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前。

每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办理完毕后保管备查。

分发、传阅邮件的工作程序(1)邮件的分发

邮件经过分拣后，基本上可以分成两大类：需要呈交上司的邮件；需要交给他人的邮件。

1)把邮件呈送给上司时应注意的事项：

①秘书应尽量赶在上司进办公室之前把收到的邮件和电子信件准备好。

②如果以前保存在档案中的邮件与手头上的邮件有很大关系，要把两者放在一起。

③要询问你的上司是否要你把收到的亲笔信打印几份。

④根据重要程度整理上司的邮件，最重要的放在最上面。

由于广告商也经常使用快速传递手段，因此必须把广告商的这些材料与特别紧急的信件分开。

⑤征询上司的意见是否使用不同颜色的文件夹存放不同种类的邮件。

⑥征询上司的意见是否需要你对邮件进行评述。

2)交给他人的邮件。秘书人员应该把办公室因没有得到通知或没有别人帮忙而无法处理的邮件以及应该转交给其他人的邮件分开放好。你可以用标准型自动粘贴、可移动的提示条写上你希望某人采取什么样的行动，如：

①为你提供信息。

②征求你的意见。

③请交回。

④请存档。

⑤要你采取措施。

⑥请提意见。

⑦请你和我一起审核。

检查你要采取的行动，把提示条贴在收到的邮件上，把邮件交给应该转交的人。

(2)邮件的传阅

如果邮件要给几个人看，使用标准传阅顺序提示条或者按下表方法设计一个传阅顺序提示条。

寄发邮件的工作程序(1)邮件的签字

请上司在邮件上签字时应该注意以下几点：

①在邮件发出之前请上司签字时，要把你或者其他人撰写的所有邮件和需要上司签字的邮件区分开来，以提高工作效率。

②送邮件给上司签字时，要根据上司的喜好决定是否将邮件和附件一起给他，这样可省去不必要的麻烦。

③在原邮件写好而没有修改和签字之前一般不要复印，这样就不会在修改原信件的同时还要修改复印件。

(2)查对地址

收信人姓名、地址必须与邮件所寄的收信人姓名、地址一致，以减少发生误差的几率，加快邮递过程。

(3)查对邮件标记

有两类邮件标记需要打印在邮件上：邮件性质标记，如“私人”或“保密”；邮寄方式标记，如“挂号信”或“特件”。

(4)查对附件

作为秘书，一定要注意查对邮件后面所注明的全部附件是否齐全，这是非常重要的；可以用醒目的标记标在邮件的附件说明上，提醒阅信者参阅附件；一定要注意把所有的附件和原、件附在一起，因为对收件人来说，没有收到附件和收到错误的附件的信都是无益的。查对附件时应注意以下几点：

①如果附件比邮件小得多，可以把它订在邮件的左上角；如果附件不能订，则可以用胶带粘在一张卡片上，或者放在一个有标记的小信封里，然后把卡片或小信封和信订在一起；如果有两个以上的附件，则把最小的放在最上面。

②如果附件比邮件大，比如说小册子、说明书等其他印刷材料或其他物品，则不能使用一般的商业信封，而应使用较大的信封。

(5)汇总邮件

在传统邮件的邮寄或电子信息发送前的一道工序是汇总工作，检查每封信是否备齐以下内容：

①通过传统方式或电传邮寄的邮件是否已签字。

②是否所有附件都已放进邮局或者经专人投递的邮件中。

③邮局或专人投递的邮件中信封上的地址或邮寄标签是否与收件人的地址一致。

④上司进一步修改后是否需要你加进原件或复印件。

(6)邮件的折叠和装封

纸笺及附件折叠时应小于信封周边各lcm左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。

(7)发送方式的选择要考虑一些因素

如果时间充裕，一般通过所在地的邮政服务机构邮寄；如果时间紧迫，而你所在的公司的内部又有其他的通信方式，你可以根据需要选择一种既能满足时间要求又能节省开支的发送方式。

保密工作原则秘书在日常工作与生活中要带头做到保密工作的“十不”：

(1)不该说的秘密，绝对不说。

(2)不该问的秘密，绝对不问。

(3)不该看的秘密，绝对不看。

(4)不该记录的秘密，绝对不记。

(5)不在非保密本上记录机密事项。

(6)不在私人通信(电子邮件)中涉及机密。

(7)不在公共场合和家属、子女、亲友、同事面前谈论机密。

(8)不在不利于保密的地方存放机密文件和资料。

(9)不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。

(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。电子信息保密工作要求(1)秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。

(2)凡是涉及机密内容的计算机，一律不得上网。

(3)邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。

(4)计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器。

(5)对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。

(6)安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并使之不断升级换代。

(7)对装有机密信息磁盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。

(8)携带笔记本电脑外出时，务必随身携带，或放置在能够保障安全的地方。

(9)由于传真机电信号易被电子窃密技术窃取，因此，普通电话阿络及长途电话线路上，一般不能传送保密文件。传输机密文件，必须安装保密装置或使用具有保密信箱功能的传真机，实行保密发送和接收。事务工作的重要性简单的事务性工作仍很重要，不能掉以轻心。秘书每天做的许多事务性工作看起来简单，但马马虎虎、不认真对待，将会造成大问题。例如，预订会议室工作没有认真对